Controladoria Geral da União Finalidade/Missão “Defesa do patrimônio público,  controle interno e auditoria pública.” Produz informações Recebe informações Para falar em nome da instituição Para provar Para testemunhar Para informar Para registrar Informação/Documento

Natureza do Documento/Informação de Arquivo Função: Gestão dos Recursos Humanos Coordenação-Geral de Recursos Humanos Atividade: Pagamento Folha de Pagamento

Proveniência e Natureza do Arquivo

Documentos Não Arquivísticos Informação não orgânica Documentação promocional não solicitada e sem interesse para o destinatário; Legislação de interesse geral; Manuais de procedimentos para o cumprimento de preceitos legais; Normas de redação; Recortes de periódicos sobre assuntos de interesses diversos; Modelos de preenchimento de formulários; Textos usados.

Arquivo Potencial Informativo Informação contida no documento; Informação contextual (informação obtida do conjunto de documentos que registra uma atividade ou tarefa).

Arquivo Potencial Informativo (Exemplo) Processo Licitatório edital da licitação; proposta dos fornecedores; mapa das propostas; ata de julgamento das propostas; recursos; etc...

Arquivo Um dos recursos informacionais da organização; Um recurso privilegiado (registra, prova, testemunha e fala sobre as funções e atividades desenvolvidas pela instituição); Um recurso estratégico (fonte de informação para a tomada de decisão, para a garantia de direitos e deveres e para a produção de novas informações).

O caráter dinâmico do Arquivo Documentos e informações administrativos Decisão Ação Geração de novo(s) documento(s) e informações administrativos

O conceito das três idades documentais, reconhecido nacional e internacionalmente, ainda não teve uma aplicação prática no Brasil.

Sistema Atual de Arquivos Informações arquivísticas recebidas por fac-símile, e-mail, “em mão” Informações arquivísticas produzidas Informações arquivísticas recebidas pelo protocolo Tratamento Empírico Ambiente Organizacional de Acumulação Arquivos Montados nos Setores de Trabalho Encerramento de uma atividade Encerramento do ano Falta de espaço Arquivo Geral “Arquivo Morto” Arquivo Central

A Situação dos Arquivos Montados nos Setores de Trabalho Aspectos Gerais Experiências sustentadas em atuações individuais; A autonomia dos setores de trabalho não gerou métodos diferenciados; Organização fundamentada no empirismo e na improvisação; Os métodos empíricos e improvisados atendem parcialmente as principais necessidades; Ausência de padrão para o acondicionamento e o armazenamento dos documentos; Inoperância dos sistemas de registro e controle do trâmite documental apesar da crescente informatização;

A Situação dos Arquivos Montados nos Setores de Trabalho Aspectos Gerais Desarticulação entre as atividades de registro e controle da tramitação e a organização dos documentos nos setores de trabalho; A ausência completa de tratamento dos documentos arquivísticos em outros suportes; Documentos arquivísticos acumulados pela atividade-fim são considerados “documentos técnicos”.

A Situação dos Arquivos Montados nos Setores de Trabalho Aspectos Gerais os arquivos montados nos setores de trabalho mantêm uma relação de depósito com as massas documentais acumuladas.

A realidade arquivística brasileira sob a ótica das três grandes funções Classificação 1 - não existe um plano preestabelecido. Ausência de plano de classificação; 2 – por ordem cronológica de recebimento e de envio de espécies documentais, por exemplo, as famosas “correspondências recebidas e enviadas”; 3 – de inúmeros assuntos e dossiês fragmentários montados por pessoas diferentes sem qualquer orientação sistemática; 4 – baseadas na ordem numérico-cronológica, geográfica ou nominal.

A realidade arquivística brasileira sob a ótica das três grandes funções Avaliação 1 – os documentos são avaliados, isto é, eliminados quando não há mais espaço físico destinado à guarda, decide-se pela mudança do mobiliário, das instalações etc.; 2 – os arquivos montados nos setores de trabalho aplicam um sistema de avaliação baseado na idéia do fim do ano fiscal, isto é, ao começar novo ano de trabalho, são abertas novas pastas e o que era do ano anterior é transferido para outro espaço físico; 3 – realiza-se a operação de avaliação nos arquivos históricos que recebem a documentação em estado bruto;

A realidade arquivística brasileira sob a ótica das três grandes funções Avaliação 4 – entende-se a avaliação apenas pelos possíveis valores administrativos e jurídicos, dando-se nenhuma ou pouca importância ao valor para a pesquisa histórica; 5 – deixa-se o problema para o tempo, que se incumbirá da implacável crítica roedora dos ratos, dos efeitos do sol, da chuva e das mudanças de temperatura.

A realidade arquivística brasileira sob a ótica das três grandes funções Descrição 1 – mantém-se a figura do “instrumento de pesquisa vivo”, isto é, do funcionário que lida há muito com o acervo e que carrega, em seu cérebro, informações sobre o mesmo; 2 – faz-se, nos arquivos montados nos setores de trabalho algum tipo de listagem peça a peça, dossiê a dossiê, por numeração ou ordem cronológica; 3 – confia-se nas etiquetas, visores e anotações feitas em pastas, caixas e embrulhos, que obrigam a verificação de cada embalagem, no caso de necessidade de busca; 4 – mais raramente, usam-se descritores, palavras-chave; 5 – desenvolve-se bases de dados para atendimento de problemas pontuais.

Composição do Arquivo

Cadastro Nacional de Arquivos Federais

Cadastro Nacional de Arquivos Federais

Cadastro Nacional de Arquivos Federais

Cadastro Nacional de Arquivos Federais

Cadastro Nacional de Arquivos Federais

Cadastro Nacional de Arquivos Federais

Cadastro Nacional de Arquivos Federais

Cadastro Nacional de Arquivos Federais

As massas documentais existem porque os documentos e informações nos arquivos montados nos setores de trabalho não foram objeto de tratamento técnico-científico.

Massas Documentais Acumuladas Conjunto de documentos transferido dos arquivos montados nos setores de trabalho por questões de espaço físico e/ou encerramento de uma atividade ou do ano. Geralmente, a organização existente na origem perde-se na ausência de condições adequadas de acondicionamento e armazenamento. O conjunto é formado por documentos: 1 – descartáveis de imediato, isto é, sem nenhum valor administrativo, legal, técnico ou histórico; 2 – de valor intermediário, isto é, poderão ser descartados depois de um prazo administrativo, legal ou guardados para sempre; 3 – de valor permanente, isto é, interessam à pesquisa de fundo histórico; 4 – não orgânicos.

Composição de uma massa documental acumulada Empresa de Pesquisa tamanho: 1019 metros lineares

Situação Arquivística Uma tentativa de explicação nível de formulação de uma política arquivística; ausência de mão-de-obra qualificada; escassez de reflexão teórica sobre o tema; falta de pressão social interna e externa; instabilidade institucional; nível de qualificação dos quadros das organizações; incapacidade de perceber o arquivo como recurso informacional estratégico e privilegiado.

Soluções Encontradas Abandono em depósitos distantes; microfilmagem; digitalização; Organização a partir da terceirização dos serviços; Armazenamento em depósito terceirizados; Organização técnico-científica a partir de projetos de trabalho.

? Como tratar as informações produzidas e/ou recebidas e que são a base para a tomada de decisões e para a garantia de direitos e deveres?

Estoque Informacional Espaço Informacional Estoque Informacional Arquivo Solução Necessitador da informação

Espaço Interdisciplinar Funções Arquivísticas Classificação Avaliação Arquivística Conceito das Criação Descrição Três Idades Preservação Aquisição Difusão Espaço Interdisciplinar

Ciclo de Vida das Informações Arquivísticas 1ª Idade 2ª Idade 3ª Idade Arquivos correntes Arquivos de gestão Arquivos vivos Arquivos ativos Arquivos intermediários Arquivos semi-ativos Pré-arquivo Arquivos permanentes Arquivos inativos Arquivos definitivos Arquivos históricos

O caráter polissêmico do Arquivo Intermediário A fase Arquivística Arquivo Intermediário O local O serviço

Arquivo Intermediário Arquivo Permanente Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Arquivo Permanente Valor Primário Secundário Acesso Restrito aos acumuladores Restrito aos acumuladores ou com autorização Aberto Conservação Física Centralizada ou Descentralizada Centralizada Justificativa de conservação Apoio às atividades cotidianas Razões administrativas, legais ou fiscais Pesquisa, administrativa Volume 100% Sensível diminuição 5-10% do total acumulado Localização física Próxima ao acumulador Fora do setor de trabalho Instituição arquivística

Não apóia mais as atividades cotidianas; Término de uma atividade (projeto, convênio etc.); Exclusão da atribuição; Prescrição da ação.

O que determina a transferência ao Arquivo Intermediário ou a eliminação dos documentos e informações? Motivo Fonte Não apóia mais as atividades cotidianas; Conhecimento tácito Término de uma atividade (projeto, convênio etc.) Os documentos e informações relacionados Exclusão da atribuição Regimento interno, Regulamento Geral Prescrição da ação Legislação

O ciclo de vida dos documentos e os arquivos A criação ou recepção dos documentos Proveniência interna Proveniência externa 100% dos documentos Arquivos Correntes Possibilidade de uso alta Conservação nos setores Eliminação Arquivo Intermediário Possibilidade de uso decrescente Depósito centralizado transferência . Recolhimento Arquivo Permanente Valor Secundário Depósito Centralizado 5 a 10%

Definição Delimitação do conteúdo de um conceito (conteúdo do conceito = conjunto de características). Idéia ou objeto

Arquivo Intermediário Definições 1 - “conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam destinação final em depósito de armazenamento temporário” (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 1990) 2 - “conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)

Arquivo Intermediário Definições 3 - “documentos cuja freqüência de consulta não é suficientemente elevada para justificar sua conservação nos espaços previstos para fins administrativos.” (COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves. Les archives au XX siècle. 1982) 4 - “A segunda fase, a do arquivo intermediário, é aquela em que os papéis já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor.” (BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental, 1991) 5 - “Na segunda idade – intermediários – os documentos podem ter valor primário reduzido, guardados em pequenos depósitos próximos à administração (...). Em uma segunda etapa dos intermediários, o valor primário estaria enfraquecido, seria usado como referência ocasional e, por isso, o acervo respectivo deveria estar guardado em um depósito localizado no exterior da fonte acumuladora.” (LOPES, Luis Carlos. A nova Arquivística na modernização administrativa, 2000)

Arquivo Intermediário Definições 6 - “constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória.” (PAES, Marilena Leite. Arquivo. Teoria e prática, 1997) 7 - “conjunto de documentos originários de arquivos correntes, que aguarda destinação e com uso pouco freqüente.” (Arquivo Nacional, 1991) 8 - “documentos que são ocasionalmente utilizados para fins administrativos ou legais.” (Universidade de Montreal, s.d.)

Arquivo Intermediário Definições 9 - “É o período durante o qual os documentos semi-ativos, formam os arquivos intermediários, seja qual for o suporte utilizado, devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras, mas não têm de ser utilizados para assegurar as atividades cotidianas de uma administração. Os documentos semi-ativos devem sempre responder aos objetivos da sua criação, mas a baixa freqüência da sua utilização não justifica uma conservação próxima do utilizador ou em memória de computador.” (COUTURE, Carol, ROUSSEAU, Jean-Yves. Os fundamentos da disciplina Arquivística, 1998) 10 - “nele, uma vez recebido a resposta ou solução do assunto, o documento que o testemunha deve continuar a ser guardado, podendo ser objeto de consulta, mas não com a freqüência da primeira idade.” (HERRERA, Antonia Heredia. Archivistica general. Teoria y practica, 1991)

Arquivo Intermediário Atividades Preparação da transferência de documentos; Recebimento dos documentos transferidos; Revisão da classificação dos documentos; Guarda (acondicionamento e armazenamento); Aplicação da tabela de temporalidade;

Arquivo Intermediário Atividades Preparação da documentação para eliminação; Recolhimento dos documentos aos arquivos permanentes; Higienização dos documentos definidos na tabela de temporalidade como de valor permanente; Disponibilização do acesso; Reformatação dos documentos de longa duração.

Arquivo Intermediário Composição Documentos com valor primário, mas que a pequena possibilidade de uso não justifica sua manutenção nos arquivos correntes e que, por razões jurídicas ou de garantia de direitos e deveres, não podem ser eliminados ou recolhidos aos arquivos permanentes; Documentos de atividades ou projetos suspensos ou finalizados.

Arquivo Intermediário Objetivos Evitar a manutenção de documentos por um longo período nos escassos espaços dos setores de trabalho; Evitar o recolhimento prematuro dos documentos ao arquivo permanente; Reduzir os custos de conservação dos documentos; Potencializar o acesso à informação.

Arquivo Intermediário Os quatro mandamentos Mesmo depositados em outros locais, os arquivos intermediários permanecem propriedade exclusiva da unidade político-administrativa que os acumulou; Nenhuma alteração no modo de organização pode ser feita sem o consentimento da unidade político-administrativa que os acumulou; Nenhum documento deve ser aceito no arquivo intermediário sem a definição de seus prazos de guarda e de sua destinação final; O acesso aos documentos deve ser rápido e eficiente.

Arquivo Intermediário à guisa de uma explicação O conceito das três idades fundamenta estratégias de avaliação; A idéia de idade está relacionada a dos valores primário e secundário; A maioria dos documentos acumulados pode ter nenhum ou quase nenhum uso; A freqüência de uso não pode ser confundida com a potencialidade de uso; Arquivo intermediário é um depósito onde são mantidos, principalmente, documentos administrativos com duração jurídica média ou longa que, vencidos os prazos legais, possam ser parcial ou completamente destruídos;

Arquivo Intermediário à guisa de uma explicação A fase intermediária justifica-se, entre outras coisas, por razões econômicas; Os documentos semi-ativos não são mais necessários para assegurar as atividades cotidianas de uma organização; Os documentos semi-ativos podem por razões diversas retornarem ao período de atividade;

Arquivo Intermediário à guisa de uma explicação Nenhum documento deve ser transferido sem o conhecimento prévio de seu tempo de vida e de sua destinação final (eliminação ou guarda permanente); O armazenamento de documentos com potencial de uso reduzido em locais mais apropriados e que ofereçam uma densidade de armazenamento mais elevada do que os setores de trabalho constitui uma prática que proporciona vantagens inequívocas;

Arquivo Intermediário à guisa de uma explicação O arquivamento intermediário deve ser feito, preferencialmente, de forma centralizada; O acesso às informações no arquivo intermediário ainda é restrito ao seus acumuladores; Se há uma classificação no arquivo corrente esta deve ser mantida no intermediário.

Arquivo Intermediário Documentos com longo prazo de guarda (acima de dez anos) reformatação de suportes: Microfilmagem; Digitalização.

Arquivo Intermediário Documentos recolhidos ao Arquivo Permanente Termo de recolhimento.

Arquivo Intermediário Documentos separados para eliminação Listagem de eliminação; Edital de eliminação; Amostragem documental.