Administração de Sistemas de Informação Administração Estratégica da Informação Prof. Afranio Lamy Spolador Jr. afranio@piramideinfo.com.br afranio@facinter.br

Definição É o processo pelo qual as empresas podem planejar, direcionar e avaliar o uso da informação e da tecnologia da informação para ajudar a realizar seus objetivos já planejados. É um processo crítico e fundamental para servir de apoio às diversas áreas da organização. Ex.: Financeiro, RH, Marketing

Premissas Definição de uma missão focada no cliente e no futura da organização; Estabelecimento exato do “core business” e dos processos de trabalho para encontrar o que se necessita; Entendimento das decisões gerenciais que guiarão em busca dos objetivos definidos; Escolha das informações certas para as pessoas certas na hora certa; Uso da tecnologia da informação.

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Qual é a missão definida? Ela acompanha a necessidade do cliente? Quais são as metas, estratégias e indicadores de performance? Todos são claros e objetivos? Os processos, sistemas e pessoas estão alinhados a missão? Quais são os sistemas de informação adequados? Eles estão aptos dar respostas adequadas?

Quais sãs os gestores do negócio? Existem processos definidos? Processo de Trabalho Quais sãs os gestores do negócio? Existem processos definidos? Quais são os processos de alto custo? Quais são os processos que mais afetam os clientes? Quais processos significam oportunidades ou riscos para o negócio?

Quais são as pessoas certas para decidir na hora certa? Decisão Quais são as pessoas certas para decidir na hora certa? Quais são os processos de trabalho para organizar/controlar uma decisão tomada? Quais decisões chaves suportam a execução da missão? Como a organização aprende com suas escolhas ao longo do tempo?

Como medir e usar a informação para tomar decisões? Como ter precisão, confiar, ter segurança, obter e disponibilizar a informação? Como medir e usar a informação para tomar decisões? Como medir a desempenho das informações que estão sendo capturados? Como integrar os processos de gestão, financeiros e a missão com as informações obtidas?

Todas as alternativas tecnológicas estão sendo consideradas? Tecnologia Todas as alternativas tecnológicas estão sendo consideradas? Qual é a tecnologia mais apropriada? As tecnologias estão no mesmo nível dos padrões do mercado? Como melhor integrar e interconectar as tecnologias em uso?

Princípios O que vamos estudar pode ser encontrado no GAO´s Report, Executive Guide: Improving Mission Performance Through Strategic Information Management ans Technology (GAO/AIMD, p. 94-115). É um estudo realizado nos EUA que enfatiza a importância do gerenciamento estratégico da informação e demonstra os princípios do SIM (Strategic Information Management). Os princípios do SIM compreendem em 11 práticas fundamentais que mostraram eficácia nas organizações e trouxe como resultados como redução de custos, melhoramento da qualidade, melhor relacionamento com o cliente em todas as áreas da empresa.

Princípios Essas 11 práticas podem ser agrupadas em três funções críticas: Decidir Mudar (Decide to Change): decidir trabalhar de forma diferente, facilitando o acesso ao gerenciamento da informação; Mudar (Direct Change): Estabelecer um resultado orientado (delimitar escopo e foco), integrar os processos de gerenciamento da informação; Suportar a Mudança: Construir uma organização com grande capacidade de gerenciamento das informações para alinhar às missões necessárias.

Decidir Mudar (Decide to Change) Prática 1: Reconheça e comunique a urgência da mudança das práticas de gerenciamento de informação: Os gerentes deve dizer quanto estão dispostos a gastar com tecnologia de informação e que informações eles precisam para conduzir a organização. Sem o reconhecimento dos executivos a mudança é lenta e muitas vezes, impossível. Prática 2: Defina os gerentes envolvidos e crie proprietários de tarefas (responsáveis): As responsabilidades começam com o Executivo Chefe, que deve definir claramente as expectativas, o processo de de decisão para gestão da informação, os responsáveis e suas tarefas e a influência da gestão da informação no relacionamento com o cliente.

Decidir Mudar (Decide to Change) Prática 3: Comece a agir e impulsione o projeto: A vontade de agir e impulsionar o projeto é a diferença entre “fala muito e faz pouco” e a melhoria real; Devido às barreiras existentes e criadas para melhorar o gerenciamento de informações, os “gerentes do projeto” devem despender uma atenção considerável para iniciar o processo de mudança e assegurar o futuro do projeto.

Mudar (Direct Change) Prática 4: Fixe o planejamento estratégico nas necessidades dos clientes e nas metas (missão): A maior parte das empresas tem uma missão, um planejamento dos processos de informação, um planejamento estratégico e outros planos. Todavia, essas informações possuem uma ligação (link) muito tênue, o que impede o o uso estratégico de todos esses recursos. Um bom Sistema de Informação deve oferecer informações amplas e estratégicas. Não deve ser um mero repositório de dados. Prática 5: Monitore os processos que conduzem à missão principal: As empresas de sucesso, criam indicadores e os verificam constantemente, ajustando suas metas, quantificando os problemas, avaliando alternativas, alocando recursos e aprendendo com os erros. Esse monitoramento é importante para verificar qual o impacto o Projeto SIM e os recursos de TI nos resultados.

Mudar (Direct Change) Prática 6: Fixe-se no processo de melhoria contínua dos processos: O projeto de tecnologia que não reconsiderar o redesenho dos processos, possivelmente fracassará. Deve-se dar liberdade para mudar os processos de forma a melhorar o sistema como um todo e adequar o projeto de tecnologia, se necessário, mas tomando o cuidado para não criar desordem ou extrapolar orçamentos, prazos e outras premissas. Prática 7: Gerenciar o projeto de sistema de informação como investimentos: Geralmente as organizações interpretam os custos com o SIM como despesas, mas deve-se entendê-los como investimento, uma vez que ele é ferramenta fundamental para disciplinar processos, de controle e disponibilizará uma série de informações importantes para o gerenciamento estratégico e outros projetos.

Mudar (Direct Change) Prática 8: Integre o planejamento, orçamento e a avaliação dos processos (indicadores): As organizações de sucesso prestam muita atenção na integração do planejamento, orçamento e seus indicadores. Isso ajuda a linkar os sistemas de informação com a missão, proporcionando controle e permitindo que se verifique a relação entre ações e resultados. Prática 9: Estabeleça a relação dos fornecedores e clientes com o gerenciamento estratégico da informação.

Suportar as Mudanças (Support Change) Prática 10: Posicione o CIO (Chief Information Officer) como um parceiro: O CIO é um parceiro crítico na construção de um sistema de gerenciamento de informações de alta capacidade. Geralmente, o CIO serve como ponte entre a alta gerência, as unidades de gerenciamento da informação e os demais gerentes. Prática 11: Atualize o conhecimento e as habilidades dos profissionais envolvidos: A melhoria do gerenciamento da informação é impossível sem atualizar o conhecimento e as habilidades dos executivos, gerentes profissionais envolvidos. O esforço de todos no uso é manutenção do Sistema de informação gerencial é vital.