IPL – Benchmark de Modernização da Administração Pública

IPL com 30 anos de existência e… – de reengenharia de processos inúmeras alterações legais (nacionais e internas) – de inovação CDRsp classificado de Excelente pela FCT associado de 2 incubadoras (D. DINIS, OPEN) IES com mais pedidos de registo de patentes em 2010 (18 patentes). Em 2011 já com 12 pedidos. única IES acreditada em todas as áreas científicas para PSER a PMES no âmbito do POFC. – com m2, 4 cidades, 9 moradas, 26 edifícios, que implicam tramitação de processos administrativos entre cidades comunicações de voz e dados de alto débito entre cidades serviços aplicacionais únicos, mas com especificidades

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Campus 1 Campus 5 Serviços Centrais Campus 2 Campus 3 Campus 4 Campus 1 Campus 5 Serviços Centrais Campus 2 Campus 3 Campus 4 Virtual Servers Financeiro RH Académico Bibliotecas RH Financeiro Académico Bibliotecas Virtual Servers

O poder das pessoas

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IPLEIRIA.PT SISTEMAS DE SUPORTE BD Académica Gestão Documental Repositório Cursos BD Administrativa AUTENTICAÇÃO WebAcadémicos Gestão Documental Site Cursos MyGIAF Exchange Colaboração.ipleiria.pt Intranet.ipleiria.pt Backoffice Utilizador

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Documentos Digitais Circuito electrónico dos documentos Desmaterialização dos Processos Processos transitarem electronicamente Eliminação de atrasos no transporte de documentos físicos Parecer/despacho/autorização digital (Cartão do Cidadão) Agilização dos Processos O mesmo processo ter o mesmo tratamento independentemente da localização originária Uniformização dos processos de trabalho Normalização de Processos Interface com pré- visualização e resumo Utilização massificada 0 – 5 Satisfação 4.5 Caderno procedimental

Redução do espaço necessário de arquivo Redução dos gastos em fotocópias/impressões e consumíveis associados Ganhos de eficiência administrativa e consequente redução de custos operacionais Redução de Custos Correntes Possibilidade de calcular o tempo médio de tratamento de um processo Indicadores/métricas de Gestão (KPI) Maior rapidez no tratamento e disponibilização de informação Facilidade e rapidez na pesquisa de documentos Eficiência Acesso controlado a documentos e processos Controlo dos Fluxos de Informação GD não substitui e outros canais Reengenharia de processos

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Instalação Servidores; Digitalizadores Leitores CC; Ecrã Simplificado Formação + de 500 pessoas Expedientes; Administradores Utilizadores Finais; Formadores Internos Workshops Arranque Às 9h de 07 de Junho 2010: Início da GD em todo o IPLeiria 4 Semanas de apoio da Link Módulos Adicionais Digitalização dos PIT Processo PIABS Processo Assinar Pautas Caderno de Análise Plano Classificador Processos e Arquivos Envolvência de todas as unidades Arranque coletivo Formação prévia Formadores internos Envolvência de todas as unidades Arranque coletivo Formação prévia Formadores internos

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Número de registos por mês

Número de distribuições por mês

Duração média das etapas (dias)

Tipos de registos mais efetuados

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FormulárioWebservice Gestão Documental WebservicePortal

DESMATERIALIZAÇÃO ASSINATURA DE PAUTAS

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GIAFSIGESAGCPMyGIAFLançaNotasSharepoint Maior interesse Melhor utilização Reduzir resistências à mudança Autorização aos processos de forma digital Novo interface para despacho Integração organizacional Desmaterialização de processos Reengenharia de processos documentais Integração de EdocLink com outros SI GD bem utilizada correctamente integrada no IPLeiria

If PALMAS then OBRIGADO! else OBRIGADO NA MESMA!