Gestão Integrada

O que é Gestão Integrada? Índice O que é Gestão Integrada? O que é ERP e quais as vantagens de utilizá-lo? O que é um risco? Quem são os responsáveis por gerenciá-los? Exemplos práticos de problemas ocorridos na TCI que envolvem estes conceitos

O que é Gestão Integrada? O Sistema de Gestão Integrada é a combinação de processos, procedimentos e práticas adotadas por uma organização, para implementar suas políticas e atingir seus objetivos de forma mais eficiente do que por meio de múltiplos sistemas de gestão.

Gestão Integrada TÉCNICA DE GESTÃO RECURSOS FINANCEIROS INSUMOS INTENÇÕES E MOTIVAÇÕES INSUMOS RESULTADOS PESSOAS REALIZAM OS PROCESSOS RECURSOS PATRIMONIAIS TECNOLOGIA EMPREGADA CONHECIMENTOS TÉCNICOS E HUMANOS

O que é um ERP? ERP (Enterprise Resource Planning) ou SIGE (Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, no Brasil) são sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras, etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão, etc). O ERP utilizado na TCI é Microsiga Protheus 10

O que é risco? Pode ser definido como a probabilidade de ocorrência de alguns acontecimentos desfavoráveis que impactam o atingimento de um objetivo. “Todos na Companhia tem responsabilidades pelo Gerenciamento de Riscos”

Nota fiscal não registrada tempestivamente Compra Direta Exemplos ocorridos na TCI em decorrência do desconhecimento dos conceitos de Gestão Integrada e Sistêmica Nota fiscal não registrada tempestivamente Compra Direta Erros no registro fiscal das notas de entrada Ausência de cancelamentos tempestivos de notas fiscais

Receitas Sub-Processo Principais Atividades 2. Elaboração e Gestão das Estratégias de Vendas 3. Identificação, Homologação e Cadastro de Clientes 4. Análise, Concessão e Manutenção de Crédito 5. Efetivação das Vesdas Definição das estratégias e metas de vendas. Acompanhamento das metas e planos de vendas. Comunicação das estratégias e planos de vendas para a área de produção. Acompanhamento das tendências de mercado e ações dos concorrentes. Pesquisa e desenvolvimento de produtos. Definição e acompanhamento dos programas de Marketing. Formação de preços e condições comerciais. Negociação de contratos de exportação. Pesquisa e desenvolvimento de novos de clientes. Homologação e cadastramento de clientes. Manutenção do cadastro de clientes e condições comerciais. Definição dos critérios e requisitos básicos para análise de crédito e exposição ao risco. Obtenção de dados financeiros e legais dos clientes. Definição do limite de crédito dos clientes. Acompanhamento do comportamento das vendas aos clientes. Manutenção dos limites de crédito dos clientes. Obtenção de seguro fiança para contratos de exportação. Captura e registro dos pedidos de venda dos clientes. Estabelecimento de contratos de venda aos clientes. Vendas em consignação, vendas ao mercado externo e permuta. Vendas de subproduto e sucata. Negociação de preços e condições comerciais,incluindo descontos, prazo para pagamento, bonificações e amostra. Comunicação dos padrões de qualidade e requisitos técnicos para a área de produção. Participação em leilões (commodities). 1. Aspectos Gerais Políticas Padrões e Procedimentos. Limites de Alçada. Segregação de Funções. Segurança de Acesso. Aderência e Abrangência dos Recursos de Tecnologia 1

Receitas Sub-Processo Principais Atividades 6. Faturamento e Expedição 7. Cobrança e Administração dos Recebimentos 8. Informações Contábeis e Gerenciais . 9. Administração da Equipe de Vendas Emissão de ordens de vendas e notas fiscais. Emissão de guias de exportação. Cancelamento ou devolução de notas fiscais. Faturamento de bonificações, amostras e/ou concessão de notas de crédito. Baixa dos pedidos de venda/ contratos de venda. Acompanhamento do atendimento dos pedidos de venda/ contrato de venda. Cálculo das alíquotas e impostos relativos a receitas. Expedição dos produtos. Identificação e acompanhamento dos títulos de contas a receber. Realização das baixas no contas a receber. Acompanhamento do contas a receber vencido. Acompanhamento das ações de cobrança (amigável ou judicial). Registro de negociações de dívidas. Contabilização do contas a receber . Conciliação do contas a receber. Registro, aprovação e baixa da Provisão de Devedores Duvidosos. Critérios para reconhecimento de receita. Qualidade das informações gerenciais e contábeis. Indicadores de desempenho. Definição da força de vendas. Treinamento da equipe de vendas. Realização de visitas aos clientes. Critérios para pagamento de comissões, bônus e premiações da equipe de vendas. Pós-venda e atendimento aos clientes (SAC). 1. Aspectos Gerais Políticas Padrões e Procedimentos. Limites de Alçada. Segregação de Funções. Segurança de Acesso. Aderência e Abrangência dos Recursos de Tecnologia 2

Compras e Desembolsos Sub-Processo Principais Atividades 1. Aspectos Gerais Sub-Processo Principais Atividades Compras e Desembolsos 1 2. Identificação das Necessidades 3. Seleção, Homologação e Cadastro de Fornecedores 4. Negociação e Efetivação das Compras 5. Gestão de Contratos 6. Recebimento de Materiais e Serviços 7. Administração do Contas a Pagar 8. Informações Contábeis e Gerenciais Preparação de orçamento para aquisição de materiais e serviços nas diversas áreas de negócio. Divulgação do orçamento para as áreas de negócio. Identificação de materiais e serviços. Definição de estoque máximo e mínimo e ponto de suprimento. Requisição de materiais e serviços. Preparação das requisições de compras. Identificação e avaliação de fornecedores. Homologação e cadastramento de fornecedores. Relacionamento entre fornecedor e materiais e serviços. Manutenção do cadastro de fornecedores e materiais e serviços. Avaliação periódica da qualidade dos fornecedores. Reavaliação anual dos contratos de fornecimento e prestação de serviços Realização das cotações de preços. Negociação de preços e condições comerciais. Seleção e contratação do fornecedor. Formalização e envio do pedido de compra aos fornecedores. Acompanhamento do atendimento dos pedidos de compras/ contrato de fornecimento em aberto. Estabelecimento de contrato de fornecimento/ contrato de prestação de serviços. Manutenção dos contratos de fornecimento e prestação de serviços. Acompanhamento das condições estabelecidas nos contratos de fornecimento e prestação de serviços. Registro do recebimento de materiais e serviços. Baixa dos pedidos de compra/ contratos de fornecimento. Registro das notas fiscais no arquivo de contas a pagar. Acompanhamento das pendências de recebimento. Identificação e acompanhamento das fontes geradoras de contas a pagar. Recebimento e organização da documentação suporte de contas a pagar. Conferência da documentação suporte, registros no arquivo de contas a pagar e as devidas autorizações. Preparação do arquivo de contas a pagar para envio ao banco. Contabilização do contas a pagar . Conciliação do contas a pagar. Qualidade das informações gerenciais e contábeis. Indicadores de desempenho. Políticas e procedimentos. Segregação de funções. Limites de alçada. Segurança de acesso. Automação do processo. 2

Contato Mauricio Martins Gerente Auditoria e TI Interna Cel.: +55 11 8356-8633 mauricio.martins@grupotci.com.br