O formulário é um importante meio de comunicação, transmissão e registro de informações, principalmente as baseadas em dados quantitativos. Formulários

Necessidade dos formulários: (1) Importância dos dados e informações (2) Exigências legais e governamentais (3) Padronização nas comunicações (4) Armazenamento de dados e informações (5) Função de controle (6) Alteração no número de pessoal administrativo e (7) Treinamento administrativo dos funcionários da empresa.

Formulário – é um instrumento do processo administrativo constituído de: (1) Palavras e números compostos de dados fixos (“impressos” antes do uso) e dados variáveis (anotados a posteriori) (2) Espaços ou campos (3) Linhas (4) Colunas e (5) Formato.

A criação de um formulário é necessária sempre que as informações necessitem de ser armazenadas para que não se percam no desenvolvimento do processo administrativo.

Atribuições do Analista de Formulários O analista de formulários não é um cargo muito comum nas empresas. Não se deve esquecer de que o nível de importância desse cargo e função está relacionado ao grau de aplicação da informática na empresa.

Abrangência da função: (1) Codificar os formulários (2) Manter um controle centralizado e atualizado de todos os formulários codificados (3) Servir como elo de ligação entre alguns setores (4) Evitar a proliferação generalizada de formulários (5) Enquadrar os formulários nas regras de racionalização de trabalho (6) Servir como fonte de informação constante sobre a finalidade e a utilização dos formulários da empresa (7) Aumentar a eficiência do formulário (8) Procurar incrementar a integração operacional do formulário (9) Procurar reduzir o custo do formulário (10) Procurar a economia do papel, mas sem ferir a eficiência do uso

(11) Elaborar formulários que originem uma atitude mental favorável por parte dos usuários (12) Analisar, melhorar ou cancelar formulários já existentes ou criar novos (13) Fixar limites de tempo de arquivo (14) Eliminar o arquivamento de dados ou de informações quando eles puderem ser obtidos com mais eficiência em outra fonte (15) Assegurar que não existem formulários desnecessários e que todos os existentes satisfazem de forma racional sua utilização pelas várias unidades organizacionais da empresa (16) Promover o planejamento eficaz dos formulários (17) Especificar a obtenção de economia quanto a produção e (18) Atualizar ou elaborar novas rotinas de formulários.

Formulário O formulário é um documento que possui determinados campos delineados para coleta e registro de dados e informações necessários a um ou mais sistemas administrativos.

Funções do formulário: (1) Proporcionar uniformidade ou padronização aos procedimentos inerentes aos sistemas administrativos (2) Proporcionar valor legal a determinadas operações na ou pela empresa (3) Estabelecer quais são os dados e as informações que devem ser registrados e processados no sistema considerado (4) Facilitar o controle das atividades das unidades organizacionais da empresa (5) Evitar registro de dados e informações de maneira repetitiva (6) Facilitar o fluxo de informações (7) Facilitar o tratamento dos dados e das informações e (8) Facilitar a compreensão e o entendimento.

Requisitos de Um Bom Formulário (1) Criar uma atitude mental favorável do executor para com a tarefa de preenchimento (2) Permitir a utilização do meio mais fácil na anotação dos registros: visibilidade, legibilidade e redução da fadiga visual (3) Atentar para sua utilização após o preenchimento (sistema de arquivamento) e (4) Possibilitar a redução da tendência para o erro na anotação e na utilização dos registros.

Metodologia de Elaboração de Formulários 1) Levantamento e análise das necessidades É conveniente que o resultado dessa análise seja apresentado de forma escrita e apoiado por fluxogramas. O analista deve listar todos os requisitos a serem solicitados pelo novo formulário.

Questionário para Levantamento e Análise de Formulários O analista pode utilizar um questionário ou roteiro de perguntas para facilitar o levantamento e posterior análise do formulário. As seguintes famílias de temas básicos devem ser abordadas neste questionário: (1) Identificação (2) Necessidade atual do formulário considerado (3) Preenchimento (4) Controle e avaliação (5) Consumo (6) Formato (7) Arquivamento (8) Custo e (9) Benefícios e problemas do formulário.

2) Elaboração do novo formulário Deve ser feito com o conhecimento do usuário, para facilitar o processo de aceitação das novas idéias. Um bom formulário nasce a partir do real e correto conhecimento da necessidade e da habilidade do analista em saber desenhar o layout do novo formulário.

Na fase de elaboração do novo formulário, alguns aspectos devem ser identificados e analisados: (1) Estilo de administração da empresa – uniformizar ou não uniformizar os documentos da empresa. (2) Informações importantes – devem ser definidas antes do início da elaboração dos formulários. (3) Layout do formulário – quais as dimensões que o formulário deverá ter, bem como o layout segundo o qual as informações serão distribuídas sobre sua superfície.

(4) Tipo e qualidade do papel – Tem que ser impresso (4) Tipo e qualidade do papel – Tem que ser impresso? Qual a duração necessária do formulário? Qual a importância do formulário? Qual o nível hierárquico das pessoas que irão manusear o formulário? Qual o uso do formulário? (5) Padrões para margens de formulários (6) Informações dos formulários (7) Processo de transferência de informações e (8) Redação do texto do formulário.

3) Treinamento e Controle de Formulários Para se ter adequado e racional controle dos formulários o analista deve providenciar: (1) O registro de formulários e (2) A ficha técnica do formulário (consolida todas as informações necessárias ao formulário).