“Gerenciamento de projetos” “O sucesso do trabalho hoje se resume em dois pontos: Talentos e Projetos”. Tom Peters Eduardo 07/02/2012

Se o resultado da venda do produto não for positiva, a responsabilidade total é desses agentes e servidores tão negligentes quanto cômodos, porque recebendo o que existe de melhor entre todas as empresas do mundo, tornam-se incapazes de executar o dever que lhes diz respeito.” Esp. Manoel Vianna de Carvalho Estocolmo, 11 de maio de 2003 Deus Presidente Jesus Presidente Executivo Diretores Apóstolos Gerente Kardec Espíritos Guias Chefes de Setor Médiuns Dirigentes Agentes Servidores Trabalhadores

“Dá conta de tua administração.” – JESUS (Lucas, 16:2). “(...) Para se fazer algo sério, é necessário submeter-se às necessidades impostas pelos costumes da época em que se vive; essas necessidades são bem diferentes daquelas dos tempos de vida patriarcal e o próprio interesse do Espiritismo exige que se calculem os meios de ação, a fim de que o caminho não se interrompa pela metade. Façamos, portanto, os nossos cálculos, já que vivemos num século em que é necessário saber contar.” ALLAN KARDEC (Testamento Filosófico – 1868; A respeito da nova organização da Sociedade Parisiense de Estudos Espíritas, O Livro dos Médiuns).

Histórico e Atualidade Atividade milenar: pirâmides, muralha; Mais arte do que ciência; Tempo e custo tinham importância secundária; Faz parte do cotidiano: um projeto de vida, um projeto no trabalho, na família, estudos, etc; Cada vez mais as organizações passaram a adotar projetos em suas ações (planejamento e controle);

Projeto x Rotina Trabalho = serviço continuado (rotina) ou projetos . Características comuns: Executado por pessoas; Recursos limitados; Planejados, executados e controlados.

Projetos “Um empreendimento temporário conduzido para criar um produto ou serviço único” (PMBOK, 2000, p. 4). Começo e fim bem definidos; É de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou serviços semelhantes

Gerenciamento de projetos O que é PMI e PMBOK? “A Gerência de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, e técnicas para projetar atividades que visem atingir ou exceder as necessidades e expectativas das partes envolvidas, com relação ao projeto.” Escopo, prazo, custo, integração, riscos, comunicação, recursos humanos, aquisições e qualidade; Não é restrito a projetos gigantescos, de alta complexidade e custo

O porque da Gestão por Projetos 31% são cancelados antes do término; 88% ultrapassam o prazo, o custo ou ambos; 94% param e são re-iniciados; Em média ultrapassam o custo estimado em 189% e o prazo em 222% Fonte: StandishGroup Internacional

Programa Grupo, família ou conjunto de projetos administrados de forma coordenada. Forma paralela ou seqüencial; Sinônimo de projeto de grande porte ou que envolvem diversos projetos.

Recomendações Gerais Cartilha de Orientação aos CEs (FEB) 2. As eventuais divisões das atividades e reuniões em áreas, setores ou departamentos não devem ser impeditivas ou complicadoras para um trabalho integrado, devendo-se pensar no Centro Espírita como um todo. 24. Planejar as atividades doutrinárias e administrativas do Centro, elaborando programas, fixando datas ou épocas para sua realização e mobilizando os responsáveis pela sua execução.

O que é um projeto na casa espírita? Encontro da Mediunidade Café Comemorativo da Casa Espírita Evangelização infanto-juvenil Escala de palestras públicas Palestra sobre “Caridade” Apresentação de peça teatral Passe Criação de currículo para evangelização Capacitação dos trabalhadores da casa Reforma da Casa Espírita Limpeza da Casa Espírita

O que é um projeto na casa espírita? Encontro da Mediunidade Café Comemorativo da Casa Espírita Evangelização infanto-juvenil Escala de palestras públicas Palestra sobre “Caridade” Apresentação de peça teatral Passe Criação de currículo para evangelização Capacitação dos trabalhadores da casa Reforma da Casa Espírita Limpeza da Casa Espírita X X X X

Por que Gerenciar os Projetos na Casa Espírita? Descentralização das Atividades Diminuição de Atritos Aumento da Qualidade Otimização dos Recursos Lições Aprendidas Reaproveitamento de Experiências Dar menos trabalho à espiritualidade

Dinâmica do Trabalho

Áreas de Conhecimento Integração Escopo Tempo Custo Qualidade Pessoas Comunicação Riscos Aquisição Partes Envolvidas Integração

Escopo Projetos sem foco não são projetos. Assegura que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais, para completar o projeto com sucesso. - Iniciação; - Planejamento do escopo; - Verificação do escopo; - Controle de mudanças do escopo. Projetos sem foco não são projetos. Não passam de empreendimentos com alta probabilidade de criar confusão e conflitos, quando os resultados forem comparados com o objetivo inicial. (MAXIMIANO, 2002, p. 65)

Escopo “O maior e melhor encontro de estudantes de Posicionar a marca ENEAD como encontro científico e profissional, não apenas de integração; Participação de 3000 estudantes de Administração no ENEAD 2006; Divulgar as marca FENEAD e ENEAD em todo o país; Promover o DAAG como Diretório Acadêmico competente e atuante, sendo referência entre as entidades de base de Administração do pais; Promover a ESAG/UDESC, em todo o Brasil, como uma das melhores faculdades de Administração do país; Oferecer um encontro que encante o congressista (cliente). “O maior e melhor encontro de estudantes de Administração já realizado”.

Escopo Qual o objetivo da Sociedade Nova Era? Qual o objetivo do nosso projeto? Nosso projeto está de acordo os objetivos da Nova Era? OBJETIVO

DESCARTES (apud GASNIER, 2003, p. 57). Planejamento WBS WBS (Work Breakdown Structure); Artigo de WBS (sensibilização); Coordenações montam sua WBS; Estruturação geral do evento; “Decomponha um problema complexo em pequenos problemas mais simples, fáceis de ser resolvidos. Então, administre os pequenos problemas progressivamente em direção a solução do todo. Finalmente, sintetize (recomponha) o conjunto com uma integração lógica”. DESCARTES (apud GASNIER, 2003, p. 57).

WBS

Comunicações e Integração Assegura que a geração,distribuição, armazenamento e apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo. - Planejamento das comunicações; - Distribuição das informações; “ A maturidade em GP pode regredir se não existirem conhecimentos e experiências documentados e treinamento continuado para manutenção das boas práticas” “A integração pode ser um processo quase imperceptível quando realizada com tranqüilidade; porém, quando negligenciada, sua ausência poderá ocasionar falhas e confusões enormes.” PAGE-JONES (1990, p. 106) Coordenação entre os diversos elementos do projeto. É composto: - Desenvolvimento do plano do projeto; - Execução do plano do projeto;

Comunicação e Integração O gerente de projetos deve passar pelo menos 80% de seu tempo promovendo a comunicação entre as áreas; Reuniões semanais da COE; Reuniões de áreas; Rede de Informações (CPU, Grupos);

Comunicação e Integração Utilização do Site (divulgação) e do Grupos (comunicação/interação); Organização dos arquivos físicos e eletrônicos (aprendizado); Reuniões por áreas (projetos) (Kardec, melhor 20x20 do que 400);

Tempo Assegura que o projeto termine dentro do prazo previsto. - Definição das atividades; - Seqüenciamento das atividades; - Estimativa de duração das atividades; - Cronograma e controle do cronograma. “O tempo não espera por ninguém. Assim, se um projeto atrasa, na maioria das vezes, irá consumir recursos não previstos, comprometendo também os custos do projeto.” (VARGAS, 2005, p. 66).

Reunião Estratégica “Decisão de fazer todas estas etapas em uma única tacada” Seqüenciamento das atividades; Estimativa de duração das atividades; Cronograma final; Determinação dos responsáveis; Apontar atividades de risco por área.

Metas Físicas de Execução

Tempo Aproveitamento do tempo de caridade; Coordenação de atividades de maneira lógica e racional; Evita re-trabalho; Evita atrasos e improvisações;

Custo Assegura que o projeto seja completado dentro do orçamento previsto. - Planejamento de recursos; - Estimativas de custos; - Orçamento de custos; - Controle dos custos.

Aquisições Aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto. - Planejamento das aquisições; - Preparação das aquisições; - Obtenção de propostas; - Seleção de fornecedores; - Administração dos contratos; - Encerramento dos contratos.

Custo (Gestão por centro de custo) Orçamento por coordenação; Controle de gastos por centro de custos; Macros no excel, cenários e metas financeiras.

Exemplo de Orçamento

Custo Não provocar surpresas desagradáveis; Sobrar mais para a Sede Própria; Estabelecimento de metas de custo, vendas/receita; Todos se sentem responsáveis; Respeito as Diretrizes da FEB.

Qualidade ”Observa-se que os primeiros 80% do orçamento conseguem evidenciar apenas 10% da qualidade. São os outros 20% que possibilitam os 90% de qualidade restantes, mostrando uma relação não linear dos fatores.” (VARGAS, 2005, p. 78). Assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto serão satisfeitas. - Planejamento da qualidade; - Garantia da qualidade; - Controle da qualidade.

Qualidade Atenção aos detalhes; Satisfação e encantamento do público-alvo; Tem que ser medida (Avaliação); Medição quali-quanti dos resultados;

Recursos Humanos “ É o desempenho da equipe que irá determinar o sucesso ou fracasso de determinado projeto” Proporcionar melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto. - Planejamento organizacional; - Montagem da equipe; - Desenvolvimento da equipe.

Recursos Humanos Condições iniciais: Totalmente voluntário (não remunerado); Necessidade de comprometimento; “Abrir a mão” de possibilidades pessoais e profissionais; Comprometimento de 1 ano.

Competência da equipe A combinação e complementação das competências (conhecimentos, habilidades e atitudes) individuais; Mistura de competências estratégicas e operacionais, conhecimentos práticos e teóricos, habilidades pessoais e interpessoais; Competente, profissional e comprometida.

Equipe Complexa Reconhecimento de erros e inexperiência; Aceitar críticas; Entender e permanecer aberto as sugestões; Manter o espírito de equipe em detrimento do reconhecimento pessoal; Manter “os pés no chão”;

Recursos Humanos Facilidade de relacionamento / integração; Disponibilidade de tempo relativo; Competências específicas e complementares a serem exploradas; Vontade / motivação para trabalhar para o bem; Não requer retorno financeiro ou material.

Riscos “Por melhor e mais extensivo que tenha sido o planejamento, as mudanças são necessárias e é preciso desenvolver alternativas...” Identificação, análise e resposta a riscos do projeto. - Identificação dos riscos; - Quantificação dos riscos; - Desenvolvimento das respostas; - Controle das respostas

Risco Maior atenção dos coordenadores com tarefas de risco; Riscos Pouco Previsíveis (Caso IEE, Caso Fundo de Turismo) = renegociações, busca de novos recursos;

Riscos Algum fator externo pode afetar o projeto? Podemos quantificar o impacto ou probabilidade de que ele ocorra? Pode afetar diretamente o escopo do projeto?

Monitoramento e Controle Controlar o Cronograma Controlar os Custos Verificar e Controlar o escopo Administrar as Aquisições Monitorar e Controlar os Riscos Realizar o Controle de Qualidade

Encerramento do projeto ou fase

Encerramento do projeto ou fase Entrega do Produto ou Serviço Verificar o sucesso ou fracasso do projeto (objetivos) Coletar lições apreendidas Arquivar informações do projeto

Resultados Conhecimento e Reconhecimento; “Um evento grande, realizado por gente grande” Gesner Oliveira Resultado Financeiro Movimentação de meio milhão de reais; Repasse a FENEAD de 13 mil reais; Lucro líquido de 80 mil reais;

GP na Nova Era Facilitar que as informações cheguem a todos; Possibilitar a participação ampla, mesmo que em pequenas contribuições; Poder medir a satisfação e eficácia do projeto; Estruturá-los de maneira completa, facilitando sua execução; Evitar surpresa, re-trabalho, discussões; Deixar informações e conhecimentos disponíveis;

Que possamos ajudar na construção de um Mundo Melhor.

Referências PMI. PMBOK® – Project Management Body of Knowledge – 2000. (cap. 1) BUARQUE, Cristovam. Avaliação econômica de projetos: uma apresentação didática. Rio de Janeiro: Elsevier, 1984. p. 17-38. MAXIMIANO, Antonio Cézar Amaru. Administração de projetos: como transformar idéias em resultados. São Paulo: Atlas, 2002. p. 25-37. VARGAS, Ricardo Viana. Gerenciamento de projetos: estabelecendo diferenciais competitivos. 6. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2005.