Análise administrativa Ariel Uff 2010 OSMII - Itaperuna

Análise administrativa Conceito Processo de trabalho Efetuar diagnósticos situacionais das causas e estudar soluções integradas para problemas administrativos. Momentos Diagnóstico Intervenção

Quadro pg 286 cury

Condições ótimas Apoio da administração estratégica Diretrizes gerais, escopo e limitações Perspectiva global da empresa Integração dos objetivos organizacionais e das necessidades individuais Considerar a organização um sistema aberto

Aplicações da análise Aprovar uma estrutura organizacional Permitir uma reorganização da estrutura – funcional. Desenvolver equipes; identificação das políticas organizacionais etc. Identificar conflitos organizacionais e planejar soluções. Avaliar pesquisas organizacionais- retroalimentação

Aplicações da análise Implantar novas técnicas gerenciais e operacionais. Levantar necessidades de treinamento. Contribuir na implantação de práticas administrativas aperfeiçoadas, para criação de: planos de organização; instruções de trabalho; manuais etc. Simplificação e racionalização do trabalho. Alocação de recursos; layout; formulários. Realizar análise profissiográfica

Responsbilidades do analista Promover uma metodologia contínua que possa ser seguida na realização do estudo. Tipificar os estudos e suas dificuldades.

Superando as dificuldades Contatos iniciais Informar o público alvo Estruturar o processo de diagnóstico e posterior iintervenção de forma a obter cooperação e comprometimento. Emitir relatórios periódicos sobre a evolução. Tornar o processo rápido. Atingir a cultura organizacional.

Programa de trabalho Fase I – Diagnóstico situacional das causas Levantamento Crítica do levantamento Fase II – Estudo da solução dos problemas Plnejamento da solução Crítica do planejamento. Fase III – implementação das mudanças Implemntação Controle dos resultados

Levantamento Revisão bibliográfica Questionário Entrevistas Instrumentos escritos internos e externos. Questionário Tempo escasso; tratamento estatístico das informações; grande distância geográfica para entrevistas. Entrevistas Memória organizacional; conhecer as competências. Observação Pessoal Comparação das informações obtidas com a realidade dos fatos sob análise. Permite a proposição de novos estudos a partir de necessidades auditadas e ou percebidas.

Estratégia de levantamento Iniciar pelas rotinas mais importantes. A revisão das rotinas importantes afetará as secundárias Sempre definir o objetivo ou finalidade da rotina. Iniciar a análise por gráficos – fluxogramas. Trabalhar somente com casos reais. Trabalhar com realtórios e todos os formulários que integram as rotinas. Passar por todos os postos de trabalho e ouvir cada operador separadamente.

Estratégia de levantamento Verifique cada execução de trabalho minusciosamente incllusive quanto aos arquivos e documentação pertinente. Concentre-se na rotina obsevada sem deixar de examinar as providências relativas a casos especiais. Procure estabelecer umambiente amistoso, profissional,simpático e impessoal. Durante a conversa de cada operador, pergunte: De quem ele recebe o trabalho? Como ele recebe o trabalho? O que faz exatamente? Como ele passa o trabalho? Para quem ele passa o trabalho? Anote caso surjam idéias durante as entrevistas Elabore um fluxograma da rotina existente

Crítica do levantamento Fornece base para exame e discussão Faz uso das boas idéias e práticas existentes Reduz a possibilidade de ignorar atividades essenciais. Auxiliará na redação de mauais e procedimentos. Se não permitir a solução dos problemas devido a falhas ou omissões – refazer.

Planejamento da solução projeto lógico Planejamento das modificações necessárias Compatibilização da solução Avaliar os reflexos da mudança Concientização da necessidade das alterações. Institucionalização dos mecanismos de auto- sustentação da mudança. Relatório

Só um gênio consegue este milagre

funcionamento