Escritório de Projetos (PMO) MBA GERENCIAMENTO DE PROJETOS - PRÁTICAS PMI® Escritório de Projetos (PMO) Herminio Magalhães

Objetivos da Disciplina Debater a importância da implementação do escritório de projetos (PMO), no apoio a gestão de projetos na organização; Introduzir os conceitos e fundamentos do um PMO; Compreender os processos de implementação de um PMO, riscos, possíveis resistências, definição dos possíveis tipos de PMO’s, papéis e responsabilidades em sua estrutura, vantagens estratégicas de sua implementação. Avaliação: dinâmicas e trabalhos

Gestão de Mudanças - Comportamento As empresas são formadas por pessoas. Portanto, as Mudanças Organizacionais são operadas pelas pessoas. As pessoas têm que querer mudar. A grande maioria das pessoas são avessas às mudanças com a exceção do autor do projeto.

PERCEPÇÃO DAS MUDANÇAS Há 7 principais estágios pelos quais as pessoas passam quando elas percebem uma mudança que altera seu -status quo- algo que necessariamente vai ocorrer, independente de sua aceitaçâo ou não.

Requisitos para Mudança Habilidade Incentivos Recursos Plano de Ação + + + = Confusão Visão Incentivos Recursos Plano de Ação + + + = Ansiedade Mudança Gradual Visão Habilidade Recursos Plano de Ação + + + = Visão Habilidade Incentivos Plano de Ação + + + = Frustração Visão Habilidade Incentivos Recursos + + + = Falsa Partida Visão Habilidade Incentivos Recursos Plano de Ação + + + + = Mudança

Mitigando Resistência As resistências podem ser trabalhadas através de ações pró-ativas: Falta de razão clara para o projeto Execução do Treinamento Implementação de uma metodologia Incertezas sobre habilidades disponíveis Análise das demandas de treinamento Resistência de pessoas-chave Gerenciamento de Influenciadores Comunicação Direção / Visão da mudança Resistência devido ao desconhecido

Mitigando Resistência Apoio Executivo Liderança Comunicação Comprometimento Construir confiança; Compreender os outros e seus motivos; Saber Ouvir; Saber Negociar.

Avaliando os Stakeholders de um Projeto Lucro, Aumento de Patrimônio Interesses Impostos, Investimentos, Políticas Emprego, Remuneração, Crescimento Acionistas Governo Empregados Clientes Prazo, Custo e Qualidade Fornecedores Relações comerciais, Lucros Comunidades Zelo com Meio Ambiente

Gestão dos Interessados (Stakeholders) Identificar os interessados Juntar informações sobre os interessados Implementar a estratégia de gestão Equipe do projeto Identificar a missão do interessado Prever seu comportamento Determinar seus pontos fortes e fracos Identificar as estratégias

Resistência a mudanças fase de planejamento A resistência é contagiosa: se nada for feito, em pouco tempo todos estarão resistindo O que fazer diante dela? No Planejamento, fazer uma análise de interessados/influenciados/stakeholders para criar estratégia para influenciar positivamente os relevantes

Resistência a mudanças O que fazer diante dela? Na Execução, respeitar os resistentes, dar tempo para a assimilação e mostrar-se firme em termos éticos: confiança, transparência, equilíbrio, tratamento justo a todos etc.

Ao mesmo tempo em um dado ambiente de trabalho Ao mesmo tempo em um dado ambiente de trabalho ... Sem o suporte necessário...... Talvez a metodologia para levantamento das necessidades do projeto não tenham sido feitos de forma eficaz; Talvez não exista um compromisso 100% da alta gerência; Talvez o gerente de projeto não tenha a autoridade que ele precisa; Talvez o plano de projeto não esteja completo o suficiente; Talvez não exista nenhuma gerência de riscos; Talvez o cronograma e orçamento assumidos sejam impossíveis de serem cumpridos; Talvez a gerência de mudanças tenha se tornado mais uma gerência de: “sim senhor, é claro que podemos fazer” .

PMO Implementação das estratégias falham por: PMO: Elo Perdido PMO Implementação das estratégias falham por: Ser mal compreendida nos níveis gerenciais e operacionais; Mudanças no planejamento sem “eco” nas ações; Ser mal executada e/ou controlada.

Considerações Relevantes: Enfoque referente a implementação de um PMO Perguntas que a alta gerência fará: Quanto irá custar para estabelecer um Project Office? Quanto irá custar para mantê-lo funcionando no dia-a-dia? Como irá um Project Office permitir que a empresa atinja suas metas mais efetivamente? Pode-se estabelecer uma ligação entre a existência de um Project Office e o aumento dos lucros e resultados? Para os profissionais: A implantação de um Project Office normalmente encontra resistência dos profissionais, que ficam preocupados que ele simplesmente adicione requerimentos burocráticos e sirva como uma nova tentativa da gerência de controlá-los.

O que um PMO não é ? Um chato que ficará “bisbilhotando” o gerente de projetos e fazendo micro-management; Inspeção; Um centro burocrático; Um evento temporário; Uma função policial; Focado em um departamento; Somente mais uma nova “onda”...

Considerações Relevantes: Componentes de uma Metodologia (Pré-requisitos básicos para um PMO) p/ implementação do PMO. Requisitos Básicos. Templates (Modelos) How-To Guides (Técnicas, melhores práticas, treinamento) Desenvolvimento e Padronização de Processos (De que forma deve ser efetuado......) Tecnologia (Repositório de informações) Guia da Metodologia (Manual) Ferramentas Definição de papéis e responsabilidades

Boa Prática de Gestão de Projetos requer Maturidade e Apoio Executivo Considerações Relevantes: Maturidade PMO e Cultura Organizacional Boa Prática de Gestão de Projetos requer Maturidade e Apoio Executivo

PMO Benefícios

Atividades do PMO Um EXEMPLO de atividades executadas por um PMO, Ao longo do ciclo de vida dos projetos. PMO

Atividades do PMO Ciclo de Vida do Projeto: CONTROLE EXECUÇÃO PLANEJAMENTO INICIAÇÃO ENCERRAMENTO INICIAÇÃO (desde a proposta) PLANEJAMENTO EXECUÇÃO / CONTROLE ENCERRAMENTO

Exemplo de atividades do PMO Na Iniciação ... Exemplo de atividades do PMO Confirmar aprovação da Proposta; Validar estimativa de Recursos Necessários (pessoas, infra-estrutura, treinamento...); Validar a Equipe a ser disponibilizada; Validar Orçamento e Fluxo de Caixa; Apontar os Riscos da Proposta (em função da “natureza” do projeto); Avaliar e Selecionar a melhor alternativa proposta; Avaliar a identificação dos stakeholders; Validar os pontos-críticos para Execução; Verificar contrato; Verificação da identificação de Necessidades; Verificação da Definição da Solução; Verificação da viabilidade dos Objetivos, Metas e Escopo; Verificar o project charter do Projeto; Confirmação do uso da documentação Mínima por fase para Aprovação (e para posterior acompanhamento). INICIAÇÃO

Exemplo de atividades do PMO No Planejamento ... Exemplo de atividades do PMO Alinhar Metas e Objetivos; Verificar o refinamento do Escopo do Projeto; Confirmar os Produtos a serem entregues; Validar WBS; Revisar Orçamento e Fluxo de Caixa; Validar cronograma elaborado; Confirmar Pontos de Controle; Identificar os Recursos disponíveis; Elaborar os requisitos mandatórios para o Projeto, tais como os relatórios de status e progresso; Validar o Sistema de Comunicação. PLANEJAMENTO

Exemplo de atividades do PMO Na Execução e Controle ... Exemplo de atividades do PMO Monitorar o Progresso; Avaliar Alternativas de Solução; Antecipar e/ou mitigar riscos e conflitos; Identificar ações Preventivas ou Corretivas; Rever os produtos para garantir sua qualidade; Verificação do Controle de mudanças; Verificação do Acompanhamento de prazo, custo, escopo ...; Coletar dados e disponibilizar informações / relatórios de desvios (responsáveis, pendências, causas, contingências, mitigações, impactos, riscos...). CONTROLE EXECUÇÃO

Exemplo de atividades do PMO No Encerramento ... Exemplo de atividades do PMO Avaliar os resultados alcançados; Acompanhar o processo de dissolução da Equipe; Comunicar e divulgar ao board o encerramento formal do Projeto; Revisar formalmente a evolução do Projeto, destacando-se os pontos de sucesso e de fracasso (lessons learned); Arquivar documentações em base histórica; Fazer a análise financeira final do projeto. ENCERRAMENTO

Diferentes tipos de utilização

Pesquisa PMI-Rio

Pesquisa PMI-Rio

Revista CIO, pesquisa datada 2 julho 2003. Benefícos de um PMO Ter metodologia padrão (56%) Centralizar responsabilidade para relatórios e acompanhamento (38%) Prática comum na execução de projetos (37%) Ter informação financeira disponível para acelerar ou atrasar projetos (29%) Ter processo para alocar recursos e desenvolver capacitação (27%)

Serviços mais frequentes prestados pelo PMO - Brasil Pesquisa Brasil 2004 Serviços mais frequentes prestados pelo PMO - Brasil Implementação de Metodologia e padrões 15,8% Consultoria 12,8% Mentoring 11,7% Treinamento 11,7% Acompanhamento de Projetos 10,6% Suporte administrativo aos projetos 8,4% Gerenciamento de portfólio 8,2% Repositórios de informações de projetos 6,8% Somente Ferramentas de GP 6,0% Contratação de GPs 5,7% Outros 2,2%

Pesquisa Brasil - 2004: PMO Dados Brasil – Motivos de Implementação

Pesquisa Brasil: PMO Dados Brasil – Informações Relevantes

Pesquisa Brasil: PMO Dados Brasil – Informações Relevantes

Pesquisa Brasil: PMO Dados Brasil – Informações Relevantes

Pesquisa Brasil: PMO Dados Brasil – Informações Relevantes

Pesquisa Brasil: PMO Dados Brasil – Informações Relevantes Foi totalizada uma amostra total de 2.567 recursos de empresas diversas As empresas que já possuem alguma estrutura do tipo instalada são em sua maioria multinacionais de grande porte, tanto quanto ao número de empregados e faturamento, quanto pela quantidade de projetos empreendidos no ano. E este fato nos leva a concluir que até mesmo pelas origens do Escritório de Projetos e do próprio PMI, a introdução do conceito é facilitada em empresas de atuação global, onde muitas vezes a matriz da empresa em outro país acaba por divulgar este conceito para filiais ao redor do mundo. Os estados de São Paulo e Rio de Janeiro concentram as matrizes destas empresas, e, portanto, foram os que mais representados na pesquisa. Conclusão : Pode-se concluir que quanto mais orientada a projetos a empresa, mais sentida é a sua necessidade por uma entidade responsável pela previsibilidade e qualidade de seu portfólio, via a introdução de um PMO. E a tendência de todas as empresas é caminhar para esta implementação, sendo as áreas de IT as que mais rapidamente se adaptam.

Montando o Departamento Quantas pessoas devem fazer parte do PMO (diretor, gerentes, técnicos, administrativos) ? Qual a relação entre o PMO e o nível de maturidade da empresa ? Que tipo de profissional deve ser alocado como responsável do PMO ? O responsável pelo PMO deve também gerenciar projetos ? O PMO deve monitorar 100% do portfólio dos projetos da empresa ?

Tamanho e “cargos” freqüentes (Direção Executiva) ou Chief Project Office (CPO) Gerentes e Mentores, com especialização comprovada em projetos; Coordenadores de Comunicação / QA-QC / Mudanças / Riscos; Experts em Treinamento; Experts em Metodologias; Especialistas em documentação / gestão do conhecimento; Suporte administrativo. Qtde de profissionais dedicados full-time 1-5 67,6% 6-10 21,6% 11-20 8,1% 21 ou mais 2,7% Fonte: IIL´s services survey 2000-2003

Responsabilidades do PMO Manager e equipe Ajudar e avaliar a preparação de propostas e/ou identificação de oportunidades; Negociar e avaliar contratos; Ser o “gerente da proposta” e/ou contrato; Garantir orçamento para o projeto; Selecionar e designar gerentes de projeto; Obter recursos: pessoal e material; Liderar os gerentes de projeto; Administrar a base de conhecimento de projetos; Prover direção estratégica e decisões; Ajudar a preparar e avaliar planos de projeto; Realizar revisões de projeto; Garantir previsões de custo e renda consolidadas; Suporte e coaching aos gerentes de projeto; Institucionalizar e manter uma metodologia de gerência de projetos; Implementar e manter um PMO’s integrados com os demais áreas da empresa; Funcionar como 2o nível de escalação para problemas em projetos.

Porque um programa de Métricas? Objetivos / Formalização

Métricas: principais atributos Relevância e representatividade; Realismo; Simplicidade de coleta; Quantificação, Categorizações e Pesos; Medidas qualitativas (percepção); Revisão sistemática; Divulgação.

A Dificuldade de medir o Sucesso: Exemplo de Quantificação

Algumas métricas genéricas para o PMO Qtde de requisições feitas ao PMO (mês); Qtde de projetos trabalhados pelo PMO (mês); Qtde de projetos iniciados / concluídos (mês); Média de fases do ciclo dos projetos sem apoio do PMO; Média de fases do ciclo dos projetos com apoio do PMO; Número de falhas de projeto antes do PMO (trimestre); Número de falhas de projeto depois do PMO (trimestre); Propostas emitidas com a devida análise de riscos; Registro e recuperação de informações na base de conhecimento; Pesquisas de Satisfação / avaliação geral (stakeholders, gerente e time do PMO).

Algumas métricas específicas Escopo: Documento de escopo validado ? Entregáveis em atraso Qtde de mudanças Custo Previsto X realizado (EVA) “Risco” do orçamento Tempo Cronograma aprovado ? Atrasado ? Data final do projeto alterada ? Percentual de atingimento de marcos Questões técnicas pendentes

Possibilidades de Métricas Algumas métricas possíveis em projetos: Recursos Processo Produtos Clientes Gestão Como estão sendo utilizados os recursos disponíveis Como está a qualidade dos produtos Como está sendo recebido e percebido os trabalhos e os produtos Como estão sendo realizados os trabalhos Como está sendo feito a gestão do projeto, seguindo a metodologia do PMO

Atributos Mensuráveis - exemplos Exemplo desenvolvimento de SW

Programa de Métricas Dicas

Tipos de Escritórios de Projeto (PMO), diferentes abordagens: Modelo de Casey & Peck Abordagem Kerzner Estágios de um PMO, segundo Crawford 1. Projeto Autônomo 2. Project Support Office 3. Centro de Excelência 4. Program Office 5.Enterprise Project Support Office

Maturidade e Complexidade Modelos e posicionamento Hierárquico PMO – Maturidade – Modelo de Casey & Peck PMO conceitos nos diferentes níveis de maturidade (Casey & Peck) Maturidade e Complexidade Nível de Maturidade Conceito / Função Pool de Recursos Contratação, capacitação, alocação, define quem e quando entrar no cockpit, como e quando decolar. Foco= Capacitação, Retenção e Suprimento e Histórico do GP Torre de Controle Da a direção e os procedimentos, muito atuante e útil na Decolagem e no Pouso. Processos de auditoria. Foco = Treinamento, Metodologia aplicada, compreensão uniforme do tema pelos executivos; Licões aprendidas; Ferramentas e processos para acomodar diferentes portes de projetos; Consultoria interna para garantir metodologia; Benchmark; Constante aprimoramento dos processos. Estação Meteorológica Reporta o andamento e as condições, não pilota, não treina. Foco é Enquadrar uniformidade de comunicação, qual foi o progresso até agora quais os principais problemas e riscos do projeto. Caracterizando um PMO Modelos e posicionamento Hierárquico

Modelo Estação Meteorológica (Weather Station) Acompanhamento simples e reporte para alta administração do andamento dos projetos; Definição de parâmetros, freqüência, formato e ferramentas para reporte; Não exerce influência nos projetos analisados; Responde a perguntas do tipo: qual foi o progresso, quanto já foi pago até agora, quais os principais problemas e riscos ? Permite comparação e identificação de melhores práticas.

Modelo Torre de Controle (Control Tower) Trata o gerenciamento de projetos como um processo de negócio a ser nutrido e protegido; Segundo Casey & Peck, este modelo deve ter suas funções combinadas com a Estação Meteorológica; Desempenha quatro funções básicas: estabelecimento de padrões para gerência de projetos, suporte de como seguir estes padrões, reforçar os padrões definidos e promover melhoria contínua nos mesmos; Para reforçar os padrões é necessário que a Torre desempenhe um papel de auditoria; O escritório é responsável por passar instruções de vôo, pouso e decolagem para minimizar acidentes com projetos.

Modelo Pool de Recursos (Resource Pool) Busca preencher a lacuna ligada a contração, desenvolvimento e retenção de gerentes de projeto que as empresas normalmente apresentam; Responsável pela contratação direta dos gerentes; Responsável por manter um banco de dados de experiência e habilidades dos gerentes de projeto; Indica que gerentes devem ser designados a que tipo de projeto.

Combinação de funções segundo modelos de Casey & Peck

Abordagem Kerzner – modelos genéricos Functional Project Office – Específico de uma área ou divisão (p.ex. TI). Sua missão é gerenciar um pool de recursos críticos – coexistência/complemento de outros tipos de PMO. Customer Groups Project Office – Abriga um `cluster´ de clientes/projetos visando otimizar seu gerenciamento. Corporate Project Office – Sua missão é suportar a estratégia corporativa/de negócios, apoiando toda a organização e gerindo a propriedade intelectual associada ao GP.

visando processos e otimização de recursos em projetos diferentes Estágios de um PMO, segundo J. Kent Crawford PMO “estratégico” visando a organização como um todo visando processos e otimização de recursos em projetos diferentes Crawford, 2002

Projeto Autônomo Escritório separado das operações da empresa; Destinado a um gerenciamento de um projeto ou programa específico; Utilizado em projetos de complexos PMO criado (na obra, na casa do cliente). Possui responsabilidade sobre o sucesso do projeto. Alta Administração PMO do Projeto/programa Autônomo Operações da empresa Equipe do projeto Autônomo

Project Support Office Apoio a diversos projetos simultâneos; Fornece suporte, ferramentas e serviços para planejamento, controle de qualidade, prazos e custos; Possibilidade para fornecer recursos técnicos, treinamentos, metodologia de GP, metodologia de Base de Conhecimento, papéis e responsabilidades. Projeto 2 Projeto 3 Projeto 1 Projeto 4 Project Support Office

Ex: Multinacionais de TI: ex.: HP Centro de Excelência Não assume responsabilidade pelo sucesso do projeto. Sponsorship: apoio de cima; Liderança: conhecimento e capacidade de gerenciar e influenciar stakeholders; Valor agregado: demonstrar benefício de se adotar as práticas de GP propostas; Desenvolvimento profissional: desenvolver GPs, líderes e membros de equipes competentes. Ex: Multinacionais de TI: ex.: HP

Centro de Excelência Agências Governamentais Outras Empresas Recursos Humanos Qualidade Total Centro de Excelência Institutos, Entidades e Associações Profissionais Alta Adm Operações Planejam. Estratégico Fornecedores e Vendedores Consultores

Program Office É responsável pelo sucesso dos projetos; Atua no gerenciamento estratégico de todos os projetos da organização; Gerencia os gerentes de projetos; Incorpora o Project Office e o Centro de Excelência. Poder; Prioridade corporativa; Controle amplo do empreendimento. GP 1 GP 2 GP 3 GP 4 Program Office

Enterprise Project Support Office Escritório de projetos de esfera corporativa, atuando no gerenciamento de todos os projetos da organização. Alinhados com o planejamento estratégico da empresa e sua visão de futuro. Suas principais funções são: Planejamento estratégico dos projetos (internos e externos); Gerenciamento de projetos interdepartamentais; Gestão do conhecimento empresarial; Retenção do capital intelectual da empresa.

GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos WBS para criação de um PMO GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Dicas para o sucesso de um PMO-Conclusões Trate a implantação do PMO como um Projeto; Tenha o comprometimento da alta administração; Venda a “idéia” para toda organização; Desenvolva um senso de comprometimento em toda a equipe; Desenvolva a liderança e espírito de equipe; Desenvolva a confiança entre os stakeholders; Desenvolva estimativas de custo, prazos e qualidades realistas; Desenvolva alternativas em antecedência aos problemas; Mantenha as modificações sob controle; Evite um número excessivo de documentos e análises. Não complique - “Do It Simple!”

Amplitude de atuação do PMO-Conclusões Decidir estratégia e reestruturar Deixar fazer com metodologia Fiscalizar e orientar Analisar informação Intervir e controlar Coletar informação Exigir correção +Passivo +Ativo

Patrocinadora dos Projetos Onde ficará o Escritório de Projetos-Conclusões Alta administração Patrocinadora dos Projetos Estratégias Organizacionais Consolidação dos relatórios e controles PMO Metodologia, Serviços, Treinamento, Documentação, Alinhamento Acompanhamento, Relatórios de progresso, Controle de recursos Projeto A Projeto B Projeto C Necessidades do Negócio Produtos do Negócio Resultados Resultados Resultados