Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas Coordenação de Pessoal Técnico-Administrativo A UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE E O DIMENSIONAMENTO DA FORÇA DE TRABALHO

A UFF Somos cerca de 4.300 servidores Técnico-Administrativos e 3.000 Docentes; Servimos à comunidade com: 03 Campi; 04 Pólos Universitários; 01 Colégio Universitário; 01 Hospital Universitário; Diversas Unidades isoladas, todas distribuídas por vários municípios do estado do Rio de Janeiro, incluindo Niterói; Campus Avançado em Oriximiná/PA, Reitoria em Niterói.

A UFF Missão: Visão: Fonte: PDI – UFF “Produzir, difundir e aplicar conhecimento e cultura de forma crítica e socialmente referenciada.” Visão: “A UFF será reconhecida nacionalmente pela qualidade dos seus cursos, mérito da sua produção científica e relevância social das suas atividades, ampliando a sua capacidade de oferecer soluções para o desenvolvimento auto-sustentado do Brasil.” Fonte: PDI – UFF

Na UFF – 2004 a 2010... Censo UFF 2004; PCCTAE – Lei 11.091/05; Realização de diversos Concursos Públicos; Elaboração de processo embrionário de alocação de pessoal baseada em perfil dos servidores; Decreto 7.232/10 – Reposições; Levantamento de Competências institucionais, a partir de Workshop (2006);

Na UFF – 2004 a 2010... I Seminário Interno de Recursos Humanos (2010) – “Construindo coletivamente a gestão de pessoas: planejamento estratégico da área para o quadriênio 2011-2014” Perspectivas: Mudança da cultura organizacional; Comprometimento dos colaboradores; Otimização do fluxo de trabalho; Definição das atribuições das áreas e perfil dos servidores; Divulgação das competências profissionais por cargo e área.

Na UFF – 2004 a 2010... Processo de reestruturação administrativa, resultando na criação da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas - PROGEPE, caracterizando importante mudança conceitual para as perspectivas de gestão. em substituição à Superintendência de Recursos Humanos – SRH, - FALAR UM POUCO SOBRE ISTO

Na UFF – 2004 a 2010... Aprovação pela Comissão Mista de Orçamento e Metas da Universidade, em 2010, do Programa Institucional, proposto pelo então Departamento de Desenvolvimento de Recursos Humanos, atual Coordenação de Pessoal Técnico-Administrativo, “Dimensionamento e Análise da Força de Trabalho Técnico-Administrativa da UFF”, o que garantiu o aporte de recurso financeiro do PDI da Universidade. O Programa prevê três os eixos de atuação: Dimensionamento da Força de Trabalho; Impacto da Capacitação sobre a dinâmica da UFF; e Mapeamento de Competências. AS TRÊS VERTENTES SUBSIDIAM AS POLÍTICAS DE GESTÃO. PRECISÁVAMOS SABER O QUE JÁ SE CAPACITOU. QUAL O CAPITAL INTELECTUAL DA NOSSA INSTITUIÇÃO. AS COMPETÊNCIAS NECESSÁRIAS PARA A DEFINIÇÃO DE POLÍTICAS DE GESTÃO. E O DIMENSIONAMENTO COMO UMA CONSOLIDAÇÃO REFLETINDO NA ALOCAÇÃO IDEAL DAS PESSOAS. SERIA UM PROCESSO RETROALIMENTANDO OS OUTROS. ENTENDEMOS QUE SÃO FACETAS INDISSOCIÁVEIS DA GESTÃO DE PESSOAS. ESTA RETROALIMENTAÇÃO PODE SE DAR PELA AVALIAÇÃO DE DESEMEPNHO. PERCEBÍAMOS QUE HAVIA OUTRAS QUESTÕES A SEREM LEVANTADAS, CONTUDO NÃO TERÍMOS CAPACIDADE INSTALADA PARA TODAS AS AÇÕES. DESTA FORMA, COMO SE VERÁ A FRENTE, OPTAMOS POR COLOCAR ESTAS DIMENSÕES EM 2011 E ESTENDER O PROGRAMA EM 2012.

Eixo: “Impacto da Capacitação sobre a dinâmica da UFF” Objetivos Específicos 1. Avaliar o impacto produzido pelo processo de capacitação dos servidores técnico-administrativos da UFF sobre as competências individuais e institucionais, no período de 2006 a 2010; 2. Subsidiar a elaboração dos concursos públicos, as remoções, as redistribuições, as avaliações de desempenho e o plano de capacitação. O que foi realizado e a fase atual: Pesquisa bibliográfica em plataformas de pesquisas e páginas eletrônicas, visando definir a base teórica. Definição da abordagem metodológica. Aplicação de questionários (técnico-administrativos e chefias), 2011/2012.

Eixo: “Mapeamento de Competências” Objetivos Específicos 1. Mapear as competências individuais institucionais; 2. Subsidiar a elaboração dos concursos públicos, as remoções, as redistribuições, as avaliações de desempenho e o plano de capacitação; 3. Identificar as atividades desenvolvidas nas diversas unidades da UFF. O que foi realizado e a fase atual: Aplicação de projeto piloto na PROGEPE para definição da metodologia; Aprovação pelo Magnífico Reitor para implantação na UFF; Preparação para mapeamento em toda Universidade, ainda em 2012.

Eixo: “Dimensionamento da Força de Trabalho” Objetivos Específicos: Apurar o quantitativo da força de trabalho técnico-administrativa e sua distribuição pelas diversas unidades da estrutura organizacional; Identificar o potencial humano, quanto à escolaridade, idade, tempo de serviço, experiência profissional e rotatividade; Subsidiar a elaboração dos concursos públicos, as remoções, as redistribuições, as avaliações de desempenho e o plano de capacitação. O que foi realizado e a fase atual: COMO IDENTIFICAMOS QUE NOS SISTEMAS NÃO HAVIA TODAS AS UNIDADES QUE NA PRÁTICA EXISTIAM, PRECISAMOS ORGANIZAR OS SISTEMAS. APÓS ACERTAS OS SISTEMAS, IDENTIFICAMOS QUE NA PRÁTICA OS SERVIDORES ESTAVAM TRABALHANDO EM DETERMINADOS SETORES QUE NÃO CORRESPONDIAM A LOTAÇÃO DO SISTEMA. Organização da estrutura das UORGs dentro dos sistemas institucionais, iniciado em 2011. Ajuste no sistema da força de trabalho, em 2012. Aplicação de formulário individual a todos os servidores técnico-administrativos, objetivando o levantamento do perfil funcional, iniciado em 2011.

Em 2011... Aprovação pela Comissão Mista de Orçamento e Metas da Universidade de novo Programa Institucional proposto pela CPTA, com aporte de recursos do PDI: “Programa de Dimensionamento da Força de Trabalho e Mapeamento de Processos Administrativos e Ambientes Organizacionais – UFF” EM 2012 INICICAMOS ESTE TRABALHO E TAMBÉM A REFORMULAÇÃO DOS PROCESSOS DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO, QUE NÃO ESTÁ UTILIZANDO RECURSOS DO PDI.

• Objetivos: Concluir os processos iniciados no Programa anterior; Catalogar por unidade os cargos existentes em cada área de atuação do servidor; Realizar diagnóstico da quantidade de processos que envolvem os cargos da Universidade; Identificar os Macroprocessos envolvidos; Utilizar técnicas qualitativas e quantitativas de sondagem e identificação dos ambientes organizacionais da UFF, visando à identificação e análise do processo de trabalho e atribuições de cada área de atuação dos servidores. DENTRO DESTE PROGRAMA ESTAMOS CONCLUINDO OS TRABALHOS INICIADOS EM 2011 (MAPEAMENTO DE COMPETÊNCIAS, LEVANTAMENTO DE PERFIL E IMPACTO DA CAPACITAÇÃO) E COMEÇANDO O MAPEAMENTO DE PROCESSOS E AMBIENTES. Mapeamento das Unidades UFF; Identificar o “tamanho” da universidade em termos de unidades; Identificar o relacionamento entre as Unidades no que tange a troca de informações/documentos; Identificar o “Gapping” aproximado entre o número total de servidores e os funcionários da UFF;

Por que a realização deste Trabalho? Favorecimento da profissionalização das relações interpessoais e intersetoriais: Definição mais clara dos fluxos e processos de trabalho; Maior agilidade e transparência no fluxo de informações; Definição das atribuições dos Setores; Despersonificação das atividades desenvolvidas.

Por que a realização deste Trabalho? Qualificação da base de sustentação técnica para as políticas e ações de gestão de pessoas, associadas às definições do PDI em vigor, tais como: Valorizar, capacitar e qualificar a força de trabalho; Incentivar a integração dos esforços individuais aos objetivos institucionais; Comprometer a comunidade universitária com o desempenho global da Instituição.

Resultados já alcançados 12% dos dados dos servidores já foram implantados no sistema: Identificamos que: 53% dos servidores são do sexo feminino; 40% possuem pós-graduação; 79% possuem especialização; 22% possuem mestrado; 42% possuem inglês não fluente; 46% domina word; 39% domina parcialmente o excel; 31% domina parcialmente o power point; 48% domina a internet.

Resultados já alcançados Lista atualizada dos contatos/responsáveis da Universidade; Atualização de 90% dos sistemas de UORGs da Universidade; Mapeamento dos macroprocessos de 15% das Unidades.

Dificuldades encontradas... Greve; Desatualização dos sistemas gerenciais internos de gestão de pessoas; Dificuldade de adesão dos servidores, quanto à resposta aos questionários; Unidades muito dispersas; Acúmulo de atribuições dos integrantes do grupo de trabalho; Falta de um sistema de TI que reflita as demandas atuais da área. Greve: Muitas unidades encerraram suas atividades ou não retornam as chamadas da equipe do projeto em função da greve.; Aceitação: O projeto ainda não é conhecido dentro da Universidade, o que em alguns casos impede ou adia a concretização da coleta de dados; Uma dificuldade institucional que ocasionou uma reformulação das etapas preliminares do projeto, no tocante ao levantamento da força de trabalho, referiu-se à emissão de relatórios gerenciais que não espelhavam a estrutura hierárquica correta das unidades organizacionais (UORGs) e consequentemente a distribuição exata dos servidores nessa hierarquia. Esta dificuldade específica gerou o engajamento de membros da equipe em grupo de trabalho criado pela Proplan, com o objetivo de realizar os ajustes cabíveis nos sistemas SIAPE e SIORG-UFF, em relação à estrutura organizacional da UFF, bem como definir a regulamentação e fluxos necessários para as alterações estruturais.

Nossas Perspectivas... Conhecer tecnicamente e operacionalmente o funcionamento das atividades inerentes a todos os cargos da organização; Elaborar projeto para melhor alocar os servidores, com base em perfis estabelecidos a partir dos levantamentos realizados; Subsidiar os Planos Institucionais de Capacitação e de Gestão de Desempenho; Subsidiar atividades de outros setores da Universidade; Favorecer o aprimoramento dos sistemas informatizados; Aprimorar os fluxos de trabalho, favorecendo maior celeridade e qualidade nos serviços prestados.

Contatos PROGEPE – www.progepe.uff.br CPTA – (21) 2629-5041 alinemarques@vm.uff.br