ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS Aula 14

Análise de Formulários e Elaboração de Manuais

Análise e desenho de formulários ÁREAS DE ATUAÇÃO Indicadores de problemas em formulários: a) contínua dificuldade na compreensão e preenchimento; b) formação de filas; c) permanência de problemas após a racionalização do trabalho; d) demoras na utilização. Objetivos: facilitar o fluxo de informações, uniformizar procedimentos, centralizar controles, promover a criação e desenvolvimento de formulários, fixar padrões para projeto e especificações físicas para formulários, harmonizar o seu uso junto aos demais componentes organizacionais e compatibilizar sua ação com as expectativas dos funcionários.

Estratégia na análise e desenho de formulários Levantamento dos formulários existentes, classificação e codificação; Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de informações; Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes ou adaptação; Criação de novos formulários; Teste dos formulários

Técnicas Periférica; Comparativa.

Manualização elaboração e uso de manuais Os indicadores para o uso de manuais estão ligados a: a) divulgação; b) coordenação; c) análise; d) treinamento. Objetivo: permitir a reunião de informações de forma organizada e criteriosa.

Estratégia para manualização a) Itemizar os modelos manualizados; b) Qualificar a manualização; c) Elaborar o manual; d) Distribuir o manual.

Tipos e técnicas de manualização a) Manual de organização, manual de estrutura; b) Manual de instruções, manual de normas e procedimentos, manual de processo, manual de procedimentos, manual de serviços; c) Manual de formulários; d) Manual de seqüência administrativa ou de métodos operacionais; e) Manual de normas.

Departamentalização (estruturação) formulação e análise Objetivos: a) aproveitar a especialização; b) maximizar recursos disponíveis; c) controlar; d) coordenar; e) descentralizar; f) integrar ambiente e organização; g) reduzir conflitos.

Técnicas a) Área geográfica; b) Clientes; c) Contingência ambiental; d) Funções; e) Mercado; f) Número; g) Processo; h) Produto ou serviços; i) Projeto; j) Task-force ( força-tarefa); k) Tempo.

Organograma formulação e análise estrutural Objetivos a) divisão do trabalho; b) relação superior-subordinado; c) trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais; d) análise organizacional facilitada.

Técnicas a) Estrutural; b) Circular ou radial; c) Funcional (a); d) Funcional (b); e) Estrutural-funcional; f) Matricial

Manualização formulação e análise estrutural Objetivos: a) explicitar as diretrizes básicas da empresa; b) relatar resumidamente a história da empresa; c) demonstrar a estrutura organizacional; d) definir funções, posições, responsabilidades e relações entre cargos; e) atender às exigências das normas internacionais.

Tipos e Técnicas a) Manual de política; b) Manual de organização (a); c) Manual de organização (b); d) Manual de organização (c); e) Manual de organização (d).

Sistemas de informação nos estudos organizacionais Objetivos: a) estabelecer uma estrutura organizacional com delegação de autoridade e responsabilidade bem definidas; b) elaborar normas de conduta adequadas; c) criar uma filosofia e uma estrutura de comunicação e de treinamento; d) criar subsistemas de informações; e) possibilitar programas de auditoria.

Técnicas a) Sistemas de informações (a); b) Sistemas de informações (b).

Mudança organizacional Como desenvolver um programa de mudança? a) suporte da alta administração; b) consciência sobre o impacto do processo de mudança; c) preparação da mudança; d) conhecer o alcance dos vários programas de mudança; e) não esperar resultados plenos e imediatos; f) congruência entre os objetivos da mudança e os valores da empresa; g) controle.

Mudança organizacional O que é mudança organizacional? É qualquer alteração significativa dentro da organização, que seja articulada, planejada e operacionalizada por pessoal interno ou externo à organização, tendo ainda o apoio e supervisão da administração superior. A mudança organizacional deve atingir os componentes comportamental, estrutural, tecnológico (equipamentos), estratégico e tecnológico (conhecimento), qualquer que seja a ferramenta a ser utilizada.