Mapeamento de processos e padronização de procedimentos “META PADRÃO” Mapeamento de processos e padronização de procedimentos

O que é Meta padrão? Mapeamento de processos: Segundo definição contida no Guia D simplificação / Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Gestão. 2ª ed. – Brasília : MPOG/SEGES, 2006 processo é: “um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas). Esses processos são geralmente planejados e realizados para agregar valor. (grifo nosso) Esse conceito traz a idéia de processo como fluxo de trabalho – com insumos e produtos/serviços claramente definidos e atividades que seguem uma seqüência lógica e que dependem umas das outras numa sucessão clara - denotando que os processos têm início e fim bem determinados e geram resultados para os clientes internos e usuários do serviço público.”

O que já foi feito Formulário individual: Portaria-AD nº 070/2009 Instrução: Descreva cada atividade que você realiza; Indique quem recebe o resultado da sua atividade dentro da sua unidade; Indique qual competência se relaciona com essa atividade Formulário para Unidade Organizacional (indicação preliminar de processos para análise e correção/ajustes) FLUXO DESCRITIVO: PRODUTO OU SERVIÇO ENTREGUE: OBSERVAÇÃO IMPORTANTE DO PROCESSO (QUALIDADE): ANÁLISES: (1) ANÁLISE COMPARATIVA\Conselho_Diretor_Pre sidente_ANÁLISE_COMPARATIVA.doc x; (2) MAPEAMENTO_DE_PROCESSOS_VISÃO _GERAL.doc Portaria-AD nº 070/2009 Portaria-AD nº 070/2009

Análise por Números 80% dos empregados souberam descrever suas atividades Foram apontadas 2026 atividades/tarefas Conhecimento: 56% sabe plenamente porque faz(competência) e qual o cliente 18 sabe parcialmente porque faz(competência) e qual o cliente 19% não sabe porque faz(competência) e mas sabe qual o cliente 1% sabe plenamente porque faz(competência) e mas não sabe qual o cliente 6% não sabe porque faz(competência) e nem qual o cliente

Análise por Números 82% do total de competências foi apontado relacionado com as tarefas/atividades 73% apontou a própria unidade como cliente principal As unidades apontaram 231 processos/sub processos Foram identificados 192 “produtos/serviços” Quase 2/3 dos processos e produtos identificados são “meio”

Análise por Gestão de Processos Quase totalidade das unidades tiveram grande dificuldade em definir seus produtos e serviços com clareza Foco na atividade (2026 atividades bem descritas X 192 produtos mal descritos ou confundidos com atividade) Visão funcional (73% das vezes a unidade é o cliente) Grande dificuldade em se definir o mapa de processos

Análise por Gestão de Resultados Cadeia de Valor (Designa a série de atividades relacionadas e desenvolvidas pela organização para satisfazer as necessidades dos clientes - INDG) Formulação Estratégica Cliente

Valor na Gestão Pública PERSPECTIVAS DA APLICAÇÃO Macro-Governamental Organizacional/Institucional Individual/Grupal D A G R E Ç Ã O V L Resultado Planos de desenvolvimento (planos estratégicos e plano plurianual) Gestão por programas (formulação, monitoramento e avaliação de programas e ações) Planejamento estratégico Contratualização/ agencificação (contratos de gestão, acordos de resultado etc.) Avaliação de desempenho individual e grupal Processo Sistemas centrais (compras, RH, logística, TI/governo eletrônico, orçamento, finanças etc.) Controle, promoção da transparência e accountability e luta contra corrupção Gestão da qualidade Simplificação administrativa Gestão do atendimento Gestão da organização governamental (estruturas e modelos institucionais, regulação, parcerias com a sociedade etc.) Capacitação e gestão de competências Direção pública Gestão de cargos e carreiras Assistência ao servidor Dimensionamento da força de trabalho Recurso Gestão da qualidade do gasto Repressão fiscal Gestão orçamentária, financeira e contábil Eficiência Redução de despesas Produtividade Política de reajustes salariais Previdência do servidor

Avanço do Valor na Gestão Pública

Análise por Gestão de Resultados Disfunções na Cadeia de Valor 73% das vezes a unidade é o cliente Quase 2/3 dos processos e produtos identificados são “meio” Valores “ensimesmados” Impacto na percepção de resultados (1ª Geração) Visão do Controle – processos visando o “Como” em detrimento de “o que” – TCU (desconhecimento de finalidade) Resultados Funcionais

Análise por Gestão de Resultados Produtos e serviços mal definidos Concepção de Metas e Projetos generalistas Estrutura matricial fraca Auto avaliação Gespública 88% das 71 práticas analisadas são existentes ou adequadas Toda avaliação comprometida por ausência de definição clara de resultados (produtos e serviços) e sua medição Conclusões coincidentes: Modelo de gestão que foque nos resultados

Análise por Gestão de Resultados Eficiência = "fazer certo a “coisa”’; Visão do controle Eficácia = "fazer a “coisa” certa"; Visão Funcional Efetividade = "fazer a “coisa” que tem que ser feita"; Visão de Resultado

Conclusões - Mapeamento Relatório final em fase de conclusão Cerca de 231 processos/sub processos mapeados Cerca de 192 produtos e serviços O desafio de mapear os processos do Confea foi parcialmente cumprido considerando-se as complexidades relatadas,

Conclusões - Mapa de Processos

Conclusões O desafio deve ser enfrentado doravante com duas linhas de ações: Linha de Gestão por Processos Reestruturação de processos Ajustes de estrutura Avanço nas técnicas de gestão Escritório de processos Linha de Gestão de Processos Avanço na meta de padronizar 30%

Padronização de 30% 60 processos/sub processos 03 macro processos Avanço com recursos próprios e metodologia já existente Processos elencados: Ação já iniciada: Viagens a Serviço, PROCESSO PRODUTO/SERVIÇO AGENTES ENVOLVIDOS Viagens a serviço Passagem e diária GIE/GTI/GPG Convênios de auxílio financeiro Auxílio financeiro GRI/GFI/GOC/GAC/GCI COMISSÃO/PLENÁRIO Aquisição de bens e serviços Bens e serviços SAF (LICITAÇÃO)/GFI/GOC/GIE/PRE SIDENTE Normatização Resolução Normativa GIE/GAC/GCI/COMISSÕES/PLE NÁRIO

Processo Normatização - Resolução

Gestão por processos Busca de metodologia, ferramenta de TI e apoio especializado em modelagem e padronização de processos que melhor se adapte a realidade do Confea para o avanço na meta BPMN (foco na atividade) X VPMN(foco no valor agregado) Ação desenvolvida em parceria com AGU(organização âncora do Gespública no DF) e MPOG(Programa Gespública) Nova ferramenta em teste a partir da 1 ª quinzena de outubro Ação com foco na identificação dos produtos e serviços do CONFEA e das unidades

Gestão por processos Avanço nas técnicas de gestão para integração de processos, projetos e metas Ação em parceria com MPOG(Gespública) e TCU Otimização do desdobramento do GPD e dos Projetos nos processos das unidades através do BSC Ação com foco em Gestão Orientada a Resultados

Meta Padrão