O que é fazer Auditoria Operacional? The Swedish National Audit Office O que é fazer Auditoria Operacional? Tony Angleryd 1

Tendências Internacionais em auditoria “A sociedade de auditores e seus inimigos” Juiz, cão de guarda ou promotor de mudanças Tudo deve ser relatado e auditado A burocracia em torno da auditoria deve ser limitada ? Conduzir avaliações de programa avançadas “auditorial”  “em torno da auditoria” “De volta para o”  “Retorno ao” “regularidade”  “conformidade” Retorno ao básico e foco em conformidade Padronização & & harmonização 2

EFS e auditoria governamental Similaridades entre as ESF Princípios, papel e missão “Luta pelo Poder” (posição e atribuições) Distinções entre as ESF Condições constitucionais e políticas Atribuições e organização Recursos e competência “Entidades Superiores de Auditoria”  “EFS” 3

Auditoria Operacional Auditoria Financeira Auditoria Operacional Conformidade Relatórios não econômicos Auditorias de economicidade Administração contábil/financeira Eficiência Administrativa Eficiência de programas Controle Interno Demonstrações contábeis e financeiras “Contábil”  “Financeira” “Regularidade”  “Conformidade” “contábeis”  “econômicos” Efetividade dos programas da entidade auditada Impacto das políticas e ações governamentais Transações individuais 4

Tendências que afetam a Auditoria Financeira A criação de organismos governamentais com competências administrativas e funções de controle interno “Desde o início” - sistemas integrados de controle Auditorias internas e externas desenvolvidas sob influências globais Questões não econômicas (relatórios operacionais, ambientais, sociais, etc.) estão recebendo mais atenção‏ Questões novas e mais exigentes devem ser abordadas (irregularidades complexas, auditorias temáticas, etc.)‏ “Contábil”  “Financeira” “contábeis”  “econômicas” “exigentes”  “desafiadoras” Será o GAO o modelo futuro para as ESF? 5

Administrando programas governamentais Recursos Comportamentos Processos Conseqüências Resultados Emite Diretrizes Conformidade Regula a Conformidade Define objetivos Auditoria Operacional Define insumos Despesas Define resultados Auditoria Operacional Ferramentas administrativas 6

A sociedade exige mais que as formas tradicionais de controle e auditoria Estruturas complexas e amplas camadas de reformas Condições e necessidades mudando rapidamente Fracos incentivos inerentes para a mudança Finanças públicas versus necessidades da população Melhoramentos e aprendizados permanentes “continuados”  “permanentes” 7

Auditoria Operacional (INTOSAI) “A AO é um exame independente da eficiência e da efetividade de ações, programas ou organizações governamentais, com a devida atenção à economia, e visando a conduzir a melhorias.” Baseada em decisões produzidas pelo legislativo Podem ser realizadas em de todo o setor público Um exame realizado com base ad hoc Enfoca o desempenho, não os gastos e contabilidade Não é uma forma de auditoria do tipo “check-list” “temporal” = “” As duas perguntas básicas: As coisas estão sendo feitas de modo certo? As coisas certas estão sendo feitas? 8

Auditoria Operacional O quê e para quê? Por que se deve auditar? Para salvaguardar bom desempenho, transparência, accountability, aprendizado e melhorias Qual deve ser o foco? Desempenho de políticas, serviços e organizações (o desempenho que é responsabilidade do Governo e dos seus ministros e que os mesmos possam influenciar) “sobre o qual o Executivo e seus ministros sejam responsáveis (accountable) e possam influenciar”  “Desempenho de políticas, serviços e organizações (o desempenho que é responsabilidade do Governo e dos seus ministros e que os mesmos possam influenciar)” 9

Auditoria Operacional –Quando e como? Quando deve ser realizada? Quando houver indícios de problemas influentes e materiais Como deve ser realizada? Através da avaliação do desempenho confrontado com as intenções, expectativas, decisões, melhores práticas etc. Através de informações úteis, objetivas e confiáveis e de análises bem fundamentadas “executada” = “realizada” 10

Auditoria Operacional e política Decisões políticas são tomadas como definitivas Auditoria Operacional examina se os objetivos são cumpridos e pode explicar deficiências na legislação em vigor Auditoria Operacional pode sugerir alterações na legislação para melhorar o desempenho operacional e obter o cumprimento dos objetivos AO não desafia a política. Ajuda a política a se implementar. “as propostas (intentions) são cumpridas”  “os objetivos são cumpridos” “através da legislação (regulations)”  “na legislação em vigor” “(regulations)”  “” “das propostas (intentions) “  “dos objetivos” 11

O MODELO INPUT-OUTPUT Economia Eficiência Efetividade Output Atividade Conseqüência Atividade Output Input Objetivo‏ Mantendo os custos baixos “Intenção (Proposta)”  “Objetivo” Maximizando a utilização dos recursos disponíveis Atingindo as metas estipuladas 12

Resultado e conseqüência Atividade Resultado Conseqüência Empréstimos a agricultores Banco rural Produção Agrícola Saúde Tratamentos Pacientes curados Educação Cursos de treinamento Melhor conhecimento Fazendeiros  “agricultores” Controle de trânsito Fiscalizações Menos acidentes Subsídios, Cursos de treinamento novas construções Melhores condições de vida Menos pessoas pobres Programa de Redução da pobreza 13

Auditoria Operacional pode responder a perguntas como Os objetivos políticos estão se realizando? Há uma boa relação de custo e benefício? As secretarias estão operando com eficiência? Como os problemas existentes podem ser reduzidos? Estava tudo em inglês 14

Condição, estrutura, ambiente etc. AMBIÇÃO FOCO INTERNO FOCO EXTERNO Condição, estrutura, ambiente etc. Sistemas, processos, práticas & comportamento AO ADVANÇADA Quais são os obstáculos para um bom desempenho? Conseqüência 1 (2) Atividades, custos e resultados AO TRADICIONAL Será que o desempenho está de acordo com o critério estabelecido ? Meta-Avaliação Administração (Planejamento, objetivos, avaliação e indicadores AO “LIGHT” O sistema gerencial é sólido? Controle externo e Irregularidadaes Controle interno e irregularidades CONFORMIDADE Cumpre-se a legislação? 15

Princípios Competência definida e acesso a informação Proteção contra influências indevidas Serve a políticos porém não é auditoria de conformidade Exige habilidade especializada 16

Auditores possuem lealdades diferentes AUDITORIA OPERACIONAL Economia, eficiência e efetividade AUDITORIA FINANCEIRA OU DE CONFORMIDADE Legislação regulatória e normas de contabiliadade “CONTÁBIL”  “FINANCEIRA” 17

Auditoria operacional Relatório anual. Mais padronizados. Produz certificações e opiniões. Resultados menos informativos. Ad hoc. Varia de conteúdo. Produz análises que promovam mudança e aprendizado. Resultados informativos. Relatório Voltado para o processo, valores profissionais Visa resultados, voltado para a pesquisa Caracte-rística Formato padrão. Informação obtida do auditado De todos os tipos. Variam de uma auditoria para outra. Grande quantidade de fontes de informação Fontes e métodos Contabilidade e direito. São peritos na área. Sabem a maioria das respostas e são capacitados e podem dar boa orientação. Economia,ciência política, sociologia... Não perito nas áreas auditadas. Não sabe as respostas. Educação (Formação)‏ Demonstrações financeiras (transações, contabilidade, procedimentos de controle chave) Política, programa, organização, atividade e administração (gerência)‏ Foco em As operacões contábeis estão sendo executadas de modo legal e regular e será que as contas e o controle interno são confiáveis? As políticas, programas e as organizações estão desempenhando seus papeis corretamente, ou será que podem ser mais econômicos, eficientes e efetivos? Questão básica Auditoria financeira Auditoria operacional Aspecto “contábil”  “financeira” “contábeis”  “financeiras” 18

O Processo de Auditoria na AO Plano Estratégico - Orientação e Temas Plano Anual - Problemas e Auditorias Estudos prévios com Plano de Trabalho - Aprendizado e planejamento Estudo principal com o Relatório de Auditoria - Coleta de dados, Análises, Documentação - Governo, Parlamento e Mídia Follow-up - Aprendizado e Divulgação 19

O que é uma questão de auditoria Expectativas Indicíos de problemas Falta de correspondência Realidade Conseqüências negativas 20

Indícios de problemas Excesso de gastos e desempenho medíocre Falta de clareza na alocação do trabalho Ambigüidades e contradições no marco regulatório Demoras ou longos prazos de processamento Elevado número de reclamações Indícios de efeitos colaterais negativos Problemas verificados em outros estudos Incertezas sobre a eficiência e sobre a efetividade 21

A escolha do topico de auditoria Relevância Materialidade e riscos Competência (Mandate) e auditabilidade Possibilidade de realização de uma auditoria Dados, complexidade, recursos e competência Riscos externos (temas politicamente controversos, etc.) Potencial para mudança e interesses externos 22

Os diferentes passos o auditado é E, E ou E? Questão de auditoria: De que trata a auditoria – o auditado é E, E ou E? (Critérios: O que devem ser?)‏ Evidência: Quais são as condições? Achados: Qual é a resposta? -------------------------------------------------------------- Análises: Por que os achados divergem dos critérios? Recomendações: O que fazer? Auditado = Programa, atividades ou autoridade 23

Critério de auditoria – o que deve ser Relevante, razoável e atingível Políticas, metas e objetivos Leis, regulamentos e decisões Melhores práticas Comparação histórica Normas profissionais e experiências Peritos independentes e conhecimento científico Bedömningskriterier ska vara Relevanta Rimliga Möjliga att uppnå (hmmm…)‏ Kan t.ex. vara Lagar, förordningar och regler Beslut av riksdag eller regering Förvaltningspolitiska normer Jämförelse med ”best practice” (mellan enheter)‏ Jämförelser över tid (samma enheter över tid)‏ Professionella normer och standarder (t.ex. läkare)‏ Oberoende experter (t.ex. pedagogikprofessorer från Norge)‏ Vetenskaplig kunskap 24

Durante o estudo principal é importante: Ser criativo, flexível, e criterioso na coleta de dados (segunda melhor solução)‏ Buscar informações e argumentos de diferentes fontes e perspectivas (equilíbrio) Manter um distância objetiva da informação e argumentos obtidos (integridade) Ser receptivo a argumentos e pontos de vista (aprendizado) Encontrar evidências e fontes sólidas (confiabilidade) 25

O relatório deve ser objetivo e confiável Objetivos, escopo, metodologia e fontes Os fatos devem ser bem fundamentados, apresentados de modo objetivo e interpretados de maneira justa e neutra O relatório deve ser bem escrito, bem estruturado, e conter todos os argumentos e conclusões relevantes O relatório deve ser completo, equilibrado, preciso, convincente, claro e conciso Recomendações, se oferecidas, devem ser endereçadas diretamente a solucionar as causas raiz dos problemas A boa comunicação é essencial 26

Implantar Auditoria Operacional não é um “quebra galho” (quick fix) Ambiente político Cultura administrativa Cultura interna e hábitos Recursos e competência Infra-estrutura e práticas Envolvimento da gerência Entretanto, todos eles dizem que valeu a pena 27