Ped. Maria Salete Venhofen ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA SECRETARIA EXECUTIVA DO CMDCA Ped. Maria Salete Venhofen SETAS

plenário conselheirosSecretaria Executiva Como deve ser estruturado o Conselho? O Conselho deve ser composto por um plenário integrado por todos os conselheiros e por uma Secretaria Executiva. A Secretaria Executiva deve ter suas atribuições definidas no regimento interno e acompanhar a execução das deliberações do Conselho, além de servir de apoio administrativo às suas atividades. SETAS

Secretaria Executiva A Secretaria Executiva Instância de apoio técnico-administrativo do Conselho Municipal dos Direitos da Criança e do Adolescente (CMDCA), composta por um técnicos e um assistente administrativo, de diversos órgãos, especialmente convocados para o assessoramento permanente ou temporário do Conselho Municipal dos Direitos da Criança e do Adolescente (CMDCA ). As ações da Secretaria Executiva serão subordinadas ao Presidente do Conselho Municipal dos Direitos da Criança e do Adolescente (CMDCA), que atuará em conformidade com as decisões emanadas da Sessão Plenária. SETAS

profissão de Secretária Essa profissional além de assessorar, participa ativamente dos conselhos, tanto na gestão, quanto nas decisões organizacionais. A profissão de Secretária é regulamentada pela Lei 7377 de 30/08/85 e de 11/01/96, possuindo também o Código de Ética (cópia da Lei e do Código de Ética podem ser acessadas no site Essa profissional além de assessorar, participa ativamente dos conselhos, tanto na gestão, quanto nas decisões organizacionais. SETAS

AS FERRAMENTAS SECRETARIAIS AS FERRAMENTAS SECRETARIAIS A Secretária Executiva utiliza, além das técnicas secretariais e do registro de todas as ações, ferramentas de motivação, liderança, comunicação, gestão, administração de tempo, para o desempenho das suas funções com responsabilidade e decisão. A profissão segue os princípios da Administração: tomar decisão, solucionar conflitos, trabalhar em equipe, separar fatos de opiniões, pensamentos de sentimentos e aplicá-los. SETAS

Deixou de ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas, atendendo assim, as necessidades dos Conselhos Deixou de ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas, atendendo assim, as necessidades dos Conselhos. decisão Cabe a Secretária atuar como um “filtro”, sem que precise levar pequenos problemas para a plenária, a qual cabe a decisão final nos casos de encaminhamentos, resoluções e deliberações. Ter visão do Conselho como um todo também se faz necessário, uma vez que os conselheiros esperam que junto com os problemas venham também as sugestões para resolução. SETAS

Para se atender a demanda, a Secretária Executiva tem que estar sempre atualizada e “antenada”, ou seja, estar sempre aprendendo para assim, ter amplos conhecimentos para sua atuação. A estrutura administrativa da Secretaria Executiva será dimensionada conforme o volume de atividades a ser administrada. SETAS

Sua postura irá refletir a realidade do Conselho, bem como, fortalecer ou prejudicar a imagem do mesmo. Enfim, o grande desafio das atividades cotidianas das Secretárias Executivas, é a solução e encaminhamento das demandas do Conselho e requerem: postura ética, amplos conhecimentos técnicos, administrativos e estabilidade emocional. SETAS

ÉTICA NA AÇÃO DO CONSELHO O que é isso? É um conjunto de princípios e valores que norteiam a forma de agir das pessoas. Fundamentam avaliações, críticas ou tomadas de decisões. É = a comportar-se de acordo com o consenso do grupo. Relaciona-se com o: FAZER = Competência AGIR = Conduta Resultado = EFICÁCIA SETAS

A Secretária Executiva contribui para a melhoria da qualidade e maior produtividade dos conselhos, tendo como ATRIBUIÇÕES Realizar cotações e comprar; Atender as demandas internas e externas com eficácia; Administrar eficazmente o tempo; SETAS

Manter atualizados os arquivos manuais e informatizados; Gerenciar tarefas operacionais, Valorizar os princípios de um bom sistema de comunicação; Resolver problemas inerentes ao seu trabalho, melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços; Ter uma visão geral das ações conselho; ATRIBUIÇÕES: SETAS

ATRIBUIÇÕES Coletar dados e elaborar relatórios; Redigir textos informativos sobre conselhos e suas atribuições; Aplicar as técnicas secretariais (arquivos, agenda e viagens); Coordenar o trâmite de papéis; Usar amplamente a informática (planilha eletrônica, banco de dados, processadores de textos, correio eletrônico, Internet, etc.); Gerenciar eficazmente a transmissão e difusão de informações. SETAS

Compete à Secretaria Executiva:  Elaborar, registrar, encaminhar e arquivar os documentos e correspondências determinadas pelo Plenário ou Presidência;  Secretariar as assembléias, lavrar as atas, controlar a freqüência dos conselheiros e promover medidas destinadas ao cumprimento das decisões do Plenário;  Operacionalizar contatos com os demais Conselhos Setoriais quando designado pelo Plenário ou Presidência;  Divulgar, conforme critério estabelecido pelo Plenário, as Resoluções do CMDCA, assim como publicações técnicas referentes à criança e ao adolescente; SETAS

Compete à Secretaria Executiva:  Manter o CMDCA informado acerca do sistema de informação sobre a criança e o adolescente, inclusive banco de dados de leis, decretos e propostas legislativas referentes à criança e ao adolescente, através de relatórios periódicos;  Desenvolver as atividades administrativas necessárias ao funcionamento do CMDCA;  Providenciar a publicação das Resoluções e demais atos do CMDCA no Diário Oficial do Município, nos prazos definidos na forma do Regimento Interno;  Elaborar a pauta das reuniões plenárias, conforme decisão das Comissões Permanentes, do Plenário, ou da Presidência;. SETAS

Compete à Secretaria Executi va:  Manter sob sua guarda os livros e documentos do CMDCA;  Elaborar a proposta Orçamentária Anual do CMDCA, encaminhando-a para apreciação do Plenário;  Divulgar trimestralmente a planilha de freqüência dos conselheiros governamentais e não governamentais nas sessões ordinárias e/ou extraordinárias e reuniões das Comissões Permanentes e Grupos Temáticos do CMDCA; e  Cumprir e fazer cumprir o Regimento Interno e as decisões do CMDCA

ENFIM.... Auxiliar aos conselheiro na: Eleição do Conselho Tutelar; Gestão do Fundo; Registro das entidades inscritas nos programas de atendimento de crianças e de adolescentes; Reuniões Elaboração do plano de ação Plano de aplicação; Montagem da proposta orçamentária do Fundo; Constituição de comissões; Edição de resoluções Organização das conferência municipais dos direitos da criança e do adolescente.

Ações da Secretaria Executiva nas Conferências do CMDCA Organizar reunião de convocação para Conferência = Deliberar = Portaria Assessorar a Comissão organizadora -Reuniões preparatórias Divulgação – convites Organizar ações de Mobilização – (Levantar a realidade) – reuniões/ instrumentais. - SETAS

Elaborar: Portaria (assinada pelo prefeito/presidente CMDCA) Regimento Interno da Conferência Ofícios aos palestrantes,delegados e autoridades Ficha de Inscrição para participantes Fichas de credenciamento aos delegados Programação Folder/cartaz/pastas/ crachas(duas cores) …. Lista presença Atas dos eventos/reuniões e da conferência Avaliação Consolidação das propostas da plenária Relatório final para enviar ao CEDCA

Organizar: Plenária Inicial -Mesa de abertura Apresentações artísticas Leitura e aprovação Regimento Interno Painéis:Tema de abertura +subtemas (tempo) Oficinas: Trabalho de grupos (relator +coodenador) Plenaria Final para aprovação das propostas (destaques,discussão e votação) Eleição dos Delegados Apresentação e aprovação das Moções (apoio/repúdio/congratulações)

Secretária Executiva Ser Secretária Executiva não é apenas uma questão de opção, mas um verdadeiro desafio que somente as profissionais preparadas e capacitadas podem exercer a profissão com eficiência e eficácia. OBRIGADA!!!!! SETAS

Secretaria Estadual de Trabalho e Assistência Social – SETAS Superintendência de Políticas de Assistência Social – SUPAS Coordenadoria de Proteção Social Especial – CPSE Parque dos Poderes Bloco III Campo Grande MS Telefones: (67) /4120 Palestrante: Ped.Maria Salete Venhofen SETAS