Entidade devedora BRMALLS Operacionalização do pagamento de Confissões de Dívida Entidade devedora BRMALLS Chamado de “Alteração de Pagamento (Confissão de Dívida)”

Condições necessárias para operacionalização O que é uma confissão de dívida? Termo/contrato que tem por objetivo o reconhecimento expresso pelo DEVEDOR de uma dívida e o comum acordo entre as partes envolvidas (CREDOR e DEVEDOR) do formato de pagamento (ajuste de compromisso futuro). Os processos de que tratamos neste comunicado/instrutivo se referem a situação em que entidade BRMALLS (Condomínio/Fundo/Consórcio) é o DEVEDOR, tendo um Fornecedor/Prestador de Serviço como CREDOR. Qual procedimento a ser seguido para programar o pagamento de uma confissão de dívida? Todas as confissões de dívidas devem ser encaminhas ao Backoffice Shopping que enviará o documento ao Backoffice pelo chamado abaixo: • Console – Shopping (via Backoffice Shopping): Gerir Pagamentos > Alterar Docs a Pagar (Multas/Juro/An/Pr) > Alteração de Pagamento (Confissão de Dívida). • Portal Backoffice – Holding: Gestão de Despesas > Gestão de Despesas Holding > Gerir Pagamentos > Alteração de Pagamento (Confissão de Dívida). O termo/contrato de confissão de dívida assinado por ambas as partes deve ser anexado no chamado. As datas de pagamento das parcelas de confissão de dívida devem obrigatoriamente respeitar a política de pagamento da Cia

Condições necessárias para operacionalização Documento de confissão 1) A confissão de dívida deve apresentar o valor total a ser pago já definido, ou seja, o valor original somado de multa e juros deve estar claro no documento. Não devem ser negociadas confissões de dívida com atualizações monetárias com base em indicadores/indexadores a serem calculados/determinados no futuro, isto é, valores que não podemos definir com exatidão no momento da  assinatura. Exemplo: O Condomínio do Shopping XYZ possui uma dívida original no valor de R$ 360.000 com o Fornecedor XPTO. Foi acordado, por meio de um termo de confissão de dívida, o pagamento em 36 parcelas, a serem atualizadas por meio de um indexador. A seguir, apresentamos exemplos que se adequam ou NÃO se adequam a condição prevista em (1).

Exemplos NÃO atende a condição prevista em (1), pois não é possível determinar o valor total da confissão na assinatura (os valores de IPCA de 2017 e 2018 não podem ser calculados no momento atual) Determinado apenas ao final do pagamento das parcelas, pois depende da atualização dos IPCAs anuais

Exemplos Ambas as alternativas atendem SIM a condição prevista no item (1), pois os indexadores de atualização possuem valor que pode ser determinado no momento atual, e portanto sabemos o valor total a ser pago desde a assinatura.

Condições necessárias para operacionalização 2) Deve ser aberto um chamado para cada nota contemplada na confissão de dívida. Ou seja, caso o saldo em aberto que foi negociado na confissão de dívida englobe mais de uma nota não paga, deve-se abrir um chamado para cada uma dessas notas anexando a mesma confissão de dívida em todos os chamados. Neste caso, deve-se informar no chamado as condições de parcelamento seguindo os mesmos critérios negociados na confissão de dívida, adequando-se apenas o valor ao de cada Nota (proporcionalmente). Exemplo: O Condomínio do Shopping XYZ negociou com o Fornecedor XPTO o pagamento de uma dívida no valor de R$ 240.000 em 20 parcelas. Esse saldo em aberto era devido a 3 Notas vencidas e não pagas, sendo a primeira no valor de R$ 180.000, a segunda no valor de R$ 40.000 e a terceira no valor de R$ 20.000. A seguir, apresentamos exemplos que se adequam ou NÃO se adequam a condição prevista em (2).

Condições necessárias para operacionalização NÃO atende a condição prevista em (2), pois há 3 Notas (e consequentemente 3 POs), mas apenas 1 chamado de confissão de dívida foi aberto. Atende SIM a condição prevista em (2), pois há 3 Notas (e consequentemente 3 POs), e foram abertos 3 chamados de confissão de dívida. Além disso, perceba que os chamados foram abertos aplicando para cada Nota mesmo parcelamento negociado para o valor total, como se fossem 3 confissões de dívida com as mesmas condições. Atenção: o MESMO termo de confissão de dívida deve ser anexado nos 3 chamados.

Lançamento de nota fiscal no Oracle Iremos abordar 2 casos diferentes quando tratamos de lançamento de nota fiscal no Oracle: 1º) Caso em que explica como fazer uma confissão de uma nota que NUNCA foi lançada; 2º) Caso em que explica como fazer uma confissão de uma nota que JÁ foi lançada; Fluxograma – Confissão de dívida Início Criar PO Abrir chamado ” Envio de nota fiscal” Chamado resolvido? Abrir chamado ”Dúvida de Retenção Fiscal” Confeccionar o termo de confissão Sim O chamado deverá conter o termo de confissão em anexo. Abrir chamado “Alteração de pagamentos – confissão de dívida” Analisar o motivo do cancelamento Não Fim

Caso 1: Nota fiscal não lançada no Oracle 1.  Confeccionar PO:   Deverá ser feita uma PO para cada nota fiscal

Caso 1: Nota fiscal não lançada no Oracle  2.  Envio do chamado para pagamento:   Após a PO aprovada, será necessária a abertura do chamado “Envio de notas fiscais” para cada PO. O pagamento deverá ser programado respeitando a janela do dia 22. O número de parcelas do chamado, deverá ser igual ao registrado nas condições de pagamento da PO. Em cada chamado será necessário anexar a nota fiscal. 

Caso 1: Nota fiscal não lançada no Oracle Observação: Pagamentos de confissão de dívida, seguem o fluxo normal de pagamento porém possuem uma atenção maior por parte da tesouraria, em relação a pontualidade no pagamento. Sendo assim, para garantirmos o valor correto a ser pago, a PO deverá ser encaminhada através do chamado de envio de notas fiscais normalmente, com autorização caso seja uma NF de emissão em mês anterior. Dúvida de retenção fiscal: Após o recebimento do chamado, deverá ser aberto um chamado de dúvida de retenção fiscal, para que a área fiscal possa identificar os impostos a serem retidos e qual o valor líquido a ser pago. O intuito desse processo, é garantir que o fornecedor receba exatamente o valor que foi acordado com o shopping, tendo ciência das retenções realizadas.

Caso 1: Nota fiscal não lançada no Oracle Alteração de pagamento (confissão de dívida) Após o fechamento do chamado de dúvida, deverá ser confeccionado o termo de confissão de dívida junto ao fornecedor e encaminhado ao Backoffice, através do chamado de "alteração de pagamento (confissão de dívida)". A quantidade de parcelas e a data de pagamento da primeira parcela deverão ser informados no preenchimento do formulário do chamado.

Caso 2: Nota fiscal lançada no Oracle Caso a nota fiscal já tenha sido lançada no Oracle:    Nesse caso, o shopping deverá abrir um chamado de dúvida de retenção fiscal, para verificar os tributos retidos na nota fiscal e qual o valor liquido deverá ser pago. Importante: O valor liquido de cada nota fiscal de uma confissão de dívida deve ser indicado pela área Fiscal da Brmalls, pois existem particularidades tributarias do nosso negócio que os fornecedores não conhecem e por isso, podem haver divergências nos valores calculados entre as partes. O intuito dessa validação é que o valor liquido recebido pelo fornecedor seja igual ao que ele espera para honrarmos com o documento assinado.

Caso 2: Nota fiscal lançada no Oracle Caso a nota fiscal já tenha sido lançada no Oracle:  Após a resolução desse chamado, deverá ser confeccionado o termo de confissão de dívida junto ao fornecedor e encaminhado ao Backoffice, através do chamado de "alteração de pagamento (confissão de dívida)".