INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL

O QUE OS GESTORES PRETENDEM OBTER

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO. Recurso económico essencial para a tomada de decisão e para a execução dos diversos processos de negócio. Uma informação incorreta, ou desatualizada, poderá levar a uma decisão errada produzindo um impacto negativo na organização. Um decisor que se baseie em informação desatualizada ou incorreta poderá adotar certamente em medidas desajustadas à realidade.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO Por outro lado, sendo a informação assumida como um recurso surge a necessidade de serem aplicados métodos de controlo de qualidade similares aos aplicados a outros recursos da empresa, tais como aos produtos disponibilizados. Esta assumpção torna-se mais critica quando a informação é o produto da empresa, como no caso de organizações que fornecem estudos de mercado.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO. Reduz a incerteza na tomada de decisão e influi decisivamente na ação. A informação deve possuir os seguintes atributos: Precisa Oportuna Simples Concisa

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL O QUE PRETENDEM OS GESTORES Medir facilmente a performance das pessoas, departamentos ou organizações. Indicadores diversificados, de natureza financeira e não financeira, estruturados com vista a conduzir ao conhecimento do desempenho e alcance de objetivos. Quantificação de objetivos, meios e fatores críticos internos e externos Obter informação de síntese, proporcionando a cada gestor indicadores sintéticos fundamentais mas com possibilidade de desagregação

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL O QUE PRETENDEM OS GESTORES A personalização, ou seja, a adequação dos indicadores às responsabilidades e poder de decisão efetivamente exercido por cada responsável Promovem a comunicação e motivam o diálogo interno Visam constituir as bases para a comparação com as metas fixadas Devem servir de base à avaliação do desempenho dos diferentes intervenientes, constituindo a referência para a determinação do montante de prémios e incentivos, se aplicável.

OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Um adequado sistema de informação pressupões: Um adequado Ambiente de Controlo; Uma adequada Identificação e Avaliação dos Riscos; Uma adequada definição das Atividades de Controlo; Um adequada Monitorização. Em suma, um adequado Sistema de Controlo Interno.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL OS OBJETIVOS DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO Promover a Eficácia Operacional; Assegurar uma adequado Relato Financeiro; Assegurar o cumprimento das obrigações legais e outras.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL Monitorização Atividades de Controlo Sistema de Informação Identificação e Avaliação do Risco Ambiente de Controlo

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL Ambiente de Controlo Identificação dos Riscos Sistema de Informação Atividades de Controlo Monitorização Sistema de Controlo Interno

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Apenas é possível garantir a existência de informação adequada se existir: Um ambiente de controlo que promova uma cultura assente no recurso a quadros qualificados e competentes (internos ou externos), conhecedores do negócio capazes de identificarem de forma adequada os riscos de negócio; Um compromisso claro com a eficiência operacional e um adequado sistema de relato financeiro e operacional; Um adequado sistema de informação que recolha e trate os dados financeiros e operacionais e produza informação fiável e credível.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Identificação dos Riscos Trata-se de uma atividade critica que deve ser avaliada e validada por uma entidade independente competente. Sistema de Informação A adequação do sistema de informação deve ser avaliado por uma entidade independente e competente.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO As Atividades de Controlo As atividades de controlo devem assegurar que: No processo de elaboração e preparação das Demonstrações Financeiras foram tomadas em consideração as principais asserções: Existência Plenitude Mensuração Realização Corte de Operações Que a informação operacional (não financeira) é adequada.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO As Asserções das Demonstrações Financeiras Existência – Os ativos existem; Plenitude – Os passivos estão todos registados; Mensuração – Os elementos das Demonstrações Financeiras estão devidamente mensurados (valorizados); Realização – os ativos são realizáveis, convertidos em dinheiro ou equivalentes; Corte de Operações – as transações e acontecimentos estão reconhecidos / registados no período correto de modo a refletir de forma adequada os resultados do exercício e permitir a avaliação adequada do desempenho

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Uma das Componentes críticas do Sistema de Controlo Interno consiste na sua adequada Monitorização. O Processo de Monitorização assegura que o Sistema de Controlo Interno continue efetivo, consistindo este um pilar fundamental do sistema de informação.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Os Objetivos do Processo de Monitorização. O processo de monitorização continuo permite aos responsáveis da gestão determinar se as restantes componentes do Sistema de Controlo Interno continuam a funcionar de forma adequada; As deficiências de controlo são identificadas e comunicadas em tempo útil aos responsáveis de gestão de modo a garantir que sejam tomadas as necessárias medidas corretivas. O processo de monitorização pode assentar um atividades continuadas ou atividades pontuais.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO O Processo de Monitorização num Mundo em Mudança Permanente e Rápida. A atividade económica, cada vez mais, carateriza-se por uma permanente e rápida mudança ao mais diversos níveis; Tal exige a capacidade para as organizações adaptarem-se rapidamente às alterações no meio envolvente de modo a poderem continuar a gerir os recursos de forma eficiente Deste modo, o Processo de Monitorização torna-se numa atividade critica à continuidade das organizações.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL OS PILARES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO O Processo de Monitorização num Mundo em Mudança Permanente e Rápida. A mudança pode implicar Riscos novos, diferentes daqueles com os quais a organização se habituou a lidar; A resposta aos novos riscos podem obrigar à redefinição dos sistemas de informação, em virtude da necessidade de controlar e agir sobre novas variáveis; Tal pode obrigar a processos de gestão da mudança.

O PROCESSO DE MONITORIZAÇÃO

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL O PROCESSO DE MONITORIZAÇÃO De modo a assegurar a qualidade da informação é essencial promover um adequado processo de monitorização.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL Estabelecer as Bases "Tone for the Top" Clara definição do modelo associado ao Controlo Interno Planear & Executar Definir quais os Riscos a Mitigar / Definir Prioridades Identificar os controlos Identificar a Informação Relevante relativa aos Controlos Implementar procedimentos de monitorização Avaliar & Reportar Definir as Prioridades de Relato Reportar os Resultados ao Nível Apropriado Acompanhamento das Medidas Corretivas

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL ESTABELECER AS BASES "Tone from the Top" – Assegurar de forma inequívoca o compromisso da gestão relativamente ao projeto Promover o enquadramento do projeto tendo por base o modelo de Controlo Interno do COSO.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL PLANEAR E EXECUTAR Estabelecer Prioridades face aos riscos identificados, incluindo novos riscos Identificar os Controlos que mitiguem os riscos, se algum Identificar a Informação Relevante que permita avaliar da operacionalidade dos controlos Conceber e Implementar Procedimentos de Monitorização, com um custo que seja adequado face aos benefícios, que assegure: (i) a obtenção dos dados que suportam a informação relevante; (ii) e o seu adequado tratamento.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL PLANEAR E EXECUTAR Identificar a informação relevante que permita avaliar da operacionalidade dos controlos Informação direta – A informação direta substancia os controlos e é obtida através da observação dos controlos em funcionamento, refazendo os controlos ou testando os mesmos diretamente; Informação indireta – Consiste em toda a restante informação utilizada de modo a aferir se os controlos continuam a operar de forma eficaz.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL PLANEAR E EXECUTAR Informação Indireta – a mesma pode incluir, podendo contudo ser mais vasta: Estatísticas Operacionais; "Key Risk Indicators"; "Key Performance Indicators – KPI"; e Comparação com Indicadores Setoriais.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL O PROCESSO DE MONITORIZAÇÃO Processo contínuo; Avaliações pontuais. A prioridade deve ser na implementação de um processo de monitorização contínuo, podendo o mesmo basear-se: Em recursos internos; Na contratação de serviços em "Outsourcing", junto de entidades que possuam esse conhecimento.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL O PROCESSO DE MONITORIZAÇÃO De forma a garantir Informação de Gestão Básica e Credível é essencial promover e assegurar uma adequada monitorização do sistema de controlo interno. A monitorização do sistema de controlo interno, pode ser promovida através de recursos internos, ou recursos externos. Em organizações de pequena e média dimensão, poderá ser mais eficiente a contratualização desta função em regime de "Outsourcing", assegurando a alocação de recursos humanos com as necessárias competências, conhecimento e experiência, de forma eficiente, sem ser necessário a criação de uma estrutura interna pesada face à dimensão da entidade.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL O PROCESSO DE MONITORIZAÇÃO As variáveis fundamentais na seleção da entidade a contratar em regime de "Outsourcing" deverá basear-se: Na experiência em projetos similares; e Na competência técnica e profissional dos quadros envolvidos.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL ASSEGURAR INFORMAÇÃO CREDÍVEL Promover a conceção e implementação de um adequado sistema de controlo interno. O mesmo deverá ter por base uma adequada Monitorização efetuada por profissionais competentes e experientes. As ações de Monitorização podem traduzir-se na realização de: Auditoria operacionais; e/ou Auditorias financeiras.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL ASSEGURAR INFORMAÇÃO CREDÍVEL De modo a promover e assegurar informação credível é essencial: O conhecimento do setor e da atividade; O conhecimento da organização; A adoção de um modelo de gestão e análise baseado no conceito de Controlo Interno do COSO; O recursos a profissionais competentes e experientes; Uma Efetiva Monitorização.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL Ambiente de Controlo Identificação dos Riscos Sistema de Informação Atividades de Controlo Monitorização Sistema de Controlo Interno

A NOSSA EXPERIÊNCIA

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL A experiência obtida em anteriores trabalhos, a incorporação na nossa metodologia de auditoria do conceito de auditoria baseada no risco e o conhecimento dos fatores indispensáveis à existência de um adequado sistema de controlo interno, tornam a António Andrade Gonçalves, SROC, um Parceiro relevante nesta área

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL Os projetos podem consistir em: Auditorias Financeiras e/ou Auditorias Operacionais. Estas últimas, orientadas para a avaliação do sistema de controlo interno, em particular no que se refere: ao processo de identificação dos riscos; o desenho do sistema de informação; as atividades de controlo implementadas; a eficácia do processo de monitorização.

INFORMAÇÃO BÁSICA CREDÍVEL PRODUTOS Relatório Destinado à Gestão: Identificação e Avaliação das Oportunidades de Melhoria; Apresentação de Recomendações; Definição do Plano de Ação; e Participação no Processo de Monitorização. Relatório Destinado aos Sócios / Acionistas: Avaliação do Sistema de Controlo Interno.

António Andrade Gonçalves, SROC, Unipessoal, Lda. Rua Augusto de Figueiredo, 3 B Loja 2790-031 Carnaxide T 214 108 851 F 214 101 459 E geral@antonioandradegoncalves.com W www.antonioandradegoncalves.com