A reunião é a técnica mais utilizada de trabalho em grupo. Reunião de Trabalho A reunião é a técnica mais utilizada de trabalho em grupo.

A organização deve promover programas de aperfeiçoamento na condução de reuniões de trabalho, evitando-se perda de tempo e dinheiro, desperdício de talentos, desgastes e mal-entendidos.

A participação é o fator central para que o trabalho em grupo numa reunião seja produtivo.

Condições básicas para que isso ocorra: O número de membros presentes. O nível de maturidade do grupo, relacionado com o grau e qualidade dos debate. As condições materiais onde se realiza a reunião: instalações,iluminação, arejamento, visibilidade, acomodações etc. A qualidade na condução dos debates pelo coordenador do grupo.

Vantagens da reunião Permite aos seus integrantes uma intensa troca de experiências profissionais. Possibilita aos participantes desenvolver um espírito de equipe. Desenvolve habilidades de liderança participativa.

A Reunião de Trabalho é uma técnica indicada para pequenos grupos, com a média entre oito a doze participantes. Há necessidade de um líder de reunião experiente para contornar situações difíceis e imprevisíveis.

Elaboração da Agenda de uma Reunião A agenda serve como guia para os participantes da reunião, e tem como função central listar no papel os itens que serão objeto de discussões e decisões. A agenda deve ser utilizada como instrumento de coordenação dos debates, possibilitando ao líder dar continuidade à sequência da discussão.

Para conduzir uma reunião, depois de elaborar e distribuir a agenda da reunião para todos os participantes e apresentadores, o coordenador deve iniciar os trabalhos no dia, hora e local previstos. Cabe ao coordenador experiente e bem preparado dirigir, com habilidade, as discussões para que terminem no horário previsto na agenda.

O coordenador deve levar em conta que a sugestões e opiniões dos participantes estimulam o debate. Ele deve manter o debate equilibrado, estimulando a criatividade e a iniciativa de cada integrante do grupo, evitando, a todo custo, as “soluções prontas”.

Todos aqueles que participam de uma reunião de trabalho se deparam com situações que geram dificuldades, tanto para o coordenador como para os próprios integrantes, necessitando de muita experiência, preparo e bom senso do líder para diagnosticá-las e tratá-las da melhor forma.