GESTÃO DE ALMOXARIFADOS para Setor de Orçamento

ROTEIRO 01 – Introdução 02 – Conceitos 03 – Fluxo 04 – Legislação 05 – Conciliação 06 – Estudos de casos 07 – Considerações finais

ORÇAMENTO MATERIAL ? Compreender a organização do Sistema de Administração Pública é caminho indispensável para se entender a competência do seu Órgão Público.

LEGISLAÇÃO VIGENTE Portaria SGA no 282 de 23/10/2003; Decreto no 22.389, de 11/09/2001 (Inciso II do Art. 2o); Decreto no 28.444 de 19/11/2007 – estabelece regras de encerramento do exercício; Emenda Regimental no 18 do TCDF, 13/06/2008, dispõem sobre as tomadas de contas anuais dos administradores e demais responsáveis da Administração Direta;

Ordem de Serviço no 22 de 02/05/2008 - SUPRI/SEPLAG – estabelece o calendário de bloqueio e liberação, via sistema Sigma.net, exercício 2008; Portaria SGA no 130, de 21/06/2008; Portaria SEF no 485, de 27/06/2003; Decreto no 16.098, de 29/11/94 art. 91; Decreto no 16.109, de 01/01/1994.

NOVOS CONCEITOS DE AVALIAÇÃO EFICIÊNCIA Considera os resultados obtidos em face dos recursos disponíveis Capacidade de consumir os recursos para a realização de uma determinada tarefa; Unidades executoras; EFICÁCIA Considera o grau em que os objetivos são alcançados; Dirigentes e setoriais; EFETIVIDADE Enfatiza os objetivos do desenvolvimento econômico-social; Voltado para a distribuição de bens; Nível de governo

NOVOS CONCEITOS DE AVALIAÇÃO Estudo de caso

O QUE TEM EM COMUM ENTRE ESSAS TRÊS ÁREAS? FLUXOGRAMA COMPRAS SETOR DE ORÇAMENTO ALMOXARIFADO O QUE TEM EM COMUM ENTRE ESSAS TRÊS ÁREAS?

O QUE TEM EM COMUM??? ORÇAMENTO COMPRAS ALMOXARIFADO ESPECIFICAÇÃO DO MATERIAL UNIDADE DE FORNECIMENTO PREÇO DO PRODUTO COMPRAS DESCRIÇÃO COMPLETA DO MATERIAL NO EMPENHO INFORMAÇÃO DA MARCA NA DESCRIÇÃO DO MATERIAL IDENTIFICAÇÃO DO FORNECDOR INFORMAÇÃO DO EMPENHO AO ALMOXARIFADO ORÇAMENTO RECEBIMENTO DO MATERIAL ESPECIFICADO NO EMPENHO (DESCRIÇÃO, QUANTIDADE E MARCA) ESCRITURAÇÃO DO MATERIAL NO SISTEMA (GRUPO) ALMOXARIFADO

O QUE TEM EM COMUM??? Especificação de material deve ser clara e objetiva e com detalhamento das medidas, informando inclusive a unidade de medida. ESPECIFICAÇÃO DO MATERIAL UNIDADE DE FORNECIMENTO COMPRAS DESCRIÇÃO COMPLETA DO MATERIAL NO EMPENHO INFORMAÇÃO AO ALMOXARIFADO ORÇAMENTO RECEBIMENTO DO MATERIAL ESPECIFICADO NO EMPENHO ENTRADA DO MATERIAL NO SISTEMA (GRUPO) ALMOXARIFADO

O QUE TEM EM COMUM??? ESPECIFICAÇÃO DO MATERIAL UNIDADE DE FORNECIMENTO COMPRAS DESCRIÇÃO COMPLETA DO MATERIAL NO EMPENHO INFORMAÇÃO AO ALMOXARIFADO ORÇAMENTO RECEBIMENTO DO MATERIAL ESPECIFICADO NO EMPENHO ENTRADA DO MATERIAL NO SISTEMA (GRUPO) ALMOXARIFADO Descrever no corpo do empenho a especificação completa do material; Classificação correta da natureza da despesa; Classificação correta da modalidade do empenho; Classificação correta do Programa de Trabalho; Informar prazo de entrega do material; Informar o local de entrega; Informar o responsável pelo recebimento do material; Encaminhar via de empenho ao almoxarifado.

O QUE TEM EM COMUM??? ESPECIFICAÇÃO DO MATERIAL UNIDADE DE FORNECIMENTO COMPRAS DESCRIÇÃO COMPLETA DO MATERIAL NO EMPENHO INFORMAÇÃO AO ALMOXARIFADO ORÇAMENTO RECEBIMENTO DO MATERIAL ESPECIFICADO NO EMPENHO ENTRADA DO MATERIAL NO SISTEMA (GRUPO) ALMOXARIFADO Verificar se material foi entregue dentro do prazo; Proceder a conferência das especificações e quantidades do material; Proceder o recebimento provisório ou definitivo; Escriturar o material no sistema de controle SIGMA.NET emitindo a Nota de Recebimento; Atualizar ou confeccionar a ficha de prateleira; Assinar a Nota de Recebimento e enviar para pagamento juntamente com o documento fiscal e as certidões negativas.

ORÇAMENTO - ESTUDO DE CASO Como o almoxarifado receberá o material? Falta de especificação do material; Falta da Unidade de medida; Falta da quantidade adquirida

ORÇAMENTO – ESTUDO DE CASO Falta a descrição do tamanho da fita, se é rolo, metro, etc.

ORÇAMENTO – ESTUDO DE CASO O material?

ORÇAMENTO – ESTUDO DE CASO Pode empenhar serviços e materiais juntos?

MENSAGENS DO TESOURO NACIONAL – STN MSG CONED/STN No 538595, de 27/12/91 “em atenção a consulta em referencia esclareço que no caso de confecção de formulários com fornecimento de material pela administração, a despesa deve ser classificada no elemento 34903900 – outros serviços de terceiro – pessoa jurídica, mantido, portanto o posicionamento da mensagem/SIAFI no 190616, de 09/04/90. Caso contrário, ou seja, sendo o material fornecido pelo contratado, a despesa deve ser caracterizada como material de consumo, pois nesta hipótese não estaria configurada a prestação de serviços, mas sim o fornecimento de material em condições de ser utilizado”.

MSG CONED/STN No 716809, de 05/10/94 “em atenção a mensagem acima referenciada, informamos que não existe vinculação da nota fiscal com a classificação de material referente a impressos, carimbos, plaquetas de identificação, tendo em vista que os mesmos serão computados pelo serviço total, ou seja, a empresa credora/fornecedora presta o serviço de confecção do produto encomendado e emite nota fiscal de prestação de serviço, mas a classificação para efeito de controle em almoxarifado será como material de expediente, conforme determina a NE/CCONT/STN/NR 08/93 (1) e Portaria/SEPLAN no 02/94”. Todas as aquisições de material, seja ele permanente ou consumo, são objeto de registro no almoxarifado (item 3 da IN/SEDAP no 205/88

CONCILIAÇÃO FÍSICA E FINANCEIRA A conciliação física é a conferência de lançamentos dos documentos de entrada, saída e o resultado destes, (estoque atual), confrontando com os quantitativos do estoque físico e os dados registrados na Ficha de Prateleira.

CONCILIAÇÃO FÍSICA E FINANCEIRA A conciliação financeira é a conferência de lançamentos feitos tendo como base os dados extraídos dos sistemas corporativos que deram origem a esses lançamentos, objetivando identificar e corrigir as divergências apresentadas Identificação Exatidão Financeira Ela deve ser feita mensalmente.

CONCILIAÇÃO FINANCEIRA SIGMA.NET SisGepat SIGGO

CONCILIAÇÃO FINANCEIRA Principais Problemas Pagamento ao fornecedor antes do registro do material no almoxarifado Nota de Lançamento (NL) divergente da Nota de Recebimento (NR) Os setores responsáveis não fazem a conciliação da conta dentro do prazo do bloqueio do Sigma.net. resultando o não cumprimento do prazo determinado pelo Decreto 16.098/1994.

CONCILIAÇÃO FÍSICA Principais Problemas Falta de contagem física mensal estocado Recebimento e pagamento de Nota fiscal/Fatura sem o recebimento e atesto do executor

CONCILIAÇÃO FÍSICA Principais Problemas O fluxo: Nota de Empenho (NE) – Nota de Recebimento (NR) = Nota de Lançamento Ex: o almoxarifado recebe o material, escritura no Sigma.net e encaminha a documentação fiscal para pagamento. Em vez de haver a liquidação o setor responsável cancela esse empenho e emite outro. Há casos que não emite outro empenho.