FUNDAMENTOS BÁSICOS EM GERÊNCIA DE PROCESSOS i Abril 2014

GERÊNCIA DE PROCESSOS Método de trabalho cujo foco é deslocado das tarefas individuais, para o fluxo de trabalho como um todo. Da pessoa para o método e das partes para o todo. PESSOA MÉTODO PARTES TODO LINEAR REDE

É uma metodologia dos Sistemas de Gestão pela Qualidade Total. GERÊNCIA DE PROCESSOS Focaliza todas as etapas que constituem a realização de um serviço ou a produção de um bem. É uma metodologia dos Sistemas de Gestão pela Qualidade Total.

PRESSUPOSTOS Essa nova maneira de realizar um trabalho implica em mudanças profundas: da visão sobre o trabalho; das atitudes; das formas de interação; dos valores e hábitos.

PRESSUPOSTOS Esse novo modo de realizar o trabalho implica, necessariamente, na substituição do individualismo pelo trabalho em equipe. INDIVIDUALISMO COOPERAÇÃO

ALICÉRCE A base da gerência de processos é o conhecimento dos principais processos que constituem a rede de trabalho desenvolvida por uma organização, que agregado a um sistema de TI, vai criar uma nova cultura de trabalho.

FATORES IMPULSIONADORES Avanço da tecnologia, da ciência e do conhecimento em geral; A sociedade denominada “do conhecimento”, “da informação”; Características do mundo contemporâneo: velocidade das mudanças, complexidade e descontinuidade.

O QUE ESTÁ ACONTECENDO NO TJ/AL? Para acompanhar as mudanças e continuar a se desenvolver, o TJ/AL identificou a necessidade de se profissionalizar: * Capacitando seus servidores; * Modernizando sua estrutura e seus equipamentos; * Revisando seus métodos de trabalho;

FATORES DE PRESSÃO Elevação do grau de exigência das pessoas; Fiscalização legal rigorosa; Exigências do CNJ; Imagem Institucional.

ÔNUS DO DESENVOLVIMENTO Exigência de quebra de paradigmas e conseqüente mudanças de atitudes; Quem não se adequar, por si só, passa a se isolar (o sistema espontaneamente anula o resistente); A mudança atinge a todos igualmente (gestores, diretores, chefias e servidores). O insucesso afeta também a todos.

BÔNUS DO DESENVOLVIMENTO A Instituição passa a produzir e se apropriar do conhecimento; Eleva-se a auto-estima; Aprende-se a trabalhar em equipe; A organização ganha em profissionalismo, velocidade e eficácia;

BÔNUS DO DESENVOLVIMENTO Consequentemente, sua imagem torna-se forte (referência); O compromisso é também com os resultados e não apenas com as pessoas.

MAIOR GANHO No médio e longo prazo, havendo persistência (constância de propósito), surge uma nova cultura de trabalho. Novos hábitos são incorporados às rotinas do dia-a-dia, tornando-se naturais.

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 1- ESCOLHA DA ÁREA e DOS PARTICIPANTES (Projeto Piloto) Objetivos: Definir uma área ou setor para dar início ao processo. Ferramenta: discussão em grupo e consenso. (costuma ser uma definição política/estratégica)

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 2. CAPACITAÇÃO DE MULTIPLICADORES Objetivo: capacitar uma equipe inicial de pessoas que possam replicar e disseminar o novo conhecimento com os demais setores e pessoas da instituição. Ferramentas: treinamento, aplicação e assessoramento.

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 3. MAPEAMENTO DOS PROCESSOS Objetivo: conhecer todos os processos que constituem a rede de trabalho do setor piloto. QUAIS SÃO E QUANTOS SÃO. Ferramenta: trabalho em grupo para listar todos os processos que constituem a rede de trabalho do setor piloto.

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 4. ESCOLHA DOS PROCESSOS CRÍTICOS Objetivo: selecionar quais os processos mais críticos para serem “enjaulados” ou controlados. Ferramentas: trabalho em grupo, tempestade de idéias, consenso.

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 5. CONHECIMENTO DO PROCESSO Objetivo: conhecer, detalhadamente, como cada processo crítico é feito pelos diversos setores/pessoas por onde tramita. Ferramentas: planilha 3Q1POC (5W1H) O QUE (what), QUEM (who), QUANDO (when), POR QUE (why), ONDE (where), COMO (how).

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 6. DESENHO ou MODELAGEM DO PROCESSO E VALIDAÇÃO Objetivo: permitir a visualização do caminho que o processo segue em toda sua tramitação e confirmar com os envolvidos se o fluxo está correto. Ferramenta: fluxograma e trabalho em equipe.

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 7. DOCUMENTAÇÃO Objetivo: anotar os principais passos e elementos vinculados ao processo, para facilitar sua consulta e aplicação. Ferramenta: escrever o POP (Procedimento Operacional Padrão) e todos os formulários a ele vinculados.

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 8. REGISTRO E CONTROLE Objetivo: criar um local real e virtual (escritório/ central / etc.) que armazene e garanta o padrão dos processos modelados nos diversos setores, dando a eles acessibilidade e viabilidade de rápida alteração, sempre que necessário. Ferramenta: um sistema eletrônico de registro e acesso (portal do servidor, work flow ou similar).

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 9. DISSEMINAÇÃO DO CONHECIMENTO e CAPACITAÇÃO DOS USUÁRIOS Objetivo: sensibilizar e treinar todos os que vão, a partir daí, utilizar os processos padronizados. Ferramenta: cartilhas, manuais e treinamento.

ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO 10. INSTITUCIONALIZAÇÃO Objetivo: incorporar à cultura e às rotinas da organização a nova forma de trabalho. Ferramenta: normatização, controle, avaliação e correções necessárias e constantes.

INSTITUCIONALIZAÇÃO Para Thomaz Wood Jr. (1999): -”Dizer que um segmento da atividade humana foi institucionalizado corresponde a afirmar que este segmento foi submetido a controle social.”

INSTITUCIONALIZAÇÃO -”Uma das principais vantagens da institucionalização é a de tornar a ação do outro previsível, libertando o indivíduo de uma considerável quantidade de tensão”.

INSTITUCIONALIZAÇÃO - “A partir do momento que a vida em grupo é institucionalizada, define-se uma esfera de rotinas supostamente naturais para todos os seus membros.”