Planejamento e Gestão Estratégica nos RPPS Seminário da AEPREMERJ Búzios, RJ, 23 de maio de 2014

Planejamento e Gestão Estratégica na Administração Pública “A área pública tem sido colocada em xeque pela sociedade com relação às respostas que lhes são exigidas.  O cidadão-usuário demanda padrões de excelência nos serviços oferecidos, exercendo seu direito de cobrar presteza no atendimento aos anseios sociais e no cumprimento da missão das instituições. Além disso, as organizações públicas não puderam crescer em tamanho o suficiente para acompanhar o ritmo do crescimento populacional do país. O incremento da demanda tanto qualitativa quanto quantitativa no setor público é fato inegável. Como dar cabo da tarefa de responder adequadamente a esses (quase) novos  desafios? Adotando o planejamento estratégico, a gestão estratégica, única ferramenta gerencial capaz de proporcionar a implantação de um modelo de gestão eficiente e eficaz, capaz de atender de forma efetiva às fortes demandas sociais” (Luiz Carlos Bresser Pereira – Ministro do MARE)

Planejamento e Gestão Estratégica na Administração Pública “Gerir estrategicamente uma organização pública significa, nos dias de hoje, a possibilidade mais tangível, e talvez a única, de atingir os objetivos institucionais pretendidos” (Claudia Costin – Ministra do MARE e atual Secretária de Educação da Cidade do Rio de Janeiro)

“se o governo compra um circo, o anão começa a crescer“ (Delfim Neto)

Quais são seus objetivos? Estratégia - Definição “ É a arte de aplicar com eficácia os recursos de que se dispõe ou de explorar as condições favoráveis de que porventura se desfrute, visando ao alcance de determinados objetivos” Quais são seus objetivos? “ É a arte de dirigir coisas complexas” Gerir um RPPS é uma tarefa complexa? Por que?

Estratégia - Conceito O conceito básico de estratégia está relacionado à interação da instituição com seu ambiente, ressaltando a maximização dos resultados que ela quer oferecer É o caminho mais adequado a ser seguido para alcançar os objetivos e desafios estabelecidos pela instituição “ Estratégia pode ser entendida como um plano para olhar adiante e um padrão para olhar o desempenho passado” (Henry Mintzberg) A estratégia deverá ser, sempre, uma opção inteligente, econômica, viável e se possível, original

Que rumos pretendem seguir? O que é Planejamento Estratégico ? É O processo de analisar uma organização sob vários ângulos, definindo seus rumos por meio de um direcionamento que possa ser monitorado nas suas ações corretas, utilizando-se, para tanto, de um instrumento denominado “plano estratégico”. Que rumos pretendem seguir?

Conceitos de Planejamento Estratégico Planejar é decidir antecipadamente o que fazer, de que maneira fazer, quando fazer e quem deve fazer, para o alcance de uma situação desejada Planejamento é um processo que apresenta os caminhos a seguir, de modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos O Planejamento Estratégico é uma metodologia gerencial que permite estabelecer a direção a ser seguida pela instituição, visando um maior grau de interação com o ambiente. Trata-se de um processo contínuo durante o qual são definidos e revisados a missão da instituição, a visão de futuro, os objetivos e os projetos de intervenção que visam a mudança desejada

Conceitos de Gestão Estratégica Gestão estratégica pode ser vista como a forma pela qual a organização “dá vida” ao seu planejamento estratégico Consiste em fazer com que a estratégia definida seja sistematicamente implementada, acompanhada, analisada e, se for preciso, redefinida, para garantir que a visão de futuro, seja alcançada. É voltada para o longo prazo e está integrada num sistema de gestão com foco em resultados A gestão estratégica pressupõe uma mudança cultural e de atitude na instituição, desde a alta cúpula até a operação, incluindo áreas de apoio

Você conhece o desejo da sua coletividade? O que é Gestão Estratégica ? É a tarefa de buscar direcionar todo o conjunto de recursos organizacionais, representados nos esforços das pessoas (dons, talentos, interesses e aptidões naturais), e na aplicação dos meios materiais disponíveis para o alcance de um desejo coletivo quanto ao futuro daquele “grupo de pessoas com um propósito”, que representa a própria definição e função da organização. Você conhece o desejo da sua coletividade?

Conceitos de Gestão Estratégica Entendimento de qual o impacto das ações dos envolvidos no processo para a implementação da estratégia e o alcance da visão de futuro da instituição, visando uma atuação com foco no que efetivamente deve ser feito pra gerar os resultados esperados “Tão importante quanto uma boa estratégia e uma estratégia bem implementada”

O Plano Estratégico A gestão estratégica trata em primeiro lugar da formulação de estratégias que determinem rumos ou formas de atingir objetivos . Essas estratégias são geralmente reunidas e descritas em um plano estratégico à missão - para que servimos, qual é nossa razão de ser à visão - onde queremos chegar como instituição os valores - quais são nossas premissas quanto às atitudes para alcançar nossa visão à estratégia - como faremos para alcançar nossa visão aos desdobramentos da estratégia - as grandes ações que precisamos conduzir e que comporão a estratégia, isto é, os objetivos estratégicos. A estratégia deverá desdobrar-se também indicando as competências organizacionais, ou seja, quais são as capacidades que possuímos coletivamente, ou que precisaremos desenvolver, para podermos alcançar nossa visão

Gestão Estratégica - Desafios O Maior desafio da gestão estratégica está relacionado à sua efetividade prática no alcance dos objetivos organizacionais Capacidade de movimentar e comprometer a organização Alinhamento da organização no sentido da prescrição proposta no Plano Estratégico Adaptação da organização as exigências desse processo Adoção de uma dinâmica permanente de: Planejamento Execução Monitoramento Avaliação Ajustes e Reajustes

Gestão Estratégica - Execução Uma boa execução da estratégia pressupõe, basicamente, que a instituição estabeleça as seguintes premissas: Formule – analise o seu ambiente competitivo e formule uma boa estratégia Mapeie – crie um Mapa Estratégico e selecione os melhores indicadores de desempenho Alinhe – alinhe os processos, estrutura e tecnologias às demandas estratégicas Envolva – busque o envolvimento das pessoas em todos os níveis Implemente – faça gestão dos projetos necessários para implementação da estratégia Gerencie – faça da gestão estratégica uma rotina

Planejamento e Gestão Estratégica - Implantação Comitê de Gestão Estratégica – Criação Composição – Diretoria, Representantes da Prefeitura, Servidores do RPPS, segurados e entidades associativas Atribuições – Tomada de decisões estratégicas, com propósito de conferir ao processo de planejar o dinamismo e a agilidade necessárias Reuniões Reuniões de trabalho – Semanais ou mensais visando o acompanhamento dos processos de implementação Reuniões de Análise da Estratégia (RAEs) - Trimestrais com a finalidade de discutir e deliberar acerca das ações estratégicas. As RAEs devem ser abertas e o convite para participação de todos deve ser permanente.

Planejamento e Gestão Estratégica - Elaboração Plano Estratégico – Documento Norteador – Finalidade de dar Suporte à Gestão – Conceber (didática e sintética) e Gerar A integração dos esforços coletivos A Transparência com relação aos objetivos e às metas, o que facilita a adesão das pessoas e sinergia entre as atividades A priorização dos recursos ao longo do tempo A profissionalização da gestão

Planejamento e Gestão Estratégica - Elaboração Processo de elaboração do Plano Estratégico – Etapas Composição formal de equipes – Representação do público interno e externo Equipe de Representantes – Diretoria, Patrocinadores, Servidores, Segurados e Associações Participação de entrevistas e de reuniões, validando as proposições para apreciação final Equipe de Representantes Ampliada – Gestores de todas as unidades funcionais do RPPS e por representantes dos Segurados e dos Patrocinadores Participação ativa na formulação do plano estratégico, preparando propostas de missão, visão, valores, objetivos estratégicos, indicadores, metas e projetos Equipe de Desenvolvimento – Servidores designados pela Diretoria Equipe encarregada de absorver os conceitos, metodologias e ferramentas utilizados na elaboração do plano Organização da coleta de insumos de diversas fontes Subsidiar e conduzir tecnicamente o processo

Planejamento e Gestão Estratégica - Elaboração Processo de elaboração do Plano Estratégico – Etapas Coleta de propostas de gestão e de sugestões junto às unidades funcionais do RPPS Realização de pesquisa preliminar exploratória “RPPS – Percepções dos Segurados” Apresentação da composição das equipes e da metodologia aos interessados Sensibilização para a Pesquisa de Satisfação e Bem-Estar de Segurados e Servidores junto aos segurados e servidores Realização da Pesquisa de Satisfação e Bem-Estar de Segurados e Servidores Promoção de reunião para apresentação da metodologia de elaboração do plano estratégico aos membros das Equipes de Representantes e de Representantes Ampliada

Planejamento e Gestão Estratégica - Elaboração Processo de elaboração do Plano Estratégico – Etapas Realização da Pesquisa de Satisfação do Usuário do RPPS (pesquisa externa) Entrevistas com Equipe de Representantes com vistas a compor a Análise de Cenários para o Planejamento Estratégico Realização do 1º Fórum de Gestão Estratégica – elaboração da versão preliminar do mapa estratégico Realização da 1ª reunião com a Diretoria para versão final do mapa estratégico Identificação preliminar de indicadores para os objetivos estratégicos Pré-mapeamento de projetos e programas estratégicos e elaboração de versão preliminar dos indicadores e das iniciativas estratégicas Realização do 2º Fórum de Gestão Estratégica – elaboração da versão preliminar do Plano Estratégico

Planejamento e Gestão Estratégica - Elaboração Processo de elaboração do Plano Estratégico – Etapas Detalhamento técnico da versão preliminar do Plano Estratégico Realização da 2ª Reunião com a Diretoria para validação da versão final do Plano Estratégico Realização de Reunião da Diretoria Executiva do RPPS para aprovação do Plano Estratégico

Planejamento e Gestão Estratégica - Missão A Missão é uma declaração concisa da razão de ser , de existir da instituição. É, sobretudo, uma ferramenta de comunicação com a sociedade Missão significa responder as seguintes perguntas: Por que existimos? Onde estamos? Para que propósito o RPPS existe? Que valor o RPPS oferece para a sociedade? Definição da Missão do RPPS Pagar benefícios e colaborar para o equilíbrio das finanças públicas?

Planejamento e Gestão Estratégica - Visão A Visão reflete como a instituição pretende ser no futuro. É a declaração sucinta de um desejo coletivo a ser alcançado, a médio e longo prazos, que busca refletir atendimento às necessidades da sociedade Visão significa responder as seguintes perguntas: Para onde vamos? Qual é o nosso destino? O que desejamos ser? O que o RPPS quer alcançar a médio e longo prazos? Qual a visão de futuro do RPPS? Definição da Missão do RPPS Ser reconhecido, até 2016, pela excelência nos serviços prestados, e na gestão dos meios utilizados, com valorização das pessoas?

“se o governo compra um circo, o anão começa a crescer“ (Delfim Neto)

Você conhece a atual realidade dos RPPS Você conhece a atual realidade dos RPPS? Você acredita na viabilidade dos RPPS?

Déficit Atuarial dos RPPS (União, Estados e Municípios = R$ 3,8 trilhões

“Acreditamos que isso possa ter um impacto muito grande para o país, num futuro muito breve. Talvez, com consequências similares ou maiores do que tivemos na década de 90 com a crise da dívida dos Estados, quando a União teve que socorrer vários que estavam às portas da quebradeira“ (Leonardo José Rolim Guimarães)

“Não dá mais para se falar em tolerância com regimes sem perspectiva de sustentabilidade no longo prazo e também com gestão sem qualificação técnica e profissional “ (Otoni Gonçalves Guimarães)

Quantos de vocês possuem sustentabilidade no longo prazo Quantos de vocês possuem sustentabilidade no longo prazo? Quantos se consideram gestores com a devida qualificação técnica e profissional?

Onde está o problema? De quem é a culpa?

O Sistema de Três Pilares RGPS - INSS Regime Geral de Previdência Social Previdência Social RPPS – União, Estados e Municípios Regimes Próprios de Previdência Social EFPC – Fundos de Pensão Entidades Fechadas de Previdência Complementar EAPC – PGBL/VGBL Entidades Abertas de Previdência Complementar Previdência Complementar

Aspectos Demográficos Nova Pirâmide Populacional – Envelhecimento = Inversão da Base Um País de Idade Avançada Em uma década a proporção de idosos passou de 8,8% para 11,1% do total da população brasileira Projeções – A população começa a cair na primeira metade da década de 30 2030 – 208,027 milhões 2040 – 206,3 milhões A população de idosos passará de 19,2% para 26% entre 2030 e 2040 A população de jovens de 15 a 29 anos passará de 27,1% para 23,4% entre 2030 e 2040

Fatores Estruturais Redução da Taxa de Fecundidade Anos 70 – 6 filhos por mulher Atual – 1,8 por mulher Redução da Taxa de Mortalidade Infantil 1980 – 69,12 por mil nascidos (Início das Campanhas de Vacinação) 2000 – 30,07 por mil nascidos 2009 – 22,47 por mil nascidos

Fatores Estruturais Expectativa de Vida 73,17 anos ao nascer - Há 10 anos atrás era 69,66 anos 81,27 anos – 60 anos 89,5 anos – 80 anos Em 2009 – Homem: 69,42 anos e Mulher: 77,01 anos Em 30 anos (1980 a 2010) – salto de 11 anos 1980 - 62,6 anos (= a Namíbia) 2010 – 73,6 anos (= a Bulgária) Avanços na Saúde e nas Condições de Vida (Acesso ao crédito e ao consumo)

Fatores Sociais A união entre homens mais velhos e mulheres mais jovens crescendo no total de uniões O casamento de homens com mais de 55 anos: aumento de 250% de 1980 a 2004 Elevação no tempo de duração do benefício Maior custo do sistema Mais de 90% dos pensionistas são mulheres

Planejamento e Gestão Estratégica - Valores Os Valores são virtudes desejáveis ou características básicas positivas que a instituição quer preservar, adquirir ou incentivar. São princípios que norteiam as ações institucionais que orientam a conduta e o padrão de comportamento dos indivíduos. Constituem uma fonte de inspiração no ambiente de trabalho Instituir Valores significa responder as seguintes perguntas: O que é importante para o RPPS? Que crenças orientarão o comportamento do RPPS? Atributos de valor do RPPS para a sociedade Acessibilidade Celeridade Comprometimento

Planejamento e Gestão Estratégica - Valores Atributos de valor do RPPS para a sociedade Ética Efetividade Respeito à Pessoa Humana Responsabilidade Social e Ambiental Inovação Modernidade Participação Qualidade de Vida Transparência

Planejamento e Gestão Estratégica - Valores Atributos de valor do RPPS para a sociedade Acessibilidade – garantir o direito do segurado de acesso ao RPPS Celeridade – ressaltar o combate à morosidade na entrega dos serviços Comprometimento – aumentar o compromisso da Diretoria e servidores com o destino estratégico do RPPS Ética – agir com honestidade e integridade em todas as suas ações e relações Efetividade – alcançar resultados positivos em suas ações e objetivos Respeito à Pessoa Humana – pautar suas ações com estrita observância ao princípio da dignidade da pessoa humana, entendido como valor supremo que atrai todas as demais garantias constitucionais Responsabilidade Social e Ambiental – atuar para garantia da cidadania e para a gestão ambiental, por meio de ações de responsabilidade social e práticas ecoeficientes

Planejamento e Gestão Estratégica - Valores Atributos de valor do RPPS para a sociedade Inovação – buscar soluções inovadoras para melhoria da prestação dos serviços, destacando-se pela criatividade, modernidade e quebra de paradigmas Modernidade – acompanhar as tendências de modernidade no que se refere a processos e tecnologias aplicáveis ao RPPS Participação – mobilizar e integrar permanentemente os segurados e servidores Qualidade de Vida – zelar pela saúde ocupacional e qualidade de vida dos servidores, com foco na promoção do bem estar no ambiente de trabalho Transparência – praticar atos com visibilidade plena do desempenho de suas atribuições

Planejamento e Gestão Estratégica - Objetivos Os Objetivos estratégicos são os grandes desafios que a instituição deverá suplantar para conseguir implementar sua estratégia. Funcionam como sinalizadores dos pontos de atuação onde o êxito é fundamental para o cumprimento da Missão e o alcance da Visão de Futuro. Definem o que a instituição quer atingir em cada uma das perspectivas da sua estratégia Os 18 objetivos estratégicos do RPPS são: Qualidade e Celeridade Objetivo 1 – Aprimorar continuamente os procedimentos e práticas gerenciais Acesso ao RPPS e Efetividade Objetivo 2 – Aprimorar o acesso ao RPPS Objetivo 3 – Promover a efetividade na execução dos procedimentos

Planejamento e Gestão Estratégica - Objetivos Os 18 objetivos estratégicos do RPPS são: Responsabilidade Social e Ambiental Objetivo 4 – Considerar o impacto social e ambiental na sua atuação Infraestrutura Física Objetivo 5 – Garantir qualidade, funcionalidade e segurança das instalações e acessibilidade às pessoas Relacionamento Institucional Objetivo 6 – Buscar parcerias com outras instituições Objetivo 7 – Aperfeiçoar a comunicação interna e externa Alinhamento e Integração Objetivo 8 – Adequar a estrutura organizacional à estratégia Eficiência Operacional Objetivo 9 – Melhorar continuamente os procedimentos de trabalho Gestão de Pessoas Objetivo 10 – Implantar processo de gestão por competências Objetivo 11 – Viabilizar a capacitação das pessoas para o alcance da estratégia Objetivo 12 – Melhorar continuamente a Saúde e Qualidade de Vida no trabalho

Planejamento e Gestão Estratégica - Objetivos Os 18 objetivos estratégicos do RPPS são: Cultura Organizacional Objetivo 13 – Disseminar a cultura de responsabilidade social e ambiental Objetivo 14 – Disseminar a cultura de visão sistêmica Objetivo 15 – Consolidar um ambiente favorável à iniciativa e à livre expressão Tecnologia da Informação e Comunicação Objetivo 16 – Garantir a confiabilidade, integralidade e disponibilidade das informações Objetivo 17 – Assegurar ferramentas de TI adequadas à estratégia Orçamento Objetivo 18 – Melhorar continuamente a execução orçamentária

Planejamento e Gestão Estratégica – Mapa Estratégico Mapa Estratégico é uma representação visual da história da estratégia, que evidencia os desafios que a instituição terá que superar para concretizar sua Missão e Visão de Futuro. O Mapa Estratégico é estruturado por meio de objetivos estratégicos distribuídos nas perspectivas do negócio, interligados por relações de causa-efeito Considerar as especificidades da Administração Pública, bem como a realidade do RPPS e delinear um número de perspectivas associadas aos Objetivos: Perspectiva da Sociedade Percepção de valor pelo segurado. Está alocada no topo das perspectivas, considerando a premissa de que a Administração Pública existe para identificar e atender às demandas sociais. Nesse sentido, direciona todas as ações do RPPS para satisfação dos segurados, entendida pelo RPPS da seguinte forma: Qualidade e Celeridade integrado com Acesso ao RPPS e Efetividade

Planejamento e Gestão Estratégica – Mapa Estratégico Considerar as especificidades da Administração Pública, bem como a realidade do RPPS e delinear um número de perspectivas associadas aos Objetivos: Perspectiva Processos Internos Medidas e mudanças internas com o objetivo de gerar valor ao cidadão-usuário. Identifica os procedimentos mais críticos que impactam diretamente na realização dos objetivos da Perspectiva Sociedade, visando à melhoria contínua e a excelência nos serviços prestados. Nesse sentido, direciona todas as ações do RPPS para satisfação dos segurados, entendida pelo RPPS da seguinte forma: Infraestrutura Física integrado com Relacionamento Institucional e com Alinhamento e Integração

Planejamento e Gestão Estratégica – Alinhamento Organizacional É o alinhamento de todas as unidades e pessoas, em todos os níveis hierárquicos, com relação à Missão, à Visão de Futuro, aos Objetivos Estratégicos e às Metas, além das atribuições institucionais, desdobramentos e monitoramento do desempenho. Significa colocar todos os componentes da instituição voltados na direção apontada pela estratégia, transformando-a em tarefa de todos Com o alinhamento pretende-se que todos os envolvidos tenham uma noção mais precisa do impacto de suas responsabilidades e do seu trabalho para o alcance dos objetivos. Estabelecer Meta do Alinhamento Organizacional Ter 100% dos setores interligados via rede Certificar 50% dos servidores

Planejamento e Gestão Estratégica – Projetos Estratégicos São os projetos selecionados pela Diretoria Executiva e alinhados à Missão que contribuem diretamente para o alcance das Metas Estratégicas. Projetos Estratégicos são iniciativas que auxiliam a instituição no alcance dos Objetivos eleitos como prioritários Definir os Projetos Estratégicos Integração Estratégica – Promover ações voltadas ao desdobramento da estratégia do RPPS, assim como de sua disseminação, visando o alinhamento e a integração organizacional. Realizar ações promotoras da visão sistêmica e fomentar compartilhamento de experiências, disseminando os valores da instituição e a atuação ética Capacitação Estratégica – Proporcionar educação continuada orientada ao desenvolvimento profissional e pessoal dos servidores, com ênfase nas competências estratégicas I

Planejamento e Gestão Estratégica – Matrizes de Metas e Indicadores Indicadores são formas de representação quantificáveis de características de produtos e processos, utilizadas para acompanhar e melhorar os resultados e o desempenho da instituição ao longo do tempo. A partir dos indicadores são traçadas as Metas, que representam os resultados a serem alcançados para atingir os objetivos propostos “ Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia” (William Edwards Deming) O estabelecimento de metas permite um melhor controle dos resultados, pois as mesmas devem ser observáveis, quantificadas por meio de indicadores, conter prazos de execução e definição de responsabilidade

Planejamento e Gestão Estratégica – Matrizes de Metas e Indicadores A definição das metas deve estar focada na análise das necessidades, expectativas e satisfação dos segurados Características das Metas Desafiantes para estimular os executores Significado particular à instituição, gerando comprometimento e motivação Relevantes, importantes para o alcance dos objetivos Claras, precisam evitar ambiguidades e todos devem entender Específicas, metas genéricas não geram resultados observáveis, claros Mensuráveis, precisam ser quantificadas por meio de indicadores Temporais, com prazo bem definido, contendo dia, mês e ano Viáveis, precisam ser alcançáveis As Metas têm foco em resultados não em atividades

“se o governo compra um circo, o anão começa a crescer“ (Delfim Neto)

João Luiz Meireles da Conceição joaoluiz@exataprevidencia.com.br