Planejamento 2 Universidade de Brasília Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação Departamento de Ciência da Informação e Documentação Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas Prof.: Lillian Alvares

Abrangência do planejamento

Níveis de Planejamento Existem três níveis distintos de planejamento: Planejamento Estratégico Planejamento Tático Planejamento Operacional

Etapas do Planejamento de Steiner

Planejamento Estratégico É o planejamento mais amplo e abrange toda a organização. Suas características são: É projetado no longo prazo e seus efeitos e conseqüências são estendidos para vários anos (em geral, cinco) pela frente.

Planejamento Estratégico O planejamento estratégico é, normalmente, de responsabilidade dos níveis mais altos da empresa e diz respeito tanto à formulação de objetivos quanto à seleção dos cursos de ação a serem seguidos para sua consecução, levando em conta as condições externas e internas à empresa e sua evolução esperada. 

Planejamento Estratégico Envolve a empresa como uma totalidade, abrange todos os recursos e áreas de atividade, e preocupa-se em atingir os objetivos em nível organizacional.

Planejamento Estratégico É definido pela cúpula da organização (no nível institucional) e corresponde ao plano maior ao qual todos os demais estão subordinados.

Planejamento Estratégico É um processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa com vistas a obter um nível de otimização na relação da empresa com seu ambiente.

Planejamento Estratégico O nível estratégico de influência considera a estrutura organizacional de toda a empresa e a melhor interação desta com o ambiente.

Obstáculos

Obstáculos A etapa de implementação dos processos de mudança estratégica ou estrutural nas organizações é a mais difícil de todo o processo. Geralmente, não existem problemas nas etapas de definição da missão e estabelecimento de estratégias. Os problemas aparecem quando estas devem ser executadas na prática

Obstáculos Ausência de liderança e acompanhamento do executivo principal da instituição; Falta de cultura de planejamento por parte dos funcionários e falta de cultura estratégica por parte dos dirigentes; Inexistência de sistemas de informação que possibilitem a coleta e sistematização das informações; Falta de capacitação da equipe de implementação;

Obstáculos Incompreensão da importância da influência da cultura e do clima organizacional; Competição pelo poder, que acaba afetando o desempenho das equipes de trabalho; Falta de acompanhamento e controle da execução das ações planejadas.

Elementos Básicos

Elementos Básicos Estrutura – refere-se ao modo de organização das tarefas e das pessoas, o que inclui o organograma da empresa e suas principais políticas internas; Sistemas – dizem respeito ao workflow da organização, ao fluxo de processos e informações e aos sistemas de tomada de decisão gerencial; Estilo – refere-se aos aspectos do clima organizacional relacionados ao comportamento e à mentalidade dos membros da instituição;

Elementos Básicos Equipe – são as pessoas certas na equipe de planejamento e implementação; Habilidades – trata-se do conjunto de habilidades das pessoas que compõem a organização, o qual se traduz na habilidade da própria organização; Estratégia – refere-se à maneira pela qual a instituição implementa sua visão de futuro; Valores Compartilhados – trata-se do conjunto de valores, princípios e diretrizes que motiva o comprometimento e o empenho de todos na empresa.

Princípios Gerais

4 Princípios Gerais 1. O princípio da contribuição aos objetivos, e neste aspecto o planejamento deve sempre visar aos objetivos máximos da empresa. No processo de planejamento deve-se hierarquizar os objetivos estabelecidos e procurar alcançá-los em sua totalidade, tendo em vista a interligação entre eles.

4 Princípios Gerais 2. O princípio da precedência do planejamento, corresponde que essa função administrativa que vem antes das outras. De maneira geral, o planejamento “do que é e como vai ser feito” aparece na ponta do processo.

4 Princípios Gerais 3. O princípio da maior penetração e abrangência, pois o planejamento pode provocar uma série de modificações nas características e atividades da empresa. As modificações provocadas nas pessoas podem corresponder à necessidade de treinamento, substituição, transferências, funções, avaliação, etc.; na tecnologia pode ser apresentada pela evolução dos conhecimentos, pelas novas maneiras de fazer os trabalhos, etc.; e nos sistemas podem ocorrer alterações nas responsabilidades estabelecidas nos níveis de autoridade, descentralização, comunicações, procedimentos, instituições, etc.

4 Princípios Gerais 4. Princípio da maior eficiência, eficácia e efetividade. O planejamento deve procurar maximizar os resultados e minimizar as deficiências. Através desses aspectos, o planejamento procura proporcionar a empresa uma situação de eficiência, eficácia e efetividade

Eficiência, Eficácia e Efetividade

Eficiência Eficiência é: Resolver problemas; Salvaguardar os recursos aplicados; Cumprir o seu dever; Reduzir os custos. (Como fazer)

Eficácia Eficácia é: Fazer as coisas certas; Produzir alternativas criativas; Maximizar a utilização de recursos; Obter resultados; Aumentar o lucro. (Resultados)

Efetividade Efetividade é: Manter-se no ambiente. Apresentar resultados globais positivos ao longo do tempo. (Permanência)

Vantagens

Vantagens  Identifica áreas que exigem decisões e garante que a devida atenção lhe será dispensada, tendo em vista os resultados esperados; Estabelece um fluxo mais rígido de informações importantes para os tomadores de decisão e que sejam as mais adequadas para o processo; Facilita a mudança organizacional durante a execução dos planos estabelecidos, através de uma comunicação adequada e apropriada; Procura o envolvimento dos vários elementos da empresa para os objetivos, desafios e metas através do direcionamento dos esforços; Facilita e agiliza o processo de tomada de decisão;

Vantagens Facilita a alocação dos recursos da empresa; Possibilita maior consenso, compromisso e consistência; Cria alternativas gerenciais; Possibilita o comportamento sinérgico das várias unidades organizacionais; Possibilita a empresa manter maior interação com o ambiente; Incentiva e facilita a função de direção da empresa; Transforma a empresa reativa em empresa proativa

Vantagens  Facilita e desenvolve um processo descentralizado de decisão na empresa; Cria situações em que os administradores da empresa se sentem obrigados a se afastarem das atividades rotineiras da empresa; Incentiva a utilização de modelos organizacionais adequados aos diversos contextos ambientais atuais e futuros; Orienta o desenvolvimento de outros planejamentos a nível tático ou operacional.

Importância

Importância Uma das causas mais comuns do fracasso do planejamento é a falta de um conjunto de objetivos claramente definidos. Sem planejamento, uma empresa não terá certeza do seu caminho. Sem objetivos, uma empresa não terá condições de medir seu desempenho.

Características

Características É um processo permanente e contínuo. É sempre voltado para o futuro. Visa a racionalidade da tomada de decisões. Visa selecionar uma entre várias alternativas. É uma técnica de alocação de recursos. É uma técnica de mudanças e inovações.

Processo Seqüencial

Níveis da Empresa Planejamento Conteúdo Extensão de Tempo Amplitude Institucional Estratégico Genérico e sintético Longo prazo Macroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade. Intermediário Tático Menos genérico e mais detalhado Médio prazo Aborda cada unidade da empresa ou cada conjunto de recursos separadamente. Operacional Detalhado e analítico Curto prazo Microorientado. Aborda cada tarefa ou operação isoladamente.

Processo Seqüencial Planejamento Estratégico: é realizado nas funções mais elevadas da empresa, tem maior alcance de tempo e as decisões envolvidas englobam a organização como um todo. Planejamento Tático: é realizado pelos executivos, traduz e interpreta as decisões da direção e as transforma em planos concretos dentro dos departamentos da empresa. Geralmente tem um médio alcance de tempo. Planejamento Operacional: é aquele que coloca em prática os planos táticos dentro de cada setor da empresa. Geralmente tem curto alcance de tempo.

Principais aspectos de diferenciação Nível das decisões: o Plano Estratégico é sempre realizado nos escalões mais elevados da empresa. Dimensão temporal: o Plano Estratégico tem sempre um alcance maior no tempo do que o Plano Operacional. Amplitude de efeitos: as decisões envolvidas no Plano Estratégico englobam a organização como um todo e não simplesmente um parte dela.

Planejamento Tático É o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da organização.

Planejamento Tático Suas características são: É projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício anual. Envolve cada departamento, abrange seus recursos específicos e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais. É definido no nível intermediário, em cada departamento da empresa.

Planejamento Tático Tem por objetivo otimizar determinada área de resultado e não a empresa como um todo. Portanto, trabalha com decomposições dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidos no planejamento estratégico.

Planejamento Tático O planejamento tático é desenvolvido a níveis organizacionais inferiores, tendo como principal finalidade à utilização eficiente dos recursos disponíveis para a consecução dos objetivos previamente fixados, segundo uma estratégia pré-determinada bem como as políticas orientativas para o processo decisório da empresa. 

Planejamento Operacional É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade específica.

Planejamento Operacional Suas características são: É projetado para o curto prazo. Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de metas específicas. É definido no nível operacional, para cada tarefa ou atividade.

Planejamento Operacional Pode ser considerado como a formalização, principalmente através de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implantação estabelecidas. Portanto, nessa situação tem-se, basicamente, os planos de ação ou planos operacionais.

Planejamento Operacional Cada um dos planejamentos operacionais devem conter com detalhes:  Os recursos necessários para o seu desenvolvimento e implantação; Os procedimentos básicos a serem adotados; Os produtos ou resultados finais esperados; Os prazos estabelecidos; Os responsáveis pela sua execução e implantação.

Planejamento Operacional O planejamento operacional cria condições para a adequada realização dos trabalhos diários da empresa. 

Exemplo: Orçamento Os orçamentos são planos estratégicos quando envolvem a empresa como uma totalidade e abrangem um período longo, como é o caso do planejamento financeiro estratégico.

Exemplo: Orçamento São planos táticos quando cobrem determinada unidade ou departamento da empresa por médio prazo, como são os orçamentos departamentais de despesas e que envolvem o exercício anual.

Exemplo: Orçamento São planos operacionais quando a dimensão é local e sua temporalidade é de curto prazo, como é o caso do fluxo de caixa.