Tema 16 – Comunicação O homem é um homo loquens, ou seja, um homem da linguagem. Ele constrói o seu mundo, suas relações, seu espaço por meio da linguagem. “É um homem falante que encontramos no mundo, um homem que fala a outro homem, e a linguagem faz saber a definição mesma do homem”

A palavra “comunicação” vem do latim comunicare, que significa por em comum, “trocar experiência por meio de ideias, sentimentos e emoções”. A comunicação é um instrumento de integração, troca mútua e desenvolvimento entre as pessoas em quaisquer atividades realizadas. Ela não ocorre de forma linear; quando você franze a testa, gesticula, escreve, fala etc., está se comunicando, portanto, quando estou emitindo uma mensagem, estou em contato com o meio e percebendo o que acontece.

Exemplificando: quando estou em sala de aula falando sobre um conteúdo, estou também recebendo sinais. Um aluno franze a testa: isso pode ser um sinal de que não concordou ou não entendeu. Ao perguntar o que está acontecendo, tenho uma retroalimentação no processo. A figura abaixo nos mostra que, ao mesmo tempo em que estamos transmitindo uma mensagem, também estamos recebendo mensagens.

Em todo o sistema de comunicação, a fonte, comunicador ou emissor fornece sinais ou mensagens. Essas mensagens são codificadas, transformando-as em formas ao canal. O canal leva a mensagem. O receptor procura decodificar a mensagem. Não podemos dizer que houve comunicação só porque enviamos uma mensagem. Para que a comunicação seja eficaz, é preciso que haja a compreensão de seu significado. A escolha do canal de comunicação adequado é de extrema importância, pois os canais diferem em sua capacidade de transmitir informação. Alguns são ricos na capacidade de: administrar pistas múltiplas (gestos, postura, entonação, expressões); facilitar retorno rápido; ser muito pessoais.

A escolha de um canal em detrimento do outro vai depender do tipo de mensagem (rotineira ou não). A comunicação somente se efetiva quando o destino interpreta e compreende a mensagem. Isso significa que a comunicação é um processo de mão dupla e envolve necessariamente um processo de retroação.

Funções da comunicação dentro de uma organização Segundo Robbins (2004), dentro de um grupo ou organização, a comunicação cumpre quatro funções básicas: Controle: controlar o comportamento dos membros. As orientações formais que devem ser seguidas pelos funcionários (normas, regulamentos etc.). Motivação: quando esclarece o que deve ser feito, como o funcionário está se saindo e o que pode ser melhorado. Expressão emocional: grupos de trabalho são fontes de interação social, e a comunicação que ocorre dentro do grupo permite a expressão de sentimentos. Informação: a comunicação fornece informações, permitindo a tomada de decisão.

Como o processo de comunicação funciona como um sistema aberto é comum ocorrer problemas. Quando ela se estabelece mal ou não se realiza entre pessoas que estão juntas, ou entre grupos, nós dizemos que há: Ruído: significa uma perturbação indesejável que tende a distorcer, deturpar ou alterar de maneira imprevisível a mensagem transmitida. Podemos entender ruído como alguma perturbação interna do sistema, e interferência, como algo externo, vindo do ambiente. É o que acontece quando uma mensagem é distorcida ou mal interpretada. Filtragem: quando a comunicação é recebida em parte, a comunicação existe, mas não é recebida por inteiro. Pode ser também que o emissor manipule as informações e só comunique aquilo que é visto como mais favorável. Bloqueio: quando a mensagem não é captada e a comunicação é interrompida.

Barreiras no processo de comunicação Barreiras pessoais: decorrem das limitações, emoções e valores humanos de cada um. As mais comuns em situações de trabalho são motivações, interesses, deficiências no ouvir, efeito de halo, medo, preconceitos, diferença de status, percepção seletiva. Barreiras físicas: interferências que ocorrem no ambiente em que acontece o processo de comunicação. Um trabalho que possa distrair, espaço físico (paredes que se antepõem entre a fonte e o destino), ruídos, distância. Barreiras semânticas: são as limitações decorrentes dos símbolos por meio dos quais a comunicação é feita. Palavras, símbolos, gestos.

Segundo Robbins (2004), existem alguns obstáculos organizacionais à comunicação; dentre eles: Sobrecarga de informações: grande número de informações dirigidas a uma só pessoa. Pressões do tempo: quando informações precisam ser transmitidas em um curto espaço de tempo. A informação precisa chegar de forma precisa e completa em ocasião apropriada. Clima organizacional: é necessário um clima de confiança para que haja credibilidade na comunicação recebida. Tecnologia: a comunicação por fax, e-mail, Internet apresenta a possibilidade de ser menos transparente; pode causar a sensação de certo isolamento social e, muitas vezes, é utilizada para assuntos que deveriam ser tratados pessoalmente.

Significados do feedback Feedback é um termo eletrônico que significa retroalimentação. “Qualquer procedimento em que parte do sinal de saída de um circuito é injetada no sinal de entrada para ampliá-lo, diminuí-lo, modificá-lo ou controlá-lo”. A expressão feedback pode ser usada em dois sentidos diferentes. No sentido positivo ou no sentido negativo. No processo de desenvolvimento da competência interpessoal, feedback é um processo de ajuda para a mudança de comportamento; é a comunicação verbal ou não verbal dirigida a uma pessoa ou grupo, no sentido de fornecer-lhes informações sobre como sua conduta está nos afetando. Feedback eficaz ajuda o indivíduo ou grupo a melhorar seu desempenho e assim alcançar seus objetivos.

Para tornar-se realmente um processo útil, o feedback precisa ser, tanto quanto possível: Descritivo, ao invés de avaliativo: quando não há julgamento, apenas o relato de um evento, reduz-se a necessidade de reagir defensivamente, e assim a pessoa pode ouvir e sentir-se à vontade para usar aquele dado como julgar conveniente. Específico ao invés de geral: quando se diz a alguém que ele é “dominador”, isso tem menos significado do que indicar seu comportamento em uma determinada situação, ou seja, especificando o momento em que demonstra tal atitude. Compatível com as necessidades (motivações) de ambos: comunicador e receptor – pode ser altamente destrutivo quando satisfaz somente as necessidades do comunicador sem levar em conta as necessidades do receptor. Dirigido: para comportamentos que o receptor possa modificar, pois, caso contrário, a frustração será apenas incrementada, se o receptor reconhecer falhas naquilo que não está sob seu controle mudar. Solicitado, ao invés de imposto: será mais útil quando o receptor tiver formulado perguntas que os que o observam possam responder. Oportuno: em geral, o feedback é mais eficaz se for oferecido logo após a ocorrência da conduta, dependendo naturalmente do preparo da pessoa ou do grupo. Deve ser esclarecido para assegurar uma boa comunicação: um modo de proceder é pedir ao receptor que repita o feedback recebido para ver se corresponde ao que o comunicador quis dizer.