GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO em PROJETOS Gerenciamento de Projetos

A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO: Uma boa comunicação no ambiente de Projeto resultará em uma equipe motivada; Ampliam-se as chances de sucesso no Projeto; Projetos são executados por Pessoas; Lembrem-se: Nem só de CAMINHO CRÍTICO vive um Projeto, alguém precisa dizer onde ele está

Modelo de Comunicação: Emissor ou Transmissor: aquele que origina a mensagem Mensagem: são os pensamentos, sentimentos ou idéias transformadas em códigos que devem ser compreensíveis tanto pelo emissor quanto pelo receptor; Meio ou Mídia: o veículo ou mecanismo utilizado para encaminhar a mensagem (visual, auditivo e tátil); Receptor: aquele para o qual a mensagem é destinada;

Barreiras de Comunicação (falar com jeito, saber como falar): Falta de canais de comunicação claros; Distância física ou temporal entre o emissor e o receptor; Uso inadequado de linguagem técnica; Fatores ambientais de distração (barulho, cheiro); Atitudes prejudiciais (hostilidade, descrença, preconceitos); Informação excessiva; Falta de conhecimento sobre o assunto que está sendo comunicado (campo de experiências não se sobrepõe); Diferenças culturais; Estimular o Transmissor para solicitar feed-back. O Emissor deve usar da audição ativa (identifica se houve ou não o entendimento da mensagem).

Canais de Comunicação: informal Alta Gerência, Cliente Patrocinados A formal Interessados Externos Gerentes Funcionais Gerente de Projeto D B Outros Gerentes do Projeto Agências Reguladoras C Equipe do Projeto

TIPOS DE COMUNICAÇÃO: COMUNICAÇÃO VERBAL: pode ser oral (mais rápida) ou escrita (mais detalhada) e ainda é o tipo mais utilizado para transmitir informações, e um dos mais eficazes; Manter comunicações orais e presenciais é extremamente importante para aumentar o espírito de equipe; mecanismo de duas vias possibilitando a obtenção de feedback por parte do receptor durante sua transmissão;

TIPOS DE COMUNICAÇÃO: COMUNICAÇÃO NÃO-VERBAL: também conhecida como a linguagem corporal, é aquele que se dá sem o uso de palavras; São usadas para substituir, reforçar e, vez ou outra, contradizer uma mensagem verbal; Lapso cinético  é um sinal contraditório em que a comunicação verbal emite uma mensagem e a não-verbal outra; Eu estou lhe dizendo que não estou bravo; Claro que eu não fiquei chateado com isso;

TIPOS DE COMUNICAÇÃO: COMUNICAÇÃO PARALINGUÍSTICA: É aquela que utiliza sons ou qualidade de voz que acompanha a fala e revela a situação em que o falante se encontra (aspectos como velocidade e entonação são considerados paralinguísticos);

ESTILOS DE COMUNICAÇÃO: FORMAL: Um conjunto de regras e procedimentos deve ser seguido, exigindo um formato, um protocolo. Em Projetos, toda comunicação formal deve passar pelo Gerente de Projetos; INFORMAL: Não há um conjunto de regras, a comunicação é livre, a maioria dos gerentes de projeto prefere comunicar-se verbal e informalmente; Uma comunicação construída na base da confiança mútua entre todos os envolvidos;

Gerenciamento das Comunicações do Projeto: O Gerente de Projeto tem a responsabilidade de saber quais mensagens devem ser enviadas, para quem, em que momento e traduzí-las para uma linguagem que todos possam compreender; Todas as pessoas envolvidas no Projeto devem estar preparadas para enviar e receber informações e devem compreender também como as informações em seu poder podem afetar o projeto como um todo;

Planejamento de Comunicações: Indicará quem precisará de qual informação, quando, como ela deverá ser fornecida e por quem; Muitos executivos definem um bom Gerente de Projeto como aquele que mantém a todos informados e não aquele que resolve tudo sozinho;

Tecnologia das Comunicações: Não há Tecnologia moderna que substitua a uma boa conversa, olho no olho, no entanto, há que compreender bem que tipo de tecnologia será utilizado no desenvolvimento do projeto. O que é bom para um pode ser ruim para outro; Deve-se, portanto, assegurar que os recursos não sejam desperdiçados com informações ou tecnologias inadequadas; Um projeto de sucesso é aquele que atinge ou excede as expectativas dos interessados;

Plano de Gerenciamento de Comunicação: Deve fornecer informações sobre: Como os dados serão coletados, organizados e arquivados; Os métodos a serem usados para distribuir as informações; O tipo de informação a ser distruibuído; Quando cada tipo de informação será produzido; Métodos de acessar informações entre as comunicações programadas; O método usado para atualizar e refinar o plano durante o projeto;

Reunião de KICK-OFF (Lançamento do Projeto): Não marca o início do projeto, mas sim a fase de execução do projeto, deve ser o primeiro evento e é considerada crítica para o processo de construção da equipe do projeto com o propósito de começar o projeto com o pé direito.

Objetivos da Reunião de Lançamento: Estabelecer os canais de comunicação e favorecer os relacionamentos de trabalho; Definir as metas e os objetivos do time no que diz respeito ao projeto; Revisar o plano de projeto e as atividades necessárias para a consecução do projeto; Identificar os possíveis problemas potenciais que poderão afetar o projeto e definir quais os planos de ação serão aplicados; Avaliar os riscos documentados durante o processo de planejamento e fazer uma análise da situação atual

Criando comunicações bem-sucedidas com a Equipe do Projeto Ser um comunicador efetivo: Rede interpessoal de comunicações entre os membros da equipe e deve estimular a comunicação informal entre eles; Ser um facilitador de comunicações: Iniciar os relacionamentos que se tornarão vínculos de comunicação; Evitar bloqueadores de comunicação: Evitar respostas negativas que arruínam ou inibem idéias inovadoras. Devem criar um clima que seja aberto ao desenvolvimento de novas idéias;

Criando comunicações bem-sucedidas com a Equipe do Projeto Manter a equipe de projeto o mais próximo possível; Na medida do possível, alocar todos os participantes da equipe em um único espaço no escritório; Ter uma sala de comando para o Projeto; Local exclusivo onde a equipe do projeto possa se reunir (também chamada de sala de guerra, sala de controle, project cockpit) Conduzir reuniões eficazes; Um dos mecanismos mais eficazes para a comunicação em Projetos e também essenciais para criar times;

Relatório de Desempenho Informações do andamento: Situação atual ou status (onde o projeto está); Informações sobre o progresso: O que já foi feito até o momento; Informações relativas à previsão (forecast): Preveem o andamento e o progresso futuro do projeto; Ferramentas e Técnicas: Utilizadas para comunicar o projeto. As medidas mais utilizadas são o desvio de custo e o desvio de cronograma;

Relatório de Desempenho Revisão de Desempenho: Avaliar o andamento e o progresso do projeto; Análise dos Desvios: Compara os resultados reais do projeto com os resultados planejados ou esperados; Análise das Tendências: Avaliação dos resultados do projeto durante todo o tempo e determina se o seu desempenho está melhorando ou piorando;