PREFEITURA MUNICIPAL DE VITÓRIA SECRETARIA DE TURISMO TRABALHO E RENDA CAPACITAÇÃO: AMARIV e ASCAMARE - ATRIBUIÇÕES DA DIRETORIA - PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS

BOA TARDE ! OBJETIVO DA CAPACITAÇÃO: Fornecer informações sobre as funções que devem ser desempenhas pela diretoria, de acordo com o Estatuto. Monstrar a importância de haver Procedimentos Administrativos e Financeiros na Associação, com a finalidade de auxiliar na organização administrativa, financeira, contábil e atender ao Convênio.

POR QUÊ ??? Para quê ???.

NECESSIDADE DE UTILIZAR PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS a) PARA SE OBTER MAIOR CONTROLE SOBRE AS RECEITAS E DESPESAS DA ASSOCIAÇÃO, para que: -A Associação possa ter maior controle sobre a receita da venda dos materiais recicláveis -Maior controle sobre as despesas da associação, não cobertas pelo Convênio. -Fazer comparação da variação de receitas e despesas, de um mês para outro -Verificar possibilidades de haver investimentos na associação, ou benefícios para os associados.

NECESSIDADE DE UTILIZAR PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS b) PARA SE OBTER MAIOR CONTROLE SOBRE AS RECEITAS, E DESPESAS COBERTAS PELO CONVÊNIO, para que: -A Associação possa ter maior controle sobre os valores das parcelas recebidas da prefeitura, através do Convênio. -Possa ter maior controle na aplicação deste recurso, observadas as normas do Convênio. - Menor possibilidade das prestações de contas do Convênio serem reprovadas. -Verificar quais rubricas (despesas), são mais ou menos utilizadas do Plano de Trabalho do Convênio, para que no caso da renovação, haja melhor distribuição dos valores.

NECESSIDADE DE UTILIZAR PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS OUTROS BENEFÍCIOS DE SE TER PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS: -Estando registrado por escrito o passo a passo da realização das atividades administrativas, é provável que estas atividades sejam realizadas de forma mais rápida, gastando menos tempo. -Maior organização e qualidade no administrativo da Associação. -Em caso de necessidade de ausência da pessoa responsável pelo administrativo, ou em caso de uma nova pessoa começar a ajudar no administrativo, havendo procedimentos administrativos registrados por escrito, será mais fácil para a pessoa novata entender e realizar os procedimentos necessários.

PROCEDIMENTOS - PRESTAÇÃO DE CONTAS DO CONVÊNIO Procedimentos que devem ser observadas pelas Associações na prestação de contas do Convênio: - Somente gastar o dinheiro com despesas previstas no Plano de Trabalho ( não incluso parcelamentos). - Todas as despesas tem que possuir Nota Fiscal. - Enviar as contas completas (com todas as folhas) nas prestações de contas. - Bater o carimbo “ Pago com recurso do convênio..” em todas as folhas das contas.

PROCEDIMENTOS - PRESTAÇÃO DE CONTAS DO CONVÊNIO Procedimentos que devem ser observadas pelas Associações na prestação de contas do Convênio: - Reembolsar os valores referente tarifas bancários e juros e multas de despesas, dentro do próprio mês de ocorrência. - Investir (conta de aplicação) o dinheiro recebido através do convênio. - Fazer a prestação de contas mensal, dentro do prazo solicitado pela PMV. - Retornar aos ofícios solicitando regularização de prestação de contas, dentro do prazo estabelecido.

ATRIBUIÇÕES DA DIRETORIA COMPETE AO PRESIDENTE: Cumprir e auxiliar no cumprimento das normas da Associação (Estatuto, Regimento Interno); b) Convocar e dirigir as reuniões da associação; c) Representar juridicamente a associação; d) Emitir e receber documentos em nome da associação; e) Assinar cheques da associação; f) Zelar pela organização administrativa da associação;

ATRIBUIÇÕES DA DIRETORIA COMPETE AO VICE-PRESIDENTE: a) Auxiliar o presidente no desempenho das suas funções; b) Substituir o presidente em suas ausências (assinatura de documentos, representar a associação); c) Auxiliar o presidente a manter a organização administrativa da associação; PROCEDIMENTOS - PRESTAÇÃO DE CONTAS DO CONVÊNIO

ATRIBUIÇÕES DA DIRETORIA COMPETE AO DIRETOR FINANCEIRO: a) Assinatura de cheques, juntamente ao presidente da associação; b) Efetuar pagamentos, depósitos e recebimentos; c) Assinar junto ao presidente requerimentos para adquirir talões de cheques no banco; d) Contribuir para que a Contabilidade da associação seja mantida em dia; e) Ter sua responsabilidade a guarda, os documentos financeiros da associação como ( cheques, livros, documentos contábeis); f) Verificar e informar a diretoria sobre valores recebidos, que não são provenientes das atividades diretas da associação;

ATRIBUIÇÕES DO CONSELHO FISCAL COMPETE AO CONSELHO FISCAL: Examinar os relatórios apresentados periodicamente pela diretoria, ( relatórios financeiros, administrativos e contábeis) e emitir parecer a respeito; b) Examinar a prestação de contas anual apresentada pela diretoria, e emitir parecer a respeito, para que a Assembléia Geral Anual, aprove ou não as contas; c) Zelar pelos princípios da associação;

ATRIBUIÇÕES DO CONSELHO FISCAL d) Solicitar com antecedência mínima de três dias, documentos à diretoria, os quais julgar necessários à realização do trabalho de fiscalizar o andamento da associação; e) Na função de fiscalizar o andamento da associação, o Conselho Fiscal pode pedir o auxílio de técnicos especializados, através de parcerias; f) Comunicar aos demais associados em assembleia, caso venha comprovadamente a encontrar qualquer irregularidade na gestão da associação. PROCEDIMENTOS - PRESTAÇÃO DE CONTAS DO CONVÊNIO

ATRIBUIÇÕES DO AUXILIAR DE ESCRITÓRIO COMPETE AO AUXILIAR DE ESCRITÓRIO: Executar serviços de apoio nas áreas administrativa, financeira e de recursos humanos; b) Registrar as entradas e a saídas de: - Recursos: Receita de venda de materiais, receita de doações - Bens: Equipamentos, uniformes e EPIs - Obrigações: Controle de pagamento de despesas (datas de vencimento, valores, parcelas, limite de valor disponível) c) Organizar e arquivar documentos; d) Conferir notas fiscais e boletos de pagamentos;

ATRIBUIÇÕES DO AUXILIAR DE ESCRITÓRIO e) Preencher formulários e cadastros e atualizar cadastros; f) Coletar dados, atualizar informações e pesquisar preços; g) Controlar material do expediente, uniformes e EPIs; h) Redigir atas, expedir ofícios e memorandos e elaborar correspondência; i) Verificar prazos estabelecidos;

ATRIBUIÇÕES DO AUXILIAR DE ESCRITÓRIO j) Acompanhar notificações e encaminhar protocolos; k) Organizar rotinas de admissão e desligamento de associados (Formulários); l) Auxiliar na elaboração da folha de pagamento e atualizar dados dos funcionários; m) Registrar frequência dos associados; n) Realizar prestação de contas;