UNIVERSIDADE SALGADO DE OLIVEIRA GESTÃO DE DOCUMENTOS E REGISTROS PROFª EVA ZAN

Parte I - CONTEXTUALIZAÇÃO ARQUIVOS - Origem Antigüidade  Civilização Grega, aprox. sécs. II ou III a.C; Raiz ARCHÉ => fundação, poder, comando, palácio do governo; Verbo ARCHEION => local de guarda, depósito; Substantivo ARCHIVES => documentos originais. (SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE, 1998)

CONCEITOS IMPORTANTES ARQUIVO: documentos de qualquer instituição pública ou privada, considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e pesquisa, tendo sido depositado ou selecionado para depósito num arquivo de custódia permanente. (SCHELLENBERG, 2004); conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter públicas, e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)

CONCEITOS IMPORTANTES ARQUIVAMENTO: operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido. ARRANJO OU CLASSIFICAÇÃO: ordenação estrutural ou funcional dos documentos em fundos, séries, subséries, itens documentais (arquivo permanente); distribuição dos documentos numa seqüência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento adotado (arquivos correntes). CONHECIMENTO: conhecimento é o que possibilita mudança provendo uma evolução; diz respeito à crenças compromissos, atitudes, intenções e está relacionada a AÇÃO HUMANA

CONCEITOS IMPORTANTES DOCUMENTO: toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, pesquisa, prova, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida, pensamentos do homem, etc., em determinada época; qualquer suporte físico utilizado para o registro e transferência da informação que constata a realização de uma ação; é a materialização da informação baseada no conhecimento, é a fixação e a representação em qualquer suporte papel, digital, visual...que possibilite comunicação.

CONCEITOS IMPORTANTES DOSSIÊ: unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a um assunto ou pessoa. DESCRIÇÃO: processo que sintetiza elementos em conteúdos textuais para uso nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventários, catálogos). FUNDO: principal unidade de arranjo estrutural, de documentos provenientes de uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais de uma fonte geradora, reunidos pela semelhança das atividades.

CONCEITOS IMPORTANTES INFORMAÇÃO: Conhecimento transferido para atingir um objetivo; elo vital entre as unidades das Organizações e como tal sua ausência trará dificuldades para o cumprimento de metas. Pode ser textual ou gráfico e às vezes se apresenta codificado; matéria prima básica para qualquer pensamento ou ação humana que venha a ser desenvolvida. ITEM DOCUMENTAL: menos unidade arquivística materialmente indivisível. NOTAÇÃO: elemento de identificação das unidades de arquivamento, composto por letras, números ou combinação, permitindo sua localização. UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: menor conjunto de documentos reunidos de acordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maços

Parte II - FUNDAMENTAÇÃO Comparação entre Arquivo e outras UIs   ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO Tipo de suporte Manuscristos impresso, audiovisuais, exemplar único Impressos manuscritos, audiovisuais, múltiplos exemplares Objetos bi/tridimensionais, exemplar único Audiovisuais (reproduções), exemplar múltiplo ou único Tipo de conjunto Fundos; documentos unidos pela origem Coleção; documentos unidos pelo conteúdo Coleção; documentos unidos pelo conteúdo ou pela função Produtor Máquina administrativa Atividade humana individual ou coletiva Atividade humana; natureza Atividade humana Fins da produção Administrativos; jurídicos; funcionais; legais Culturais; científicos; técnicos; artísticos; educativos Culturais; artísticos, funcionais científicos Objetivo Provar, testamunhar Instruir, informar Informar, entreter Informar Entrada dos documentos Passagem natural [ou compra] de fonte geradora única Compra, doação, permuta de fontes múltiplas Compra, doação, pesquisa Processamento técnico Registro; arranjo; descrição: guias, catálogos, etc. Tombamento; classificação; catalogação: fichários [ou computador] Tombamento; catalogação: inventários, catálogos Tombamento; classificação; catalogação: fichários ou computador Público Administrador e pesquisador Grande público e pesquisador Pesquisador (BELLOTO, 1991)

PRÍNCIPIOS DE ARQUIVO 1º RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA 2º TERRITORIALIDADE 3º TEORIA DAS 3 IDADES Observa a origem da documentação Observa a localização geográfica da documentação Consiste no Ciclo de vida documental: Documentos Correntes: consulta freqüente Documentos Intermediários: consulta não freqüente, aguardando eliminação ou recolhimento permanente Documentos Permanentes: possuem valor probatório, histórico e informativo; preservado em definitivo

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS (PAES, 2002) QUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORAS  Públicos: Federal / Estadual / Municipal  Institucionais: Institutos educacionais / Entidades Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações, Ongs  Comerciais (Privados): Empresas / Corporações / Companhias  Familiares ou Pessoais

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO  Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta freqüente, produzidos ou recebidos, conservados próximo e de fácil acesso  Segunda Idade ou Intermediário: documentos não consultados com freqüência, mas que podem ser utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm caráter de permanência transitória  Terceira Idade ou Permanente: documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo para o passado; têm caráter definitivo

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO Operacionais: documentos cujos processos de trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes) Setoriais: atrelados aos órgãos operacionais (arqs. Correntes/Intermediários) Centrais ou Gerais: locais para destinação final dos documentos correntes/intermediários (arqs. Permanentes)

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS  Especial: guarda dos documentos segundo o formato físico ou suporte Especializado: guarda dos documentos segundo uma especialidade, independente do formato ou suporte

Parte III – PROCESSAMENTO DA INFORMAÇÃO ARQUIVISTICA O que toda Organização produz independente de seu tamanho ou tipo de negócio? Documentos Informações Conhecimento

DOCUMENTOS TÊM SUA HISTÓRIA Encontramos o registro de idéias ou acontecimentos em pedras, mármores, marfim, metal... Com a imprensa, o registro passou a ser em papel... Com o avanço tecnológico surgem outros materiais: fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books... Todas as pessoas possuem documentos ... é uma questão de memória

Etapas da geração de informações e documentos .processo de trabalho do dia-a-dia .quando executamos nossas atividades

SITUAÇÃO ENCONTRADA NAS EMPRESAS PELA AUSÊNCIA DE ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

CAOS / DESORDEM DOCUMENTAL QUAL A CONSEQÜÊNCIA? CAOS / DESORDEM DOCUMENTAL Comprometimento do espaço físico ocupado pela documentação; Ausência de critérios para a guarda e descarte; Ausência de padrões de arquivamento de documentos, ocasionando perdas operacionais na execução das atividades; Dificuldade de acesso aos documentos comprometendo as atividades, bem como a tomada de decisão; Múltiplos controles e métodos da mesma informação; Não existe responsável pelo acervo documental.

ARRUMAÇÃO X ORGANIZAÇÃO Arrumação: metodologia individual  não precisa de Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos são menores Organização: metodologia corporativa  necessita de um Projeto/Plano de ação; as etapas de trabalho são programadas; os custos imediatos são maiores; os resultados são satisfatórios e garantidos; possibilita a perpetuação do sistema de documentação

Como Organizar a massa documental ? 1. Diagnóstico 2. Racionalização Levantamento e Formação da TTD Aprovação da TTD e Triagem dos documentos por Área por Espécie Documental por Temporalidade por Referência legal 3. Metodologia para Organização dos documentos 4. Informatização

DIAGNÓSTICO Conhecer Planejamento Atividade Gestão Cultura Informação Documento Tecnologia Mídias

DIAGNÓSTICO OBJETIVO: - mapear, avaliar e descrever o cenário - levantar e analisar dados referente ao sistema de gerenciamento de documentos possibilitanto a elaboração do Plano de Ação  o que, como, onde, quando, quanto tempo, quem e quanto custa RELATÓRIO:  Visa retratar a situação atual de armazenamento, organização e recuperação de informações, analisando a situação atual, suas perdas e soluções emergentes e a longo prazo.

DIAGNÓSTICO POSSIBILITA: - tomar medidas corretivas de uma situação critica - conhecer os problemas e as possiveis medidas p/resolvê-los - solucionar problemas que se traduzem em desperdicios - conhecer fatores que favorecem e limitam a implantação do sistema de gerenciamento dos documentos - maximar o custo-beneficio do capital aplicado - desenvolver o Plano de Ação Corretiva

METODOLOGIA PARA DIAGNÓSTICO ELABORAÇÃO:  Exige: observação, bom senso, experiência técnica, criatividade; deve ser desenvolvido por mais de uma pessoa Coleta de dados: - Observação - Entrevista ou questionário sobre: volume, forma de armazenamento, organização, recuperação/acessibilidade, como descarta, o que pode ser melhorado...etc

Diagnóstico

Diagnóstico / Análise Situação Documental (acondicionamento físico)

PLANOS DE AÇÃO

PLANOS DE AÇÃO

ALA DOS OBCECADOS DESCARTANTES ALA DOS GUARDADORES OBCECADOS POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE RACIONALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ? ALA DOS OBCECADOS DESCARTANTES Ganhar trofeu por jogar papel fora ALA DOS GUARDADORES OBCECADOS Fazer cópias para não perder o controle

POR QUE IMPLANTAR UMA POLITICA DE RACIONALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ? - Redução da massa documental - Racionalizar custos (reduzir custos) - Melhor armazenamento (espaço fisico + mobiliário) - Melhor organização, permite a informatização, - - - Possibilita pesquisa rápida - Evita extravio de documentos - Garanti a preservação dos documentos de valor - Aproveitamento dos recursos humanos, tecnológicos, etc.

TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL É um instrumento que define critérios de seleção de documentos para fins de armazenamento disciplinado, visando o aproveitamento racional de todas as potencialidades que um acervo arquivístico apresenta, enquanto fonte de informações administrativas, gerenciais ou históricas que compõem a trajetória da Organização Para elaboração da TTD é importante observar: Se toda a ação a que o documento se refere já terminou Se existe um Processo, o prazo de guarda é retirado Se o documento contém informações recuperáveis em outras fontes Se a informação nele contida já atendeu a seu objetivo Se qualquer inf. contida no documento seria de valor legal ou de pesquisa Se o documento é original Quanto custa a ausência de um documento p/ a instituição

TTD – ELABORAÇÃO 1. Passo: Coleta de Informações Preencher a “Ficha de Análise Documental”: - registrar informações sobre cada documento - referenciar os prazos legais ou de validade Detalhar as informações sobre cada documento através: - entrevistas e levantamento do acervo documental

TTD – ELABORAÇÃO 2. Passo: Consolidação das Informações O Documento é analisado nos aspectos legais, fiscais, tributários etc; Registrado na “Ficha de Análise Temporal”; Formação da TTD (digitada para apreciação e validação)

TTD – ELABORAÇÃO 3. Passo: Aprovação Apresentação do primeiro formato da TTD; Reunião para discussão e aprovação por área; Reunião para homologação com assinatura pelo Gerente, pelo Diretor... Guardar uma cópia assinada.

TTD – ELABORAÇÃO 4. Passo: Formatação final Registro em formato de tabela ou informatizado dos Documentos Gerados nas diversas áreas da empresa: - Pessoal, Contábil, Administrativa etc. Descrição / Definição dos Documentos: - Por empresa/instituição, se for pessoa jurídica; - Por setor/departamento; - Por tipo, etc. Referência da Legislação: - Tributária, fiscal, trabalhista etc.

TTD - ELABORAÇÃO 5. e 6. Passos: Manualização e Treinamento Estabelecer Procedimentos para: Utilização (Usuário): - Consulta, Descarte, Segurança etc; Atualização da TTD (Equipe Documental): - Manutenção; - Formatação

TTD: Aplicação A TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL age sobre o acervo documental evitando seu crescimento desordenado e principalmente ERROS NO DESCARTE

A TTD atende aos aspectos Legais: TTD: Resultado A TTD atende aos aspectos Legais: Verificação de processos na justiça; Auditoria Documental quanto ao prazo de Guarda; Aplicação da Microfilmagem (Lei do Microfilme); Adoção de Meios Eletrônicos (GED); Entre outros

CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO ARQUIVOS SETORIAIS ou COMPARTILHADOS É o arquivo onde se acondiciona os documentos após a fase de maior operação e utilização É descentralizado: encontra-se próximo a estação de trabalho com moderado indice de utilização Os documentos ficam armazenados em pastas ou caixas

CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO ARQUIVO CENTRAL Local onde são armazenados os documentos procedentes dos Arquivos Operacionais e Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a última etapa do ciclo de arquivamento Acondicionamento: Caixas Evita duplicidade de documentos Mantém a padronização Reúne assuntos correlatos

ATIVIDADES DO ARQUIVO SETORIAL Receber, registrar e controlar a tramitação e a expedição dos documentos de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos p/ o gerenciamento corporativo dos documentos. Organizar e manter os documentos nos padrões estabelecidos Selecionar os documentos para transferi-los ao Arquivo Central, de acordo com os prazos de guarda fixados.

ATIVIDADES DO ARQUIVO CENTRAL - Administrar e atualizar a TTD - Manter a padronização estabelecida - Receber a documentação proveniente dos Arquivos operacionais e setoriais - Preservar a memória da empresa - Preparar os documentos p/: microfilmagem e digitalização - Atender as pesquisas - Realizar empréstimos - Implantar novos procedimentos e tecnologias que aprimorem o gerenciamento dos documentos

ATIVIDADES DO ARQUIVO CENTRAL - Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos Setoriais - Providenciar requisitos técnicos para a preservação dos documentos na área de armazenamento, no que se refere a sua localização, iluminação, climatização e defesa contra insetos... - Elaborar e manter os manuais de procedimentos dos documentos distribuidos nos Arquivos das Unidades - Divulgar as atividades do Arquivo

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS Métodos: alfabético numérico alfa-numérico geográfico assunto e por cores metodologia que relaciona cores às atividades desenvolvidas no Setor, permitindo o gerenciamento visual dos documentos.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS Alfabético: utilizado p/ nomes de pessoas, empresas. É um método de acesso direto Numérico: é um método de acesso indireto que se baseia em atribuir códigos numéricos aos documentos Alfa-numérico: utiliza a combinação de números e letras Geográfico:utilizado p/ pesquisas por áreas geográficas Assunto: é o método que indexa o documento por assunto (problema: interpretação)

ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS NOS ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS 1. os documentos devem ser ordenados um a um (utilizando o método adequado - Alfa / Num / Cronolog.) 2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras ou suspensas, envelopes, guias separadoras ou capa-dura 3. são presos com grampos plásticos. 4. a identificação do assunto será no visor das pastas suspensas 5. coloca-se uma etiqueta branca com a identificação de infs nas pastas e envelopes: setor, obra, processo, assunto, volume, periodo....

ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS NO ARQUIVO CENTRAL os documentos devem ser ordenados um a um 2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras, pastas suspensas, envelopes, guias separadoras ou capas duras 3. são presos com grampos plásticos. 4. preencher o formulário p/ o cadastramento em soft de gerenciamento de documentos 5. acondicionar os documentos em caixas-arquivo 6. preencher o visor para identificação da caixa-arquivo

Arquivos Correntes / Intermediários ACONDICIONAMENTO Sistema de cores Arquivos Correntes / Intermediários Padrão Pasta Intercaladora Padrão Pasta Suspensa

Padronização do Arquivamento ACONDICIONAMENTO Sistema de cores Arquivo Central Padronização do Arquivamento EMPRESA 0010

ARQUIVAMENTO – PADRONIZAÇÃO

ARQUIVAMENTO – PADRONIZAÇÃO

ARQUIVAMENTO – PADRONIZAÇÃO

Parte IV - PROGRAMAS PARA GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS A ESCOLHA DA FERRAMENTA O software deve possibilitar: cadastar documentos armazenados nos Arquivos gerenciar informações de texto e de imagens criar, editar, distribuir informações via rede, disco magnético ou Cd atualizar e compartilhar informações desenvolver pesquisa direcionada e controlada

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS - GED O GED é a somatória das tecnologias e produtos que objetivam gerenciar infs - em forma de voz, texto ou imagem de maneira eletrônica.

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS - GED GED Não é só escanear, através da Digitalização (Processo através do qual um documento ou imagem é transformado em um conjunto de bits) Consiste: 1. Preparação dos documentos 2. Indexação 3. Digitalização 4. Exportação das imagens e índices

NORMAS E LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA ISAD (G) – Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística Serve para elaboração dos isntrumentos de pesquisa ISAAR (CPF) – Norma Internacional de Controle de Autoridade para Corporações, Pessoas e Famílias Serve para elaboração das entrada (cabeçalhos) das descrições dos isntrumentos de pesquisa

NORMAS E LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA LEI 8.159/1991 DECRETO 4.553/2000 LEI 8.264/2005 Âmbito Federal Âmbito Estadual  Estes documentos regulam as disposições sobre arquivo nas esferas federal e estadual

NORMAS E LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA 1994 – Lei 11.726 1998 – Decreto 40.186 Cria Comissão no Arquivo Público Mineiro para trabalhar a tabela Minas Gerais

Qual o resultado do uso da Gestão de Documentos? CONCLUSÃO Qual o resultado do uso da Gestão de Documentos? Reduzir desperdícios e custos de armazenamento e custos correlatos (de 30 a 40%) Reduzir custo de homem/hora na busca da informação/documento Melhorar a imagem das instituição junto aos seus clientes internos e externos Incentivar a participação dos geradores de informações na busca de melhorias. Melhorar o ambiente físico e condições de trabalho.

FINALIZANDO E Deus disse, dirigindo-se ao profeta Isaias; “Toma para ti uma grande tábua e escreve nela com o estilo do homem mortal ... E haja para mim uma testificação por testemunhas fiéis...” (Isaías, capitulo 8: versículo 1 e 2) A narrativa da Bíblia prossegue dizendo que Isaías o fez e pediu a dois Homens respeitáveis da comunidade que testificassem a escrita para que mais tarde pudessem confirmar a autenticidade do documento... Nota–se que documento é prova desde tempos bíblicos. Hoje, no cenário da gestão empresarial, ele é prova e é responsável pela concretização de todos os negócios.