Método dos Elos – adequação de layout de processos Estabelece a posição mais adequada para os postos de trabalho mais utilizados ou mais requisitados (para que estes sejam mantidos próximos uns dos outros). Reduz a movimentação de produtos, processos, documentos e/ou pessoas entre os vários postos de trabalho. Conceitos usados no método: • Elo: ligação entre dois postos de trabalho; • Freqüência: quantidade de vezes que o elo é utilizado na produção. • Solicitação: quantidade de vezes que o posto de trabalho é utilizado na produção.

Passos para a realização do método dos elos 1º Passo: Identificação dos tipos de processamento existentes no órgão estudado, definindo os postos de trabalho envolvidos e as respectivas quantidades médias de utilização de cada processo de trabalho. Exemplo: o departamento de produção da indústria de cosméticos XYZ apresentou, após o levantamento para o desenvolvimento de um estudo de layout, o seguinte quadro: I - Tramitação de cinco tipos de processos: A, B, C, D e E. II - As quantidades médias de utilização de cada processo encontradas no período de um mês foram as seguintes: A = 20 B = 30 C = 40 D = 15 E = 10 III – O referido departamento possuía 10 postos de trabalho.

2º Passo Definição da seqüência dos postos de trabalho. Exemplo: em nossa indústria fictícia, a seqüência dos postos de trabalho para cada tipo de processo do departamento de produção era o seguinte: Processo A: 1 - 2 - 5 - 8 - 10 Processo B: 1 - 2 - 4 - 6 - 7- 10 Processo C: 1 - 3 - 4 - 5 - 7 - 9 - 10 Processo D: 1 - 3 - 4 - 6 - 7 - 8 - 10 Processo E: 1 - 2 - 4 - 5 - 7 - 9 - 10

3º Passo Montagem do quadro dos elos, colocando em cada coluna os tipos de processos identificados. Exemplo: na fábrica XYZ, na 1ª coluna colocamos os dados do processo A, inserindo na coluna dos postos a numeração destes, em ordem seqüencial; na dos elos, os respectivos pares, por ordem de formação, repetindo a mesma operação para os demais processos, até a conclusão do quadro, conforme é mostrado a seguir:

Quadro de Elos

4º Passo Elaboração do quadro das freqüências para definir o número de vezes que cada elo ocorre no período considerado. Assim, identificamos em quantos procedimentos cada elo interfere e quantas vezes cada um se repete no período considerado. Exemplo: continuando com o exemplo do departamento de produção, para o elo 1-2 encontramos três tipos de processo, respectivamente A, B e E, cujos valores são 20, 30 e 10, totalizando 60. O total de cada elo, portanto, será dado pela respectiva coluna horizontal; O total final representa o somatório da vertical, como você verifica no quadro das freqüências a seguir:

Quadro de freqüências

5º Passo: Construção do quadro das solicitações, que mostra o número das solicitações de cada posto de trabalho no período analisado. O quadro das solicitações, por conseguinte, é construído pela numeração dos postos, em ordem crescente na horizontal e em ordem decrescente na vertical, colocando-se dentro dos campos correspondentes o valor total do elo respectivo, como mostrado no quadro das freqüências, partindo da horizontal para a vertical. Exemplo: tomando o elo 5-7, partimos do posto 5, na horizontal e descemos até o 7, na vertical, colocando no campo correspondente o seu valor, que é 50; idêntico procedimento deverá ser adotado para os demais elos.

Quadro de solicitações

Após o exame do quadro das solicitações, poderemos listar conclusões, essenciais para proceder à montagem final do layout: 1. Os postos de trabalho 4 e 7 são os mais solicitados, totalizando cada um 190 solicitações no período analisado. Idealmente, estes postos devem ocupar posições centrais na composição final do layout; 2. Os postos 1 e 10, onde se iniciam e terminam os processos, devem ser colocados, respectivamente, próximos à entrada e saída de produtos, documentos ou processos; 3. As principais ligações dos postos 4 e 7, os mais solicitados, devem ser colocadas próximas a eles. Assim, o layout mais adequado poderia ter uma orientação como a da figura a seguir: Provável layout Figura: Arranjo físico funcional sugerido pelo método dos elos.

Parte 02 Desenvolvimento e implementação dos processos administrativos Comprometimento Estruturação Análise Desenvolvimento Implementação Figura . Fases do desenvolvimento e implementação dos processos administrativos Fonte: Oliveira (2006)

Fase 1 - Comprometimento Etapa 1.1 Conceitos/metodologia vantagens/precauções; Etapa 1.2 Reunião geral de debates/ ajustes/ responsabilidades comprometimentos; Etapa 1.3 Modelo ideal; Etapa 1.4 Treinamento; Etapa 1.5 Planejamento da mudança.

Fase 2 - Estruturação Etapa 2.1 Expectativas do cliente; Etapa 2.2 Interação processos estratégicos x clientes / fornecedores; Etapa 2.3 Medidas de desempenho; Etapa 2.4 Processos de apoio; Etapa 2.5 Problemas existentes e potenciais; Etapa 2.6 Sistemas e subsistemas focos de análise Etapa 2.7 Atividades permanentes e esporádicas Etapa 2.8 Delineamento dos processos Etapa 2.9 Atividades que agregam valor Etapa 2.10 Benchmarking Etapa 2.11 Estimativas de recursos Etapa 2.12 Prioridades dos processos

Fase 3 - Análise Etapa 3.1 Situação futura desejada; Etapa 3.2 Realidade do processo; Etapa 3.3 Análise do valor agregado; Etapa 3.4 Benchmarking dos indicadores de desempenho; Etapa 3.5 Análise dos resultados; Etapa 3.6 Delineamento dos processos ideais; Etapa 3.7 Atividades permanentes e esporádicas; Etapa 3.8 Análise das alternativas; Etapa 3.9 Definir prioridades.

Fase 4 - Desenvolvimento Etapa 4.1 Sistemas de informações gerenciais; Etapa 4.2 Relação entre processos e informações; Etapa 4.3 Estruturação dos processos; Etapa 4.4 Abordagem tecnológica; Etapa 4.5 Adequação da estrutura organizacional; Etapa 4.6 Delineamento dos perfis de atuação; Etapa 4.7 Catalisador responsável

Fase 5 - Implementação Etapa 5.1 Planejamento; Etapa 5.2 Implementação; Etapa 5.3 Acompanhamento e avaliação; Etapa 5.4 Aprimoramento;

Referencial Teórico FONTES, A.; FONTES, F.G. Estruturas e Processos Organizacionais. Rio de Janeiro: Fundação CECIERJ, 2006. OLIVEIRA, D. P. R. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2005. OLIVEIRA, D. P. R. Administração de Processo. São Paulo: Atlas, 2006. STONER, J. A. F. Administração. Rio de Janeiro: LTC, 1999.