Início do projeto exemplo Curso Hands-on de Gestão de Projetos Eduardo Montes, PMP

Agenda Metodologia Otimizada Iniciação

Metodologia otimizada

Introdução Objetivo: descrever os processos para gerenciar os projetos de forma otimizada e suas principais ferramentas, entradas e saídas. A metodologia está baseada no PMI e na aplicação e integração dos grupos de processos de gerenciamento de projetos e das áreas de conhecimento de GP. Para gerenciar melhor as atividades desses processos são usados templates que são aperfeiçoados continuamente de acordo com as lições aprendidas e as melhores práticas identificadas.

Grupo de Processos de GP Iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto. Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja a ação para alcançar os objetivos e o escopo do projeto. Execução: Integra pessoas e recursos para realizar o plano de projeto. Controle: Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao planejado para se tomar as devidas ações corretivas. Encerramento: Formaliza a aceitação do produto e concluí o projeto.

Áreas de Conhecimento Objetivo Integrar todas áreas de conhecimento 4-Integração Integrar todas áreas de conhecimento 5. Escopo Gerenciar o que deve ser feito Concluir no escopo aprovado 6. Tempo Concluir no prazo planejado 7. Custos Concluir conforme orçamento aprovado 8. Qualidade Definir critérios de sucesso do projeto e alcança-los Gerenciar qualidade do projeto e de suas entregas 9. Recursos humanos Organizar e gerenciar a equipe 10. Comunicações Tornar a comunicação efetiva criando um elo entre as diversas partes interessadas para atender os objetivos do projeto e garantindo geração, coleta, disseminação, armazenamento e descarte das informações de forma oportuna e adequada 11. Riscos Gerenciar os riscos do projeto 12. Aquisições Comprar ou adquirir produtos/ serviços e gerenciar os contratos. 13. Partes interessadas Identificar os interesses das partes interessadas no projeto e desenvolver estratégias para quebrar as resistências e garantir seu envolvimento

Metodologia otimizada Iniciação

Objetivo: Aprovar o projeto ou não. Iniciação Objetivo: Aprovar o projeto ou não. Projetada para auxiliar os stakeholders a avaliar a viabilidade do projeto proposto. Fase concluída com o projeto aprovado e GP atribuído. Fatores Críticos de Sucesso Definir com clareza o objetivo e a abrangência do projeto Alinhamento com o plano estratégico da empresa Identificar partes interessadas no projeto e definir estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos Identificação do gerente de projeto Identificação da data de início e dependências do projeto Reconhecer oportunidades e ameaças Aprovação do termo de abertura pelo patrocinador e principais envolvidos (Custos; Prazo; Escopo; ...)

Iniciação Desenvolver o termo de abertura Identificar as partes interessadas

Iniciação – Solicitação do projeto O projeto inicia para atender uma demanda. O objetivo do projeto pode ser: Criar um novo produto; Atender uma exigência legal; Aperfeiçoar um processo ou um produto; Atender a solicitação de um cliente; ... A pessoa que identificou a necessidade deve descrever: Necessidades do negócio; Requisitos e características dos produtos; Razões para seleção do projeto; ... Saída: Solicitação do projeto ... Pode ser gerada via e-mail, telefone, reunião no cliente

Iniciação - Seleção do projetos Ocorre através de um comitê ou de uma autoridade com base na solicitação do projeto e de critérios pré-definidos. Tipos de critério: Payback: Número de períodos necessários para a recuperação do investimento inicial. TIR- IRR –Taxa Interna de Retorno: Taxa de desconto que iguala o valor presente dos fluxos de caixa futuros ao investimento inicial. VPL - NPV–Valor Presente Líquido: Diferença entre o valor presente das entradas e saídas de caixa presentes e futuras, descontadas a uma taxa de juros. ROI – Return on Investment: Resultado do investimento / Custo do Investimento. Depende do que é considerado como resultado e o que é considerado custo. Saída: Portfólio de Projetos atualizado …

Iniciação – Desenvolver o termo de abertura do projeto (PMBOK 4.1) Gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída para toda equipe do projeto Requisitos que satisfazem as necessidades das partes interessadas Necessidades de negócios, descrição de alto nível do projeto ou requisitos do produto para o qual o projeto é realizado Objetivo ou justificativa do projeto Cronograma de marcos sumarizado Influência das partes interessadas Premissas e Restrições Caso de negócios justificando o projeto, incluindo o retorno sobre o investimento Orçamento sumarizado. Termo de abertura deve ser aprovado pelos principais stakeholders Saída: Termo de abertura do projeto ...

Iniciação - Identificar as partes interessadas (PMBOK 13.1) Em relação às partes interessadas, o GP deve: Identificá-las e determinar seus interesses e sua influência no início do projeto Ser ético e respeitoso (Código de Ética e Conduta Profissional) Determinar necessidades e expectativas Gerenciar influência sobre os requisitos Adaptar aos diferentes interesses balanceando as restrições conflitantes Definir estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos das partes interessadas O GP é o maestro e as partes interessadas são os integrantes da sinfônica Saída: Registro das partes interessadas ...

Partes interessadas mais críticas Poder de alocação sobre recursos críticos (gargalos) Escopo (Poder de veto) $$$ Pessoas Patrocinador Designado para especificar o produto Chefe hierárquico pela equipe do projeto ...

Partes interessadas Checklist do sucesso em projetos Objetivos do projeto SMART Specific: Específico, Claro; Measurable: Indicador e meta; Assignable: Quem; Realistic: realístico; Time-related: Quando Suporte da alta administração Importância aumenta com a complexidade do projeto Saber ouvir seu cliente Ouvir seu cliente e envolve-lo no projeto reduz as mudança e agiliza o aceite dos produtos Definição de Requisitos Mínimos Entrega de requisitos mínimos permite que o usuário veja os resultados rapidamente Tempo é o inimigo de todos os projetos. Dividir o projeto em subprojetos/entregas.

Por que identificar as partes interessadas? Descobri-las e escutá-las no início = +comprometimento +clareza de requisitos e objetivos –mudanças Conectar as partes interessadas Maximizando influências positivas Minimizando as resistências > probabilidade de aceitação das entregas Descobri-las ou escutá-las tarde no projeto = +mudanças –aceitação das entregas Quanto mais tarde as mudanças => Maior Custo

Iniciação - Kick-off Meeting Objetivos: Esclarecer como o projeto será gerenciado, quais as principais entregas e definir os responsáveis pelas mesmas Validar o termo de abertura Definir principais entregas, requisitos e responsáveis Definir marcos do projeto e seus deadlines Identificar principais riscos do projeto ... Fatores chaves: Observar sinais dos participantes para identificar comprometimento Obter o comprometimento da equipe do projeto Validação e aprovação do Termo de abertura do projeto

Exercício em grupo Iniciação – Termo de Abertura Baseado no projeto escolhido: Casamento, Churrasco, Reforma de Casa, Viagem, Negócio,… Desenvolver o termo de abertura do projeto Definir objetivos e critérios de sucesso Descreva o escopo do projeto e seus principais requisitos Definir as fases do projeto Definir principais entregas em cada fase Definir premissas e restrições Identificar as partes interessadas Se existir conflitos de interesses, discutir como tratá-los Exemplo: Termo de abertura da reforma da casa Template: Termo de Abertura do Projeto.docx Template: Registro das partes interessadas

Referências Bibliográficas Guia PMBOK® - Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos – Quinta Edição. PMI®. 2013. https://escritoriodeprojetos.com.br/guia-de-gerenciamento-de-projetos https://escritoriodeprojetos.com.br/metodologia-pmo

Obrigado. Eduardo Montes, PMP eduardo@escritoriodeprojetos. com Obrigado! Eduardo Montes, PMP eduardo@escritoriodeprojetos.com.br https://escritoriodeprojetos.com.br/eduardo-montes-pmp