A comunicação com os públicos externos Consolidando relacionamentos estratégicos

O desafio da diversidade de públicos externos A existência de um conjunto formidável de públicos externos requer a definição de canais, com linguagens e conteúdos adequados, que possam dar conta de distintas demandas e expectativas. É fundamental definir previamente a estratégia global de relacionamento com estes públicos e estabelecer formas de interação. É importante dispor de mecanismos ágeis de feed- back, evitando silêncios e ruídos na comunicação.

Roteiro básico para gestão de relacionamentos Identificar todos os públicos externos considerados efetivamente estratégicos e, ainda assim, definir prioridades porque nem sempre é possível atender de imediato a todos eles; Detalhar o perfil destes públicos e mapear os seus canais de comunicação: é preciso conhecer as suas demandas e expectativas; Identificar claramente os responsáveis na UERGS para gerenciar estes relacionamentos; Criar ou adequar canais existentes para promover a interação com os públicos externos; Definir instâncias (técnicas, metodologias) para a avaliação do relacionamento com estes públicos.

Refinando a gestão dos relacionamentos Alguns públicos externos merecem atenção especial e, na Política de Comunicação, eles estarão contemplados em temas específicos (Relacionamento com a mídia, Divulgação da pesquisa da UERGS, Comunicação e extensão etc) Certamente, existem áreas ou setores na UERGS que respondem pela interação com estes públicos externos acima indicados.

Os recursos serão sempre finitos Os recursos disponíveis (humanos, tecnológicos, financeiros) impedem, quase sempre, que se cumpra adequadamente este processo de relacionamento, mas é necessário buscar alternativas dentro da realidade para que a comunicação com os públicos externos se efetive. Deve-se, periodicamente, fazer um balanço deste relacionamento de modo a garantir que a comunicação com os públicos externos não seja relegada a um segundo plano. Esta postura contribuir para atenuar tensões, evitar equívocos e incompreensões e sobretudo é estratégica em situações de crise.

Lição de casa Listar todos os públicos externos considerados estratégicos e avaliar, para cada um deles, o que estamos fazendo para promover e incrementar este relacionamento, quais ações ou canais são utilizados e que área/setor ou pessoas da UERGS respondem por esta interação. Caso existam públicos estratégicos que ainda não são contemplados com ações específicas, definir estratégia para que isso aconteça a curto, médio e longo prazos.