Administrar Prioridades e Trabalhar com Processos

Aprender como melhorar processos Planejar melhorias e aumentar o valor agregado Gestão e Melhoria de Processos

Atividade / Trabalho É toda atividade humana que exige do executante conhecimento, habilidade e experiência, oferecendo algum benefício a pessoas ou organizações. Cliente Indivíduo ou organização para quem um produto ou serviço é feito ou uma atividade é realizada, e que se beneficia deste produto ou serviço ou atividade. Valor Benefício, financeiro, moral, afetivo, simbólico, ou outro, que um indivíduo ou organização obtém ou espera obter com um produto, serviço ou atividade. Processo É um conjunto de atividades com uma ou mais entradas e que cria uma saída de valor para o cliente. Esta saída necessariamente tem que ser mensurável.

Processo Redução esforço material custo tempo Atender a requisitos Exceder as expectativas Aumentar ganhos FORNECEDOR PROCESSO CLIENTE Atividades Entradas Saídas feedback

Proporciona vantagem competitiva Máximo uso dos recursos e insumos Bem detalhado Flexível Adaptáveis às mudanças necessárias Robusto Imune a erros Características de processo

Descrever ou desenhar onde estamos hoje? Identificar por que estamos assim ? Propor e planejar onde deveriamos estar? Identificar como faremos para chegar lá ? Quais objetivos deveremos atingir? Quais obstáculos interferirão nos objetivos ? Identificando as lacunas

Um fluxograma...  Fornece a visão do Processo  Documenta o processo É um requisito para garantia da qualidade e certificação IS09000  Demonstra onde podemos simplificar Redundância, looping, etapa desnecessária, etc...  Identifica “gargalos”  Sugere “check points”

Tipos de Melhoramentos Prevenção de Problemas Antecipar o que pode acontecer de errado e tomar ações Corrigir Problemas Padronização de Rotinas Definir as práticas em procedimentos operacionais Melhoria nos Equipamentos Usar ferramentas melhores, equipamentos, softwares Simplificar processos Eliminar duplicação de esforços Eliminar etapas que não agregam valor

Ciclo PDCA na Abordagem de Processo A=agir P=planejar C=checar D=fazer Estabelecer Objetivos Definir Processos Definir Recursos Educar e Treinar Implementar os Processos Monitorar e medir Processos e produtos em relação as políticas, aos objetivos e aos requisitos do cliente e políticas da organização Executar ações para promover continuamente a melhorias do desempenho do Processo

Definir Indicadores EFICÁCIA (EFETIVIDADE DO RESULTADO) EFICIÊNCIA Tempo de Ciclo, Perdas, Valor agregado Flexibilidade Robustez /Segurança Capacidade do Processo

Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes HÁBITO 1- Serproativo HÁBITO 2- Começar com o objetivo em mente HÁBITO 3- Primeiro o mais importante HÁBITO 4- Pense em vencer/vencer HÁBITO 5- Procure primeiro compreender depois ser compreendido HÁBITO 6- Sinergizar HÁBITO 7- Afinar o instrumento - renovar-se (Stephen R. Covey)

Primeiro o Mais Importante DENOMINADOR DAS PESSOAS BEM SUCEDIDAS  ADMINISTRAÇÃO PESSOAL LIDERANÇA PESSOAL  Ajustar prioridades, foco  Usar a bússola e não o relógio

Ações Que Desperdiçam Tempo  Dedicar-se a muitas tarefas ao mesmo tempo  Consentir com interrupções excessivas  Não definir a responsabilidade de cada um de sua equipe  Não estabelecer objetivos, prioridades e prazos  Abandonar uma tarefa antes de terminá-la

Ações Que Economizam Tempo  Planejamento a longo prazo  Capacitação dos colaboradores  Reuniões ou encontros bem planejados  Realizações de acompanhamento e avaliação de atividades/resultados  Delegação com autoridade  Estabelecer prazos e indicadores claros e firmes para realização das tarefas

É um desvio! É uma não conformidade ! Não é um desvio! Trata-se de uma melhoria ! Não sabe-se a causa? Sabemos a causa ? Não sei o que fazer ? Já sabemos o que deve ser feito Análise de Problemas Análise de Decisão Análise de Problemas Potenciais Prioridade Como Tratar uma Prioridade