Eda Lúcia Marçal Collaço, Andréia Cristina de Oliveira Unicamp/Funcamp eda@funcamp.unicamp.br; andreia.oliveira@funcamp.unicamp.br Maio - 2009 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO E PLANO DE DESENVOLVIMENTO: CRIAÇÃO DE FERRAMENTAS E IMPLANTAÇÃO DE PROGRAMA PARA OS COLABORADORES DA ADMINISTRAÇÃO DA FUNCAMP Resumo A FUNCAMP é uma fundação criada pela UNICAMP, para dar apoio à Universidade. Sua sede administrativa conta com 401 colaboradores. O projeto teve início em 2007. Todos os processos da Fundação foram mapeados permitindo a verificação da necessidade de execução de cada rotina e a identificação de duplicidades. Foi possível alocar cada rotina à área mais adequada. A análise crítica do fluxo dos processos permitiu a otimização dos prazos e infra-estrutura física e de pessoal. Após, as rotinas foram desmembradas em atividades e cada atividade foi mensurada. Essas etapas deram subsídio ao dimensionamento das áreas, a identificação das funções necessárias e definição do perfil adequado para cada função. As funções foram agrupadas em classes atribuindo pesos às exigências quanto à escolaridade, nível de gestão, complexidade das tarefas, autonomia de decisão e impacto nos resultados da Fundação. O agrupamento das faixas resultou na definição de doze faixas salariais. A etapa seguinte consistiu em verificar a adequação do colaborador à função. Após, foi realizado o 1º. ciclo da avaliação de desempenho composta pela auto-avaliação, avaliação da chefia e avaliação conjunta. O resultado da avaliação deu subsídio à elaboração do plano de desenvolvimento anual, com objetivos e metas. Foram definidas ferramentas e criados formulários para todas as ações envolvidas neste trabalho. Um dos fatores críticos de sucesso foi a participação de toda equipe da Funcamp. Resultados positivos: reestruturação das áreas, redução dos custos em decorrência da otimização dos processos; melhoria da qualidade dos serviços prestados em decorrência da adequação do profissional à função desempenhada; motivação dos colaboradores; promoções com critérios bem definidos e de conhecimento dos envolvidos; gestão através de indicadores e metas pré-estabelecidas. O programa encontra-se no 2º. ciclo. PALAVRAS-CHAVE: avaliação de desempenho, plano de desenvolvimento, mapeamento de processos. A fim de adequar cada colaborador à uma função, deu-se inicio ao processo de avaliação de desempenho. O processo consistiu em 3 etapas - auto-avaliação, avaliação da chefia imediata e avaliação conjunta – e teve como objetivo principal melhorar a performance individual, buscando a adequação do profissional à função, através da análise dos requisitos para a realização das atividades versus às competências, habilidades e conhecimentos do colaborador. A metodologia utilizada, sem caráter punitivo, obrigou as chefias a exercitarem o papel de liderança e os colaboradores a refletirem sobre a sua atuação. Para cada quesito avaliado foi necessário dar exemplos de situações onde tenha sido evidenciado se o funcionário possuía ou não determinado conhecimento, competência ou habilidade. Após, em conjunto, chefia e colaborador, elaboraram um plano de ação e estabeleceram metas para adequar os pontos deficitários. A partir dos resultados foi elaborado o Plano de Desenvolvimento para 2010. A maioria das ações não exige recursos financeiros, refere-se à mudança de comportamento e necessidade de pequenos aprimoramentos que podem ser conseguidos através de leitura. Para alinhar as diversas solicitações de treinamento decorrentes de oportunidades que aparecem no decorrer do exercício – mini-cursos, palestras, seminários – a Fundação criou uma ferramenta que dá subsídio à aprovação e posterior avaliação dos resultados alcançados. O primeiro ponto analisado é a existência de recurso. Após, é verificado: a compatibilidade com as atividades da área, a avaliação de desempenho do funcionário e os benefícios esperados. Esta ferramenta também é utilizada para a solicitação de bolsas em alguns cursos de extensão fornecidos pelas diversas Unidades da Unicamp. Introdução O projeto teve como objetivo principal a otimização dos processos e a melhora da qualidade dos serviços prestados pela Funcamp na administração de convênios. Isso só foi possível conhecendo as exigências de cada função e as competências, habilidades e escolaridade de cada colaborador a fim de adequá-los à função compatível ao seu perfil. Mapeamento dos Processos Levantamento das Atividades OTIMIZAÇÃO DOS PROCESSOS MELHORIA DA QUALIDADE DOS SERVIÇOS Metodologia Para o mapeamento dos processos foram elaborados fluxogramas. Cada colaborador preencheu um formulário com a descrição das atividades desempenhadas. As atividades foram analisadas utilizando-se a ferramenta 5 Porquês. Após foi definido o perfil necessário do profissional para a realização de cada grupo de atividades. Essa definição se deu por intermédio da pesagem do nível de complexidade de cada atividade. não sim Descrição da atividade Apresenta problemas na execução Fazer Análise 5 pqs Colocar plano de simplificação É necessária? Porquê? Definir como eliminá-la. Colocar no plano de simplificação . Pode ser simplificada simplificar Precisa imprimir relatório necessidade Gera Arquivo FIM 5 PORQUÊS Conclusão Os processos foram otimizados e a melhora da qualidade dos serviços pode ser observada através da redução do número de reclamações dos executores. Com relação à avaliação de desempenho e ao plano de desenvolvimento, a existência de critérios reduziu a subjetividade no julgamento dos méritos. A avaliação passou a ser peça fundamental nas mudanças de funções e transferências internas. Permitiu à Fundação conhecer os seus colaboradores, identificar as reais necessidades de treinamento, melhorar a comunicação e a qualidade dos serviços prestados. A ansiedade dos funcionários foi reduzida à medida que tomaram conhecimento do que é esperado deles, onde é possível melhorar e quais as metas e ações a serem alcançadas. Definição das Funções Avaliação de Desempenho Adequação à Função Plano de Desenvolvimento AVALIAÇÃO E PLANO DE DESENVOLVIMENTO Agradecimentos A toda equipe da Administração de Convênios da Funcamp e a Sra. Cláudia Matteo Truzzi que auxiliou na elaboração da metodologia e condução do projeto.