Estrutura Organizacional

Estrutura Organizacional Definição: É o instrumento administrativo resultante da identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e dos recursos das empresas, incluindo o estabelecimento dos níveis de alçada e dos processos decisórios, visando o alcance dos objetivos estabelecidos pelos planejamentos das empresas.

Função Organização É a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos (pessoas, ferramentas e informação), visando alcançar os objetivos e os resultados esperados. PESSOAS FERRA- MENTAS INFORMAÇÃO

Elementos Organizacionais São organizados para produzir padrões de atividades com variedades de requisitos para atender à variedade de influências recebidas do ambiente e produzir a variedade de produtos e serviços requeridos pelo ambiente. O agrupamento dos elementos organizacionais e os padrões recorrentes de atividades organizacionais constituem a organização.

Funções Básicas do Administrador Planejamento da empresa Estabelecer objetivos e resultados esperados e os meios mais adequados para se alcançar este estado futuro desejado. Organização da empresa - Ordenar e agrupar atividades e recursos, visando o alcance de objetivos e resultados estabelecidos. Direção da empresa - Orientar, coordenar, motivar, liderar as atividades e recursos visando alcançar os objetivos e resultados esperados. Controle da empresa Acompanhar, controlar e avaliar os resultados apresentados em relação aos objetivos e resultados esperados.

Comunicação - Interligação Planejamento Controle Organização Direção

Estrutura Organizacional Formal É a estrutura deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns aspectos, pelo organograma. Informal É a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou referida pela estrutura formal.

Vantagens x Desvantagens da Estrutura Informal Proporciona maior rapidez no processo; reduz distorções existentes na estrutura formal; Complementa a estrutura formal; Reduz a carga de comunicação dos chefes; Motiva e integra as pessoas na empresa. Desvantagens Desconhecimento dos chefes; Dificuldade de controle; e Possibilidade de atritos entre as pessoas.

Como Surgem Grupos Informais Os interesses comuns que se desenvolvem em certo número de pessoas e que através deles, passa a sintonizar-se mais intimamente; A intenção provocada pela própria estrutura formal; Os defeitos na estrutura formal; A flutuação do pessoal dentro da empresa, que provoca a alteração dos grupos sociais informais; Os períodos de lazer; e A disputa do poder.

Planejamento Organizacional Identificar as tarefas físicas e mentais que precisam ser desempenhadas; Agrupar tarefas em funções que possam ser bem desempenhadas e atribuir sua responsabilidade a pessoas ou grupos, organizar funções e responsabilidades; Proporcionar aos empregados de todos níveis informações, medidas de desempenho e motivação.

Análise da Estrutura Componentes da Estrutura Condicionantes da Estrutura Objetivos e Estratégias Ambiente Tecnologia Recursos Humanos Níveis de Influência Estratégico, Tático e Operacional Níveis de Abrangência da Estrutura Empresa, UEN e Corporação

Componentes da Estrutura Sistema de Responsabilidade departamentalização linha e assessoria especialização do trabalho Sistema de Autoridade amplitude administrativa e níveis hierárquicos delegação descentralização/centralização Sistema de Comunicações o que, como, de quem, e para quem comunicar Sistema de Decisões resultado da ação sobre as decisões

Sistema de Responsabilidades Refere-se à obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa para outrem. Alocação das atividades inerentes a esta obrigação. Ao assumir determinada obrigação, deve-se prestar contas à pessoa que lhe atribuiu a responsabilidade.

Sistema de Autoridade É o direito para fazer alguma coisa. Pode ser o direito de tomar decisões, de dar ordens e requerer obediência, ou simplesmente o direito de desempenhar um trabalho que foi designado. A autoridade formal representa a delegada pelo superior hierárquico. A Informal é uma espécie de “autoridade adquirida” desenvolvida por meio das relações informais entre as pessoas da empresa.

Limites de Autoridade mais alto Amplitude de autoridade limites de nível hierárquico mais baixo

Sistema de Comunicação De maneira genérica existem dois tipos de formação de esquemas de comunicação nas empresas. Formal é conscientemente planejado, facilitado e controlado. Segue a corrente de comando numa escala hierárquica. Informal surge espontaneamente na empresa, em reação às necessidades de seus membros.

Fluxos de Comunicação Horizontal Diagonal ou transversal Vertical realizado entre diferentes unidades organizacionais, mas do mesmo nível hierárquico. Diagonal ou transversal realizado entre unidades organizacionais e níveis diferentes. Vertical realizado entre níveis diferentes dentro da mesma área.

Fluxos de Comunicação

Sistema de Decisões Que decisões são necessárias para à realização dos objetivos; De que espécie são essas decisões; Em que nível da empresa devem ser tomadas; Que atividades elas acarretam ou afetam; Que executivos devem participar dessas decisões, pelo menos até aqueles que devem ser consultados previamente; e Que executivos devem ser informados, depois de tomadas as decisões.

Sistema de Decisões (cont.) A decisão deve ser tomada sempre no nível mais baixo possível e o mais perto possível da cena de ação; e A decisão deve ocorrer sempre em nível que assegure a consideração plena de todos os objetivos e atividades afetados. “Peter Drucker”

Condicionantes da Estrutura Fator Ambiente Externo determinar quais pessoas, fora da empresa, a empresa atende seus desejos e necessidades determinar como esses desejos e necessidades são comunicados à empresa determinar como a informação necessária é registrada e transmitida a outras pessoas na empresa

Condicionantes da Estrutura Fator Objetivos e Estratégias Objetivo é o alvo ou situação que se pretende atingir Estratégia é a definição do caminho mais adequado para alcançar o objetivo Fator Tecnologia Conjunto de conhecimentos que são utilizados para operacionalizar as atividades na empresa para que seus objetivos possam ser alcançados Fator Humano o valor dos homens o conhecimento que eles possuem da estrutura sua motivação para fazê-lo funcionar melhor

Plano de Implantação Aspectos básicos: A mudança da estrutura organizacional O processo de implantação As resistências que podem ocorrer.

Mudança da Estrutura a estrutura organizacional mais adequada depende da atual; antecipar forças restritivas e propulsoras que podem ter influência no processo; a importância do fator humano; a qualidade técnica da nova estrutura é insuficiente para o sucesso da mudança. o planejamento da mudança evita ou minimiza possíveis problemas na efetivação;

Mudança da Estrutura (cont.) antes de mudar, verificar se não há uma situação alternativa mais adequada; ter sempre em menta a importância da participação. Mas ela é relativa, pois forças podem estar contra as suas idéias básicas; antes de efetivar a mudança, identificar e analisar o problema, bem como o que será mudado e quais variáveis a serem consideradas.

Processo de Implantação Análise e aprovação pela diretoria da empresa (aspectos conceituais); Análise e aprovação pelos responsáveis das várias unidades organizacionais (aspectos conceituais e descritivos);

Avaliação da Estrutura Adequada aos mercados existentes Adequada às novas tecnologias Descentralizada no processo decisório e centralizada no sistema de controle Voltada para resultados Racionalizada com operacionalização descentralizada dos sistemas administrativos