Certificação e Auditorias Benefícios internos: Melhoria dos processos de negócio; Melhorias na motivação e no desempenho dos colaboradores; Clarificação de responsabilidades; Aumento do envolvimento dos colaboradores; Eliminação de falhas; Reduções nos prazos de entrega; Decréscimo na quantidade de desperdícios; Decréscimo de não conformidades; Redução de custos.
Certificação e Auditorias Benefícios externos: Aumento da confiança dos clientes; Melhoria da imagem da empresa; Vantagem competitiva da empresa; Base universal para o estabelecimento e desenvolvimento dos sistemas da qualidade nas organizações; Linguagem comum entre clientes e fornecedores; Incentivos monetários; Preferência em concursos públicos; Preferência das empresas públicas.
Certificação e Auditorias Candidatura Análise da documentação Auditoria inicial Acções correctivas Emissão do certificado Decisão positiva? Auditoria de seguimento Etapas do processo de certificação
Certificação e Auditorias Apresentação da candidatura: Encontram-se reunidas as condições mínimas necessárias para avançar com a auditoria de concessão? Existem diferenças substantivas de perspectiva entre empresa e entidade certificadora? A entidade certificadora dispõe de competência técnica disponível para a realização da auditoria?
Certificação e Auditorias Plano de auditorias: A empresa deve esclarecer: Quem é a organização; O que faz; Como está organizada; Mercado em que actua; Âmbito da certificação pretendida.
Certificação e Auditorias Plano de auditorias: A execução implica: Realização de entrevistas; Análise de documentos e registos: Contratos; Registos; Processos e pontos de controlo; Plano de inspecção e ensaios; Dispositivos de medida existentes; Fornecedores; Inspecção de recepção de matérias primas. Visita aos vários locais; Observação de actividades e processos.
Certificação e Auditorias Entidades promotoras: Auditorias de 1ª parte: Realizadas por iniciativa da empresa. Auditorias de 2ª parte: Realizadas por clientes e potenciais clientes. Auditorias de 3ª parte: Realizadas por organismos certificadores.
Certificação e Auditorias 1ª Parte2ª Parte3ª Parte InternasExternasConcessão DiagnósticoSuplementaresSeguimento SuplementaresSeguimentoAcompanhamento Relacionadas com aspectos contratuais Extensão Renovação
Certificação e Auditorias Tipos de auditorias (entidades promotoras): Internas (1ª parte): Realizadas por iniciativa da empresa com vista a avaliar o seu próprio sistema. De diagnóstico (1ª parte): Realizadas também pela própria empresa, com vista a definir planos de acções de melhoria com objectivos específicos e alargados que os inerentes ao normal funcionamento do sistema. Externas (2ª/3ª parte): Realizadas por iniciativa de entidades externas, com o objectivo de verificar o grau de cumprimento dos requisitos da qualidade. Suplementares (1ª /2ª/3ª parte): Realizadas quando se verificam alterações significativas nos respectivos sistemas.
Certificação e Auditorias Tipos de auditorias (actividades a auditar): Sistema: Avaliar a eficácia de cada um sos elementos dos sistemas, quanto à sua adequabilidade e aplicação. Processo: Avaliar a eficácia dos elementos de um processo, quanto ao conhecimento, cumprimento e adequabilidade dos métodos específicos de produção e fornecimento do produto ou serviço. Produto ou Serviço: Avaliar quantitativamente a conformidade de um produto ou serviço com as características que lhe são exigidas.
Certificação e Auditorias Elementos do plano da auditoria: Objectivos e âmbito; Identificação dos responsáveis; Identificação dos documentos de referência; Identificação dos elementos da equipa auditora; Língua da auditoria e do relatório; Datas e locais de realização; Identificação das unidades orgânicas a serem auditadas; Calendário e tempo estimado; Requisitos especiais de confidencialidade; Documentos a serem retidos; Conteúdo, formato e tipo de relatório; Lista de distribuição do relatório.
Certificação e Auditorias Documentos de base: Manual da qualidade; Relatórios de auditorias anteriores; Relatórios de inspecção; Descrição das funções dos colaboradores; Outros documentos que permitam o conhecimento da área a auditar; Fluxogramas dos processos e actividades a auditar.
Certificação e Auditorias Realização da auditoria: Reunição prévia: Estabelecer/verificar/rever o plano da auditoria; Rever os objectivos e âmbito; Apresentação dos auditores e principais responsáveis da empresa; Explicação dos métodos da equipa auditora; Confirmar a disponibilidade das pessoas e equipamentos. Metodologias de suporte: Verificar a disponibilidade de procedimentos e documentos; Constatar a conformidade das práticas com o descrito; Avaliar o conhecimento dos procedimentos por parte do pessoal que os utiliza; Identificar e registar as não conformidades; Avaliar a eficácia dos procedimentos estabelecidos.
Certificação e Auditorias Realização da auditoria (II): Reunição pós-auditoria: Apresentar as conclusões da auditoria; Focar a atenção das áreas auditadas para o significado das constatações e para a necessidade de acções correctivas; Dar à empresa a oportunidade para explicar informações discrepantes; Demonstrar a validade das constatações efectuadas. Relatório da auditoria: Listas de comprovação; Identificação da equipa auditora e datas de realização; Identificação dos elementos de referência; Registo das não conformidades; Sugestões de melhoria; Lista de distribuição do relatório.
Certificação e Auditorias Aspectos Auditoria Interna Auditoria do Cliente Auditoria de Avaliação Inicial do Fornecedor Organismo de Certificação A Equipa Auditora deve ser acompanhada pelo representante da gestão da entidade auditada NãoSim Deve ser utilizado o relatório de “avaliação” NãoSim O relatório da auditoria deve ser emitido para a entidade promotora Sim As áreas com não conformidades devem ser re- auditadas, após implementação das acções correctivas Não Devem existir listas de comprovação Deve existir consenso entre os auditores e as entidades auditadas Sim Deve existir uma reunião formal posterior à auditoria Sim