Processos Administrativos 22.09.09 DPS Proc ADM A5

Ambiente de Tarefa 86 Enquanto o ambiente geral influencia genericamente todas as empresas, o ambiente de tarefa é específico e singular em cada empresa. É o ambiente próprio da empresa e corresponde ao segmento do ambiente geral mais imediato e próximo da empresa. É constituído de empresas, instituições, grupos e indivíduos com os quais a empresa mantém interface e entra em interação direta para poder operar. Interface Interface é uma palavra utilizada para descrever a área de contato entre uma empresa e seu ambiente. DPS Proc ADM A5

Setores do ambiente de tarefa 87 O ambiente de tarefa da empresa é constituído de quatro setores principais: 1. Consumidores ou usuários dos produtos ou serviços da empresa (clientes da empresa). 2. Fornecedores de recursos, isto é, os fornecedores de capital e dinheiro (o mercado de capitais tratado pela área financeira), de materiais (o mercado de fornecedores tratado pela área de suprimentos e compras), de pessoal (o mercado de recursos humanos tratado pela área de RH), de equipamentos ou serviços (composto de empresas prestadoras de serviços, como propaganda, contabilidade, processamento de dados etc), e de espaço de trabalho (imobiliárias ou aluguéis). Este setor é o mercado de suprimento de entradas e insumos necessários às operações da empresa. DPS Proc ADM A5

87 3. Concorrentes: tanto para mercados (clientes, consumidores ou usuários) quanto para recursos (materiais, humanos, financeiros, tecnológicos, entre outros). 4. Grupos reguladores: ou agências reguladoras, incluindo governo, sindicatos, associações entre empresas, associações de classe, ONGs (organizações não-governamentais) e outros órgãos. DPS Proc ADM A5

88 Mercado O ambiente de trabalho se caracteriza por segmentos denominados mercados. O mercado pode ser definido como o conjunto de todas as pessoas ou organizações que compram ou podem ser induzidas a comprar um determinado produto ou serviço. Arena de operações Quando a empresa tem um único produto ou serviço, seu ambiente de tarefa torna-se simples e homogêneo. Mas quando ela tem uma variedade de produtos ou serviços diferenciados, o seu ambiente de tarefa passa a ser complexo e heterogêneo (diversidade de clientes, fornecedores, concorrentes etc.) DPS Proc ADM A5

Dinâmica ambiental 89 Cada empresa está sujeita a influências e condições exteriores provindas do ambiente, independentemente das influências e condições interiores provocadas por sua tarefa e seu ramo de atividade e pela tecnologia que utiliza para realizar sua tarefa. DPS Proc ADM A5

Restrições, coações, contingências, problemas, ameaças e oportunidades 90 Logo, o ambiente apresenta continuamente uma série de restrições, coações, contingências, problemas, ameaças e oportunidades às empresas. Quais são as diferenças entre tais influências ambientais? 1. Restrição: é uma limitação causada pelo ambiente, que reduz o grau de liberdade da empresa. É o caso do salário mínimo, do tabelamento de preços pelo governo ou do racionamento de certos recursos escassos. 2. Coação é uma imposição coercitiva do ambiente, à qual a empresa não se pode furtar.é o caso de pedidos de falências, quando algumas empresas se mostram extremamente impontuais em seus pagamentos. DPS Proc ADM A5

90 3. Contingência: é um evento futuro provável (mas não certo) que pode afetar seriamente o trabalho de uma empresa, como greve, guerra, mudanças de preços ou da política governamental 4. Problema: é um evento corrente que afeta desfavoravelmente o desempenho empresarial, como a quebra de um equipamento ou o atraso no fornecimento de matéria-prima. 5. Oportunidade: é uma situação potencialmente favorável que deve, quando localizada e reconhecida, ser explorada pela empresa. 6. Ameaça: é uma evento que produz alguma forma de perigo ou de cerceamento da atividade empresarial. É o prenúncio de qualquer coisa má ou atemoriza a empresa em função de possível castigo ou malefícios. DPS Proc ADM A5

O impacto das mudanças ambientais sobre os três níveis da empresa 94 Ambiente do Sistema Nível Institucional Mudanças nos objetivos e nas estratégias Nível Intermediário Mudanças na estrutura organizacional: órgãos, funções, relações e recursos Nível Operacional Mudanças na tecnologia, nas tarefas e operações Mudanças nos Produtos/Serviços Mudanças no ambiente DPS Proc ADM A5

O imperativo ambiental 99 Ambiente Estável Certeza e Previsibilidade Organizações Mecanísticas Burocracia Ambiente Instável Incerteza e Imprevisibilidade Organizações Adhocracia DPS Proc ADM A5

A Tecnologia e sua Administração 101 As empresas precisam utilizar uma certa tecnologia para executar suas operações e realizar sua tarefa. A tecnologia pode ser rudimentar (como a limpeza com a vassoura ou o escovão) ou sofisticada (como o processamento de dados em computadores). Todavia, uma coisa é certa: todas as empresas dependem de algum tipo de tecnologia ou conjunto de tecnologias para funcionar e alcançar seus objetivos. A tecnologia é algo que se desenvolve predominantemente nas empresas por meio de conhecimentos acumulados e desenvolvidos sobre tarefas (know-how) e pelas suas manifestações físicas decorrentes – como máquinas, equipamentos, instalações – constituindo um complexo de técnicas usadas na transformação dos insumos recebidos pela empresa em resultados, isto é, em produtos ou serviços colocados no ambiente de tarefa. DPS Proc ADM A5

Noções de tecnologia 102 Desde eras imemoriais sempre existiu alguma forma de tecnologia em toda e qualquer organização social. Desde a pedra lascada e pedra polida o ser humano buscou ferramentas e utensílios para melhorar seu desempenho, seja na defesa, no ataque, na alimentação, no abrigo e na autopreservação. Com essa preocupação ao longo dos tempos, o ritmo de inovação tecnológica vem se tornando cada vez mais rápido e impressionante: uma verdadeira bola de neve. DPS Proc ADM A5

102 A tecnologia pode ser física e concreta ou pode ser conceitual e abstrata. 1. Tecnologia física e concreta: a tecnologia pode envolver aspectos físicos e concretos (hardware) – como, por exemplo, máquinas, equipamentos, instalações, circuitos. 2. Tecnologia conceitual e abstrata: a tecnologia pode envolver aspectos conceituais e abstratos (software) – como políticas, diretrizes, processos, procedimentos, regras e regulamentos, rotinas, planos, programas e métodos de trabalho. Muitas vezes, recebe o nome de know-how. DPS Proc ADM A5

102 Por outro lado, existem tecnologias de capital intensivo e de mão-de-obra intensiva. 1. Tecnologia de capital intensivo: baseia-se na utilização intensiva de máquinas e equipamentos com forte ênfase na mecanização e automação. 2. Tecnologia de mão-de-obra intensiva: baseia-se na utilização intensiva de pessoas com habilidades manuais ou físicas e com forte ênfase na manufatura. DPS Proc ADM A5

A divisão do mundo 102 Impacto relativo dos fatores humanos e tecnológicos. Exemplos: Exemplos: Exemplos: Fatores Tecnológicos Fatores Humanos Fatores Tecnológicos Humanos Fatores Tecnológicos Humanos Operação de Tecnologia Intensiva Operação de Média Tecnologia Operação de Mão-de-obra Intensiva Refinarias de petróleo Processamento de dados Produção de cimento Siderúrgicas Crediário e cobrança Injeção de plásticos Tecelagem semi-automatizada Construção civil Montagens manuais Serviços de escritório DPS Proc ADM A5

A tipologia de tecnologias segundo o arranjo da empresa. 107 TECNOLOGIA PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS Elos em seqüência Interdependência serial entre as diferenças tarefas. Ênfase no produto. Tecnologia fixa e estável. Repetitividade do processo produtivo, que é cíclico. Abordagem típica da Administração Científica. Mediadora Diferentes tarefas padronizadas são distribuídas extensivamente, em diferentes locais. Ênfase em clientes separados, mas interdependentes, que são mediados pela empresa. Tecnologia fixa e estável, produto abstrato. Repetitividade do processo produtivo, que é padronizado e sujeitos a normas e procedimentos. Abordagem típica da Teoria da Burocracia. Intensiva Diferentes tarefas são focalizadas e convergidas sobre cada cliente tomado individualmente. Ênfase no cliente. Tecnologia flexível. Processo produtivo envolvendo variedade e heterogeneidade de técnicas que são determinadas por meio da retroação fornecida pelo próprio objeto (cliente). Abordagem típica da Teoria da Contingência. DPS Proc ADM A5

Quanto ao seu produto ou resultado, a tecnologia pode ser: 108 Quanto ao seu produto ou resultado, a tecnologia pode ser: 1. Produto concreto: é o produto ou serviço que pode ser descrito com grande precisão, identificado com grande especificidade, medido e avaliado. É o produto fisicamente palpável e tangível, como o automóvel, artigos de consumo, utilidades domésticas e a grande massa de produtos e serviços fisicamente identificáveis. 2. Produto abstrato: é o produto ou serviço que não permite descrição precisa, nem identificação e especificação adequada. É o produto ou serviço que não tem correspondente físico ou concreto capaz de permitir uma dimensão descritível ou perfeitamente identificável, como ensino ou educação, serviços de rádio, informação e propaganda falada, boa parte da atividade política e a grande massa de serviços oferecidos de forma conceitual, abstrata ou simbólica. DPS Proc ADM A5

Influência da tecnologia 110 A tecnologia não funciona apenas como mera ferramenta de produção ou de informação. Ela constitui tudo o que nos permite fazer coisas com maior eficiência e eficácia. Na verdade, a tecnologia permite reconfigurar os recursos com que a empresa trabalha. Logo, os três tipos de tecnologia – produção unitária, produção em massa e produção por processamento contínuo – envolvem diferentes abordagens na manufatura do produtos, cada qual com processos de produção diferentes. DPS Proc ADM A5

O imperativo tecnológico. 111 Produção Unitária (oficina) Pouco Padronizada Ou Automatizada Mão-de-obra intensiva Baixa Previsibilidade do Processo Sistema Orgânico Produção em Massa Mecanizada Tecnologia Estável Linhas de Montagem Rotina e Estabilidade do processo Sistema Mecanístico Produção Em Processo Contínuo (Automatizada) Totalmente Padronizado e Automatizado Tecnologia Intensiva Elevada Previsibilidade do Processo Sistema Orgânico DPS Proc ADM A5

Estratégia Empresarial 113 Estratégia Empresarial Como o contexto ambiental muda dinamicamente a cada instante, as empresas precisam continuamente redistribuir reajustar e reconciliar seus recursos e competências disponíveis com seus objetivos e com as oportunidades percebidas no ambiente de tarefa. Cada empresa procura desenvolver seus negócios e operações de um modo coerente e consistente por meio de padrões distintos e personalizados de estratégia. Noções de estratégia A noção de estratégia surgiu da atividade militar desde os tempos de Sun Tzu, 2500 anos atrás, passando por Clauzewitz e chegando aos tempos atuais. O antigo conceito militar define estratégia como sendo a aplicação de força em larga escala contra algum inimigo. Em termos empresariais, Lodi define a estratégia como “a mobilização de todos os recursos da empresa em âmbito global visando atingir objetivos a longo prazo”. DPS Proc ADM A5

Abordagens da Estratégia 115 A estratégia pode constituir um padrão de comportamento, uma posição desejada ou uma perspectiva futura. Isso depende de como ela é entendida e interpretada para ser colocada em ação. Mintzberg, Ahlstrand e Lampel apresentam uma classificação das escolas sobre estratégia empresarial. Processo de Mensagem Pretendida Realizada Contribuição Prescritivas e Normativas Design Planejamento Posicionamento Concepção Formal Analítico Ajuste Formaliza Analise Pense Programe Calcule Olhar para o futuro Olhar para o passado Descritivas e Explicativas Empreendedorismo Cognitiva Aprendizado Poder Cultural Ambiental configuração Visionário Mental Emergente Negociação Social Reativo Transformação Vislumbre Crie Aprenda Promova Combine Reaja Integre Centralize Preocupe Jogue Entesoure Perpetue Capitule Acumule DPS Proc ADM A5

Componentes da estratégia empresarial 116/117 1. Ambiente: isto é, as oportunidades visualizadas no ambiente de tarefa, e mais especificamente no mercado, bem como as restrições, limitações, contingências, coações e ameaças nele existentes. 2. Empresa: isto é, a organização, sua missão e visão de futuro, os recursos de que ela dispõe ou pode utilizar com vantagem, suas competências e habilidades, bem como seus pontos fortes (que precisam utilizados) e fracos (que devem ser corrigidos ou melhorados), compromissos e objetivos. 3. Adequação entre ambos: isto é, que postura a empresa deverá adotar para compatibilizar seus objetivos, recursos, competências, potencialidades e limitações com as condições ambientais no sentido de extrair o máximo das oportunidades externas e expor-se o mínimo às ameaças, coações e contingências ambientais. Esta adequação deve necessariamente produzir alguma vantagem competitiva diante dos concorrentes. DPS Proc ADM A5

Os componentes básicos da estratégia empresarial 117 Como compatibilizar todas as variáveis envolvidas? O que há no O que temos ambiente? na empresa? Oportunidades e ameaças, Pontos fortes e pontos fracos, Restrições, coações e recursos disponíveis, contingências. talentos, habilidades e competências. O que fazer? Objetivos Globais da Empresa Análise Ambiental Análise Organizacional Estratégia Empresarial DPS Proc ADM A5

Missão Organizacional O desdobramento de planos estratégicos em planos táticos e operacionais 121 Missão Organizacional Análise Ambiental Visão de Futuro Planejamento Estratégico Nível Institucional Planos estratégicos para o alcance de objetivos globais da empresa. Longo Prazo Planejamento Tático Nível Intermediário Planos táticos para o alcance de objetivos departamentais ou de cada unidade da empresa. Médio Prazo Planejamento Operacional Nível Operacional Planos Operacionais para o cumprimento de tarefas para o alcance de metas operacionais. Curto Prazo Execução das Operações DPS Proc ADM A5

Os desdobramentos estratégicos como conseqüência dos objetivos empresariais. 123 Níveis da Organização Institucional Intermediário Operacional Objetivos Globais da Empresa Políticas Gerais Planos Estratégicos Programas e Orçamentos Normas e Procedimentos Planos Táticos Sistemas de Avaliação e Controle Regras e Regulamentos Planos Operacionais DPS Proc ADM A5

Estratégias empresariais e suas repercussões nos três níveis da empresa. 128 Nível Institucional Nível Intermediário Nível Operacional Estratégias Empresariais Problema empresarial. Escolha do domínio produto/mercado. Problema administrativo. Estruturação de atividades e estabelecimento de normas e processos Problema de adequação tecnológica. Escolha e utilização de técnicas de produção. Defensiva Manutenção do atual domínio de produtos/mercados Garantir, defender e conservar o domínio atual de produtos/mercados Busca da estabilidade do domínio. Planejamento e controle das operações da empresa para assegurar ou aumentar a eficiência atual. Ênfase na conservação. Produção de bens ou serviços da maneira mais eficiente, por meio de intensificação da tecnologia atual. Ênfase na tecnologia utilizada. Ofensiva Ampliação e busca de novos domínios de produtos/mercados Explorar e localizar novas oportunidades de produtos/mercado. Busca de novos domínios mesmo que transitórios. Facilitar e coordenar as Freqüentes e diversas mudanças nas atividades e operações da empresa. Ênfase na mudança organizacional. Manter flexibilidade nas tecnologias para acompanhar as mudanças nos domínios e modificar continuamente as operações. Ênfase na flexibilidade tecnológica. DPS Proc ADM A5

Complexidade tecnológica. Nível Institucional Nível Intermediário Nível Operacional Analítica Manutenção de domínios estáveis e busca e conquista de novos domínios de produtos/mercados. Garantir um domínio atual e ao mesmo tempo buscar, localizar e explorar novas oportunidades de produtos/mercados. Busca de estabilidade de um domínio e, simultaneamente, busca de novos domínios. Diferenciar a estrutura e os processos organizacionais para acomodar e equilibrar áreas de operação estável com áreas dinâmicas e instáveis. Ênfase tanto na conservação quanto na mudança organizacional. Adotar tecnologia dual para servir a um domínio híbrido: estável e mutável. Complexidade tecnológica. Reativa Busca improvisada e despreparada de uma saída para fugir de um problema ou pressão ambiental. Resposta empresarial despreparada, improvisada e pouco eficaz, utilizando estratégias inadequadas e envelhecidas. Falta de relacionamento coerente entre estratégia e estrutura e processos organizacionais, provocando dificuldades de integração e coordenação organizacional. Pouca eficiência nas operações. 128 DPS Proc ADM A5

O processo administrativo nos diversos níveis da empresa. 128 Níveis de Atuação Planejamento Organização Direção Controle Institucional Determinação de objetivos e planejamento estratégico. Desenho da estrutura organizacional. Políticas e diretrizes de direção e condução do pessoal. Controles globais e avaliação do desempenho empresarial Intermediário Planejamento tático e colocação de recursos. Estrutura dos órgãos e de cargos. Rotinas e procedimentos. Gerência e aplicação de recursos com vistas à ação empresarial e liderança. Controles departamentais e avaliação do desempenho departamental. Operacional Planos Operacionais. Métodos e processos de trabalho e de operação. Chefia, supervisão e motivação do pessoal. Controles individuais e avaliação do desempenho individual. DPS Proc ADM A5