4 de Julho 2006

Características Comuns a todas as Auditorias Independentemente do tipo de auditoria e da entidade que as promove estas são actividades programadas, documentas e realizadas de forma sistemática. Realizadas por pessoas independentes das áreas auditadas; São verificações aleatórias, pelo que não é esperado que detectem todos os tipos de deficiências; Realizadas de forma objectiva, isto é baseada em evidências demonstráveis e não em opiniões; Documentadas e planeadas.

Ponto de Partida O Auditado não é uma pessoa, mas uma empresa/instituição, ou um sector dessa empresa/instituição. Numa Auditoria o que é auditado são os Procedimentos.

Procedimento Modo especificado de realizar uma actividade ou um processo. Os procedimentos podem ou não estar documentados :

Norma NP EN I S O Sistema de Gestão da Qualidade - Requisitos

A Norma NP EN I S O 9001 :2000 estabelece a necessidade de 6 procedimentos documentados : Controlo dos documentos Controlo dos registos Auditoria interna 8.3 Controlo do produto não conforme Acções correctivas Acções preventivas

O Auditado deve estar identificado com os procedimentos do S.G.Q. relativo ao seu sector e com os Documentos da Qualidade. deve estar informado atempadamente sobre a auditoria ao sector de que é responsável. deve ser notificado atempadamente do tipo de auditoria a que vai ser sujeito.

S.G.Q.

È um conjunto de procedimentos organizacionais capazes de transmitir a máxima confiança de que um determinado nível Qualidade está sendo alcançada ao mínimo custo. Ramos, Pires a. “Qualidade”pag. 32

DOCUMENTOS da QUALIDADE Os documento fundamentais do Sistema da Qualidade são : 1.MQ - O Manual de Qualidade 2.MPF- O Manual de Procedimentos Funcionais 3.IT -Instruções de Trabalho

O Manual da Qualidade ( MQ ) – é o documento fundamental que descreve a política, a autoridade e responsabilidade, os objectivos, os meios e procedimentos adoptados pela empresa de forma a assegurar a qualidade adequada dos serviços fornecidos, constituindo um suporte material que descreve a organização e o funcionamento do Sistema de Garantia da Qualidade da Empresa. Os Procedimentos Funcionais ( PF ) – estabelecem um método que permite assegurar a gestão da qualidade bem como o controlo de todos os documentos da qualidade da empresa nomeadamente a sua aprovação, alteração e distribuição e revisão. As Instruções de Trabalho ( IT ) – são directivas internas da empresa que definem o modo como as diversas operações de trabalho devem ser executadas salvaguardando sempre as instruções de segurança e os normativos legais aplicados à sua actividade.

Os diferentes tipos de Auditoria Sistema ( Geral)InternasCarácter Preventivo Processo ( Parcial)Carácter Correctivo Produto (Parcial) Concessão Procedimento (Parcial) ExternasAcompanhamento Extensão Seguimento

A finalidade de uma Auditoria As Auditorias visam alcançar um ou mais dos seguintes objectivos: Determinar a conformidade ou não conformidade dos elementos do Sistema da Qualidade com os requisitos especificados;. Determinar a eficácia do Sistema da qualidade implementado para cumprir os objectivos da qualidade especificados; Dar ao auditado a oportunidade de melhorar o seu sistema; Satisfazer as exigências regulamentares; Permitir o reconhecimento do Sistema da Qualidade da entidade auditada.

A visita de Auditoria deve permitir Recolher, num clima positivo, as informações necessárias à elaboração de um relatório de auditoria, completo e incontestável e aceite pelos auditados.

O QUE QUE O AUDITADO DEVE FAZER ? Será

Comunicar é associar O controle de si a serenidade Q O respeito pelos outros A nossa capacidade de pensar positivamente

Os Do’s do Auditado Fornecer toda a informação solicitada, mas mais nenhuma. Deve partir-se do principio que o se o auditor quisesse obter mais informação ele solicita-la-ia, porque ir mais além pode evidenciar deficiências que: Não faziam parte do âmbito da investigação do auditor; Podem ser desvantajosas à imagem que queremos dar à nossa area.

Os Dont’s ? Falar muito sem dizer nada, para passar o tempo; Iludir o auditor; Não chegar às horas combinadas; Alegar esquecimento de documentos; Interrupções constantes, ou nos momentos cruciais co a introdução de assuntos laterais; Alegar que não está preparado; Escolher aquilo que o auditor deve auditar;

Os Dont´?s Apelar para que o auditor tenha pena d’ele; Argumentar que o elemento “indispensável” se encontra ausente; Alegar esquecimento; Alegar que se trata de um caso especial; quando não é o caso ; Levar o auditor pelo caminho mais longo para perder tempo.

Após Auditoria Os resultados de uma auditoria serão altamente positivos se: Reconhecer a necessidade de haver procedimentos escritos que regulem a sua actividade; Documentou as suas actividades através de procedimentos/instruções; O pessoal tem acesso e está treinado no uso destes procedimentos; Os procedimentos são uma valiosa ferramenta de gestão diária da área auditada; Deve responder às não conformidades e aos pedidos de acção e propostas de melhoria se disserem respeito a procedimentos ou Instruções de trabalho da sua área.

A Qualidade é importante : 1º - Como estratégia de diferenciação; 2º - Como estratégia de eficiência; 3º - Encara os processos de certificação como um inicio e não como um fim; 4º - É uma oportunidade de diagnóstico e de melhoria de processos internos. CONCLUSÃO

Benefícios duma cultura de Qualidade: Satisfação dos clientes/alunos Melhoria contínua Satisfação de clientes internos/docentes e funcionários Comunicação efectiva Atitudes positivas

Escola Superior de Tecnologia e Gestão Elaborado por : Maria Delmira Eiras Obrigado pela atenção dispensada