Curso Hands-on de Gestão de Projetos Fundamentos de Gestão de projetos Eduardo Montes, PMP

Fundamentos de Gestão de Projetos Agenda Fundamentos de Gestão de Projetos Conceitos sobre projetos O Ciclo de vida do projeto Grupos de Processos Áreas de Conhecimento

Fundamentos de gerenciamento de projetos Conceitos sobre Projetos

Temporário: Início e Término Entrega(s) exclusiva(s) O que é um projeto? Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo (PMBOK). Temporário: Início e Término Entrega(s) exclusiva(s) Viagem dos sonhos Abertura da empresa Reforma da casa Criação de um treinamento Loja Virtual Projeto de Inclusão Social Seu casamento

Limitado aos recursos disponíveis Projeto x Operação Projeto Operação = Executado por Pessoas Limitado aos recursos disponíveis Planejado, executado e controlado para atingir objetivos da organização Duração Temporário Contínua Produto Exclusivo Repetitiva Recurso Por projeto Por função Foco Expandir o negócio Manter o negócio CAP 2. PMBOK

Escritório de Projetos Área da organização que suporta, controla e/ou dirige o Gerenciamento de Projetos Responsável pela operação dos projetos e pela gestão do portfólio de projetos Responsável: PMO (Project Management Officer) Suporte: papel consultivo em projetos fornecendo modelos e treinamento; Controle: fornecem suporte e exigem conformidade com metodologias ou governança; Diretivo: assumem o gerenciamento direto de projetos.

Portfólio de Projetos Consolidação dos projetos da empresa ou de uma área para gerenciar melhor os recursos compartilhados e obter melhores resultados Portfólio Corporativo Programa de Aumento de Receita Novos Mercados Novas Fábricas Novos Negócios Programa de Redução de Custos Programa de Produtividade Atualização Tecnológica Simplificação de Processos Processos de Finanças Processos de Logística Revisão de Layouts de Fábricas Capacitação de Recursos Portfólio Programa Projeto Subprojeto

Características dos tipos de estrutura da organização

Ativos de processos organizacionais Metodologia de gerenciamento de projetos Políticas, diretrizes e procedimentos Procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, instruções de trabalho, regras gerais em diversas áreas Bases históricas e Lições aprendidas Requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos, ...

O que são Premissas e Restrições? Premissas organizacionais, ambientais e externas Fatores considerados verdadeiros sem prova para fins de planejamento O que você quer exigir das partes interessadas “Cláusulas contratuais” que se não forem cumpridas, comprometem o sucesso do projeto Ex: Disponibilidade de 50% do tempo do cliente durante os testes Restrições organizacionais, ambientais e externas Limitação aplicável a um projeto, fator limitador que afeta a execução do projeto. O que você quer esclarecer as partes interessadas Limitações reais: orçamento, recursos, tempo de alocação, ... Ex: Orçamento de R$1.500.000,00

Quem são as Partes interessadas? Pessoa, comunidade ou organização envolvida cujos interesses podem ser afetados pelo projeto Exercem influência sobre o projeto, suas entregas e sua equipe Organização Cliente Patrocinador PROJETO Chefe da equipe Gerente de Projeto Audiência da comunicação PMO Escritório de Projetos Equipe do Projeto

O que é Gerenciamento de Projetos? Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos (PMBOK) Identificar as necessidades Estabelecer objetivos claros e alcançáveis Balancear conflitos de qualidade, escopo, tempo e custo Adaptar às diferentes expectativas das partes interessadas

Por que Gerenciar projetos? Identificar estratégias para cuidar das pessoas resistentes “Se alguma coisa pode dar errado, com certeza dará” - Lei de Murphy “O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para ser concluído” Lei de Parkinson “Porque cada um olha pro seu próprio umbigo” Lei dos interesses individuais (Eduardo Montes) Questões: O Planejamento e a execução da olímpiada de Athenas foi eficiente como gerenciamento de projetos? A Copa do Mundo e as olimpiadas estão sendo bem gerenciadas Incerteza é (principalmente) o motivo pelo qual precisamos gerenciar os projetos. Vanderlei Cordeiro de Lima Análise: 36km 1:53 – tinha o batedor a poucos metros 42km 2:10:54-italiano Stefano Baldini 2:12:10 http://esportes.terra.com.br/futebol/copa-2014/jornal-orcamento-de-estadios-para-copa-chega-a-r-89-bilhoes,39eceb39c13d3410VgnVCM10000098cceb0aRCRD.html

Fundamentos de gerenciamento de projetos Ciclo de vida de Projetos

Ciclo de Vida – Fases do Projeto Divisões do projeto visando melhor controle gerencial e adequação aos processos da organização Podem ser sequenciais ou sobrepostas Conjunto de fases do projeto = Ciclo de vida

Ciclo de Vida de um Projeto de TI Iniciação Solicitação do Projeto Termo de Abertura Análise Especificações Funcionais Plano de Projeto Design Especificações Técnicas Caso de Uso Desenvolvimento Sistema pronto p/testes Teste Plano de Teste Termo de Aceite Implantação Procedimentos Operacionais Plano de Contingência Encerramento Lições aprendidas 1 Fase => N Entregas. Uma entrega é um produto tangível e verificável. Conclusão de uma fase => Revisão das entregas: Determinar continuação do projeto. Detectar e corrigir erros.

Ciclo de Vida do Projeto x Produto Ciclo de vida do produto Plano de Negócio Projeto Operações Retirada Ciclo de vida do projeto Fase 1 Fase 2 ... Fase Final

Fundamentos de gerenciamento de projetos Processos de Gerenciamento de Projetos

Processo (Entradas, Ferramentas e Saídas) O que será transformado Insumos Ferramentas e Técnicas O que se usa para transformar Saídas O que se espera Resultado com valor agregado Madeira, pregos, ... Serrote, Martelo, .. Telhado de madeira Uma entrada de um processo pode ser saída de outro processo, e vice-versa.

Processos de Gerenciamento de projetos Projetos são compostos por processos Um grupo de processo é um conjunto de processos que suportam o desenvolvimento do projeto. “Processo é um conjunto de ações (inter-relacionadas) que levam a um resultado (saídas esperadas de produtos, resultados ou serviços)” Processos de gerenciamento de Projetos Descrevem, organizam e completam o trabalho do projeto Processos orientados ao Produto Especificam e criam o produto do projeto Tipicamente são definidos pelo ciclo de vida do projeto Variam de acordo com a área de aplicação

Controle de Processos via PDCA Medir desempenho Avaliar desempenho Se bem-sucedida normatizar e padronizar Senão: Reiniciar o ciclo Executar plano de ação Envolver pessoas Implantar alteração de processo Identificar oportunidade Analisar o processo Gerar alternativas Criar plano de ação P - Plan D - Do C - Check A - Act

Processos de Gerenciamento de Projetos Encerramento Processos de Iniciação A - Act P - Plan D - Do C - Check Processos de Planejamento Processos de Monitoração e Controle Processos de Execução

Fundamentos de gerenciamento de projetos Áreas de Conhecimento e Grupos de Processos

Áreas de Conhecimento Objetivo Integrar todas áreas de conhecimento 4-Integração Integrar todas áreas de conhecimento 5. Escopo Gerenciar o que deve ser feito Concluir no escopo aprovado 6. Tempo Concluir no prazo planejado 7. Custos Concluir conforme orçamento aprovado 8. Qualidade Definir critérios de sucesso do projeto e alcança-los Gerenciar qualidade do projeto e de suas entregas 9. Recursos humanos Organizar e gerenciar a equipe 10. Comunicações Tornar a comunicação efetiva criando um elo entre as diversas partes interessadas para atender os objetivos do projeto e garantindo geração, coleta, disseminação, armazenamento e descarte das informações de forma oportuna e adequada 11. Riscos Gerenciar os riscos do projeto 12. Aquisições Comprar ou adquirir produtos/ serviços e gerenciar os contratos. 13. Partes interessadas Identificar os interesses das partes interessadas no projeto e desenvolver estratégias para quebrar as resistências e garantir seu envolvimento

Grupo de Processos de GP Iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto. Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja a ação para alcançar os objetivos e o escopo do projeto. Execução: Integra pessoas e recursos para realizar o plano de projeto. Controle: Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao planejado para se tomar as devidas ações corretivas. Encerramento: Formaliza a aceitação do produto e concluí o projeto.

Principais Saídas Documento Descrição Termo de Abertura Processo de autorização formal do projeto. Termo de notificação de conhecimento de projeto para a empresa. Registro das partes interessadas Identifica as partes interessadas no projeto e define estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos Plano de Projeto O plano de projeto guia a execução, controle e encerramento do projeto. Declaração Escopo Determina qual trabalho será realizado e quais entregas produzidas. EAP e dicionário Detalha as entregas. Cronograma Determina datas de início e término das atividades do projeto Registro dos Riscos Identifica os riscos associados ao projeto e descreve como serão tratados Registro das Mudanças Toda mudança solicitada deve ser avaliada pelo GP, registrada no registro de mudanças e ser aceita ou rejeitada por uma autoridade ou comitê. Status Report Divulga informações pertinentes ao projeto. Ata de reunião Descreve as decisões importantes tomadas durante a reunião Issues Log Lista todos os problemas / situações não previstas enfrentados durante o projeto e como foram solucionadas. Termo de Aceite Documento de aceitação formal de entrega pelo cliente. Lições aprendidas Sumariza principais problemas enfrentados como foram solucionados para evitar ocorrências em futuros projetos. A segunda coluna que é do Grupo de Processo: (I-Iniciação;P-Planejamento;C-Controle;E-Encerramento tem o link para fazer o download do template

Principais Saídas & Possível Fluxo Iniciação Termo de Abertura Registro das partes interessadas Planejamento Plano de Projeto Declaração Escopo EAP e dicionário Cronograma Registro dos Riscos Controle Conforme necessidade Registro das Mudanças Status Report Ata de reunião Issues Log Encerramento Termo de Aceite Lições aprendidas

Referências Bibliográficas https://escritoriodeprojetos.com.br/metodologia-pmo https://escritoriodeprojetos.com.br/fundamentos-de-gerenciamento-de-projetos Guia PMBOK® - Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos – Quinta Edição. PMI®. 2013. https://escritoriodeprojetos.com.br/guia-de-gerenciamento-de-projetos

Obrigado. Eduardo Montes, PMP eduardo@escritoriodeprojetos. com Obrigado! Eduardo Montes, PMP eduardo@escritoriodeprojetos.com.br https://escritoriodeprojetos.com.br/eduardo-montes-pmp