PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS EM EVENTOS: EMPRESAS ORGANIZADORAS DE EVENTOS Profa. Regina A H de Moraes

A necessidade da contratação da empresa organizadora de eventos A grande maioria dos eventos realizados hoje em dia exige a contratação de uma empresa organizadora de eventos para agilizar o processo de planejamento. Nenhum promotor de evento pode prescindir da contratação de uma empresa para cuidar de todos os procedimentos relativos à organização do evento. A entrega dos serviços para especialistas em organização de eventos faz com que se tenha maior segurança de que tudo ocorrerá satisfatoriamente tanto para o cliente contratante quanto para o público convidado.

II) Prestação de serviços pela empresa organizadora de eventos Processo pode implicar a negociação de serviços parciais ou de todos os serviços, conforme abaixo: execução total do projeto, iniciando no planejamento e finalizando na avaliação do evento; consultoria de projeto, abrangendo apenas os serviços de implantação e execução de atividades específicas à realização do evento; gestão do projeto, por meio das atividades de gerenciamento e controle de todas as etapas do evento e supervisão geral, constituída principalmente pelas funções de gerenciamento e controle de qualidade.

III) Classificação das empresas organizadoras de eventos Conforme Decreto 89.707, de 25/05/1984, as empresas prestadoras de serviços remunerados para a organização de eventos, sujeitas a registro na EMBRATUR, classificam-se nas seguintes categorias: Empresas organizadoras de eventos: são as responsáveis, mediante contratação ou outra forma de remuneração, pela prestação direta ou indireta de serviços para o planejamento e gerenciamento desses eventos; Empresas de serviços especializados: são as responsáveis, mediante contratação a ser feita, em cada caso, por indicação e seleção da empresa organizadora do evento.

IV) Critérios para escolha das empresas organizadoras de eventos O processo de escolha por ocorrer através de licitação ou apenas pela indicação. De qualquer maneira, é importante que sejam definidos critérios de avaliação e seleção, bem como as responsabilidades e atividades a serem desenvolvidas. Comprovação desse status deve ser feita através do contrato com ex-clientes: conceito e tradição no mercado e/ou idoneidade; estrutura administrativa, espaço físico (e/ou capacidade de atendimento/realização); situação econômica; recursos humanos, técnicos e auxiliares; área de atuação. ** Competência técnica, reputação e qualidade são indicadores importantes.

V) O processo de licitação e/ou concorrência O promotor do evento deverá disponibilizar um briefing do evento, ou seja, um resumo contendo as principais informações e instruções sobre o evento a ser organizado, para que seja viabilizada a realização da licitação pública, processo de concorrência ou tomada de preços para a seleção da empresa organizadora. As fases de um processo de licitação são: publicação de edital de convocação; recebimento das propostas; análise das propostas; avaliação e seleção das empresas organizadoras de eventos deliberação sobre o contrato.

VI) Tipos de contrato Quando se recorre a uma empresa organizadora de eventos, é necessário firmar um contrato de prestação de serviços entre as partes. Os contratos de prestação de serviços normalmente apresentam os seguintes itens: indicação e descrição do contratado e contratante; objeto do contrato; identificação dos objetivos do contrato; direitos e deveres do contratado e do contratante; indicação do valor do contrato e formas de pagamento; prazo de execução do serviço;

local, data, assinatura e testemunhas; multa para o contratante e/ou contratado que deixar de cumprir qualquer cláusula contratual; local, data, assinatura e testemunhas; identificação da metodologia do trabalho; considerações gerais, ou seja, soluções para os casos não previstos em contrato. Os principais tipos de contrato são: de administração e de empreitada, embora na prática eles muitas vezes acabem se entrelaçando, dando origem a outro tipo de contrato: o contrato misto.

6.1) Contrato de administração Refere-se somente a serviços profissionais, não englobando itens sobre quantidade e preços de recursos físicos e de terceiros para a execução do evento: Principais características: empresa (ou entidade) promotora (ou promotor) custeará todas as despesas referentes à organização do evento; empresa organizadora será remunerada com base em percentual sobre despesa total do evento; empresa organizadora elaborará apenas previsão orçamentária com valor informativo, pois não terá nenhuma interferência ou responsabilidade sobre qualquer item contratado.

6.2) Contrato de empreitada A empresa organizadora se responsabiliza totalmente pela organização do evento, por preço previamente determinado, que só poderá sofrer alteração caso haja modificação no serviço a ser executado e com a concordância de ambas as partes. Neste modelo, o item PROJETO é de suma importância, pois é nele que será detalhado o plano de trabalho. No contrato por administração, o plano de trabalho é apenas anexado para complemento da documentação. O PLANO DE TRABALHO deve descrever detalhadamente todos os itens do projeto, com seus respectivos custos. Estes dados são importantes, pois fornecerão conhecimentos suficientes sobre o assunto tanto o promotor do evento quanto a empresa organizadora.

6.3) Contrato misto É aquele em que o valor total a ser cobrado pode ou não ser alterado, conforme variação dos custos de alguns itens do projeto, tais como: materiais e serviços auxiliares; impostos e taxas legais que oneram o trabalho; honorários dos prestadores de serviços. Normalmente, é firmado quando não se caracteriza nenhum dos dois tipos anteriores, ou seja, quando a empresa organizadora se responsabiliza pelo custo de determinada parte do projeto.

Neste tipo de contrato, os serviços são executados da seguinte forma: por preço fixo; por percentual; por incentivo. Por preço fixo Ocorre quando os honorários dos prestadores de serviços e os preços dos materiais e serviços auxiliares não sofrem aumento durante a vigência do contrato. Porém, caso ocorram, serão reajustados mediante acordo prévio.

Por percentual Geralmente ocorre desta forma quando o projeto do evento ainda não está muito bem definido. Neste tipo de contrato, o custo total do evento é de suma importância para a empresa organizadora, pois será este valor que definirá suas possibilidades de ganho no final. Por incentivo É aquele em que a execução das atividades está atrelada a uma determinada remuneração. Isto é, a empresa organizadora recebe determinada remuneração conforme vai executando cada parcela de atividades do processo.

De forma geral, considerando as características de cada contrato citado, é aconselhável: o contrato de administração, se a empresa organizadora preencher todos os pré-requisitos técnicos necessários e, principalmente, se o projeto estiver indefinido e os fatores qualidade e prazo forem primordiais; o contrato de empreitada, se o projeto estiver bem elaborado e apresentar orçamento bem definido.

VII) Administração de contratos Após a assinatura do contrato, a entidade promotora acredita que a empresa organizadora executará os serviços conforme estabelecido. Porém, na prática, sabe-se que isso nem sempre acontece. Por isso, a administração de contratos é fundamental no processo de organização de eventos, devendo-se pautar nas seguintes atividades: reuniões de início do processo, de acompanhamento e de encerramento; controle e avaliação dos serviços executados e de qualidade; acompanhamento dos prazos estabelecidos e dos serviços extras; controle de toda a documentação envolvida.

Para o gerenciamento das atividades citadas, é necessário que sejam estabelecidos alguns instrumentos de apoio, como: plano de contrato em que estejam especificadas detalhadamente toda as rotinas pertinentes ao contrato; relatório sobre a situação da programação do contrato, em termos de execução dos serviços e prazos; relatório sobre a situação financeira do contrato,contas a pagar e receitas; relatório sobre a previsão de entrada de recursos; relatório sobre a alteração das atividades de contrato, quando ocorrer; identificação de não cumprimento de itens contratuais, com aplicação das respectivas multas.