FACULDADE PITÁGORAS DE GUARAPARI GESTÃO DE PROJETOS DISTRIBUIÇÃO DE INFORMAÇÕES Alunos(as) : Eder Taylor Donatelli Elainne Donatelli Ilio Burruni Maurício da Silveira Chaves Samantha Machado Rezende Professor: Odias Souza Guarapari

Processo de Comunicação em Projetos Início Planejamento das comunicações Planejamento Distribuição das informações Execução Relatório de Desempenho Gerenciar as partes interessadas Controle Fechamento administrativo Encerramento

Introdução Distribuir as Informações em projetos é uma função crucial da execução dentro das comunicações. É o processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado. Este processo é executado durante todo o ciclo de vida do projeto e em todos os processos de gerenciamento.

O que é informação? Informação é todo dado trabalhado, com valor significativo atribuído ou agregado a ele e com um sentido natural e lógico para que usa. Dados Informação Conhecimento

Importância da Comunicação “Fala para que eu te veja” - Sócrates PROPOSTA PROJETO IDÉIA PRODUTO AULA PALESTRA ENTREVISTAREUNIÃO

ENTRADAS Plano de gerenciamento das comunicações FERRAMENTAS E TÉCNICAS Habilidades de comunicação Sistemas de coleta e recuperação de informações Método de distribuição das informações Processo de lições aprendidas SAÍDAS Ativos de processos organizacionais (atualizações) Mudanças solicitadas Processo de distribuição das informações Fonte: PMBOK, 2004

O processo de distribuição da informação começa quando os stakeholders solicitam determinadas informações, e o administrador do projeto se dispõe a transmiti-las, de maneira efetiva elaborando um plano de gerenciamento das comunicações. Paralelamente à comunicação planejada, o administrador do projeto deve estar atento a solicitações não esperadas, as quais costumam consumir muito de seu tempo. Distribuição das informações: Entradas Plano de gerenciamento das comunicações

O receptor é responsável por garantir que as informações sejam recebidas completas e sejam entendidas corretamente. A comunicação possui muitas dimensões: Escrita e oral, ouvir e falar Interna (dentro do projeto) e externa (o cliente, os meios de comunicação, o público) Formal (relatórios, briefings) e informais (memorandos, conversas para fins específicos) Vertical (para cima e para baixo na organização) e horizontal (entre os pares) Distribuição das informações: Ferramentas e técnicas Habilidades de comunicação

“Conhece-te a ti mesmo” Sócrates

Observação da Equipe é Fundamental

Conhecer o ponto de vista de cada um.

Pesquisa das informações

Agrupamento da equipe

Identificar conflitos interpessoais

Pessoa certa no lugar certo

Uso dos recursos de voz. Vocabulário adequado.

Uso de recursos audio-visuais

Fonte: UCLA – Universidade da Califórnia Usar todos os tipos de linguagem

Ter atitude positiva com todos  Procurar ver pelo melhor ângulo;  Tratar conflitos de forma positiva.

Uso do bom humor, sem exagero !

Passar confiança para a equipe

Saber ouvir seu cliente e equipe

Ser exemplo para a equipe

As informações podem ser coletadas e recuperadas por diversos meios: Sistemas manuais de arquivamento Bancos de dados eletrônicos Software de gerenciamento de projetos sistemas que possibilitam o acesso à documentação técnica, como desenhos de engenharia, especificações de design e planos de teste Distribuição das informações: Ferramentas e técnicas Sistemas de coleta e recuperação de informações

Resultados de todas as atividades realizadas Produtos entregues Nível de qualidade alcançado Custos Plano do projeto Plano das comunicações Relatórios de performance... Distribuição das informações: Ferramentas e técnicas Dados do processo de distribuição

Cronograma Orçamento Análise do risco Níveis de responsabilidade Indicação da equipe Controles a serem executados Distribuição das informações: Ferramentas e técnicas Recursos para guiar a distribuição da informação

A distribuição das informações é a coleta, compartilhamento e distribuição das informações às partes interessadas no projeto em todo o ciclo de vida do projeto. As informações sobre o projeto podem ser distribuídas usando diversos métodos, incluindo: VerbalEletrônicaImpressa -Apresentações -Reunião de equipe -Seminários/workshops -Consulta a Stakeholders -Eventos -Encontros sociais -Visitas - pessoal para stakeholders -Lista de distribuição -Fórum On Line -Voice mail -Vídeo conferência -Newsletter -Compartilhamento de informação em diretórios específicos -Envio de documentação impressa -Anúncios -Panfletos e cartazes -Notícias em jornais e revistas Distribuição das informações: Ferramentas e técnicas Métodos de distribuição das informações

Foco Distribuição das informações: Ferramentas e técnicas Processo de lições aprendidas Identificação dos sucessos e fracassos do projeto e inclui recomendações para melhorar o desempenho futuro dos projetos. As lições aprendidas do projeto são compiladas, formalizadas e armazenadas durante o projeto fornecendo às futuras equipes de projetos informações que podem aumentar a eficácia e eficiência do gerenciamento de projetos.

Alguns resultados específicos das lições aprendidas incluem: Atualização da base de conhecimento de lições aprendidas Entradas do sistema de gerenciamento do conhecimento Políticas, procedimentos e processos corporativos atualizados Habilidades de negócios aperfeiçoadas Melhorias gerais nos serviços e produtos Atualizações no plano de gerenciamento de riscos. Distribuição das informações: Ferramentas e técnicas Processo de lições aprendidas

Documentação das lições aprendidas Registros do projeto Relatórios do projeto Apresentações do projeto Feedback das partes interessadas Notificações das partes interessadas Distribuição das informações: Saídas Ativos de processos organizacionais (atualizações)

As mudanças surgidas no processo Distribuição das informações devem causar mudanças no plano de gerenciamento do projeto e no plano de gerenciamento das comunicações. As mudanças solicitadas (adições, modificações, revisões) no plano de gerenciamento do projeto e nos seus planos auxiliares são revisadas e a destinação é gerenciada pelo processo Controle integrado de mudanças. Distribuição das informações: Saídas Mudanças solicitadas

OBRIGADA!

Elementos da comunicação Emissor: quem emite a mensagem, quem est á enviando uma mensagem; Receptor: quem recebe a mensagem, sua audiência; Mensagem: aquilo que est á comunicando; C ó digo: programa ou instru ç ão que cria e depois controla a rela ç ão entre significante (palavra) e significado (conte ú do); Repert ó rio: cultura, valores, experiência, conhecimento; Ve í culo: Todo elemento f í sico usado para transportar ou conduzir a mensagem at é o receptor; Ru í dos: Interferência de ordem f í sica, psicol ó gica ou cultural. Modelos de comunicações

Para uma comunicação efetiva, o emissor deve emitir uma mensagem clara, atraente e de fácil entendimento, a fim de persuadir o receptor a emitir a resposta esperada pelo emissor O emissor deve procurar evitar os ruídos, veja abaixo algumas causas frequentes de ruídos: Uso de g í rias ou jargões; Repert ó rio do receptor; Fatores emocionais; Percep ç ões de Personalidade; M á interpreta ç ão das palavras; Distância f í sica; Fatores de distra ç ão no ambiente; Excesso de informa ç ão; Muitos elos na cadeia. Comunicação Efetiva Para evitar ruídos na comunicação, o GP deve: Preencher as condi ç ões para a decodifica ç ão eficaz: Conhecimento do c ó digo; Uso de c ó digos fechados (sem ambiguidade); Conhecimento de repert ó rio do receptor; Conhecimento do repert ó rio do contexto em que atuamos; Uso adequado do ve í culo. Sua mensagem deve ser atraente, a fim de persuadir o leitor a emitir a resposta esperada pelo emissor.