AUDITORIA DOS CONTROLES INTERNOS DAS EMPRESAS DE SERVIÇOS CONTÁBEIS CARLOS ROBERTO VICTORINO RENATO FRANCISCO TOIGO

PREMISSAS PARA IMPLANTAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA

- MINIMIZAR RISCOS - PLANEJAR A EVOLUÇÃO - OBTER SEGURANÇA

Execução de serviços essenciais pelos próprios sócios. ATITUDES/AÇÕES VERIFICADAS Execução de serviços essenciais pelos próprios sócios.

Atribuição de responsabilidades a funcionários mais graduados e competentes, com a doação ou a transferência de quotas da sociedade.

Qualificação permanente da equipe; Contratação de seguro de responsabilidade técnica.

Rompimento de contrato com clientes considerados de alto risco tributário e pouco zelosos.

OBJETIVOS DA AUDITORIA INTERNA

Revisão e avaliação dos controles Contábeis, Fiscais, Financeiros e Operacionais; Determinação do grau de confiança e segurança das informações.

Observação do cumprimento de normas internas e da legislação; Avaliação da qualidade na execução de tarefas.

Avaliação do cumprimento de todas as exigências legais; Diminuição de erros que impliquem em ônus/custos para as organização contábeis.

B E N E F Í C I O S D A A U D I T O R I A I N T E R N A

Avaliação de todos os procedimentos internos; Análise do fluxo de documentos; Analise do armazenamento de dados.

Analise da competência dos colaboradores; Atribuição de responsabilidades; Facilidade na execução das tarefas.

Orientação a clientes sobre procedimentos que auxiliem a execução dos serviços; Identificação fácil e ágil de possíveis erros; Proposição de novos procedimentos internos;

Acompanhamento da legislação pelos auditores; Minimização de erros e consequentes indenizações; Utilização como instrumento de marketing.

Motivação de colaboradores; Facilidades na composição de custos; Controle geral da organização.

PRESSUPOSTOS PARA IMPLANTAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA

CONHECIMENTO DA ORGANIZAÇÃO CONTÁBIL CARACTERÍSTICAS E MIX DOS SERVIÇOS ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

CONHECIMENTO DA ORGANIZAÇÃO CONTÁBIL

visão Aonde a sociedade quer ir ou estar? O caminho que a organização deve seguir para executar o plano desejado. MISSÃO Qual a finalidade da organização? Por que a organização existe, ou sua razão de ser? O que a organização faz? Quais seus objetivos institucionais? Para quem e porque foi criada?

POLÍTICA Diz respeito aos princípios, as diretrizes e a filosofia da sociedade. VALORES Os valores são os pilares internos das organizações e as condutas que definem o caráter da sociedade. São as diretrizes para que, se executando a missão, se alcance a visão.

ARQUITETURA ORGANIZACIONAL DAS EMPRESAS DE SERVIÇOS CONTÁBEIS

Visão sistêmica da empresa; Entender e desenvolver o negócio como um todo; Definição de ações estruturadas e focadas no futuro; Identificar as necessidades do mercado.

Determinar sua expertize, especialidade ou vocação; Definir seus processos internos e sistemas de informações; Avaliar o seu Capital Humano e Intelectual; Levantar suas necessidades de Capital Estrutural.

Avaliar se suas metas e objetivos foram alcançados; Alinhar tudo isso como sua estratégia organizacional; Estimular a cultura do compromisso com a excelência; Foco em R E S U L T A D O S.

AVALIAÇÃO DO “SWOT” PONTOS FORTES PONTOS FRACOS OPORTUNIDADES AMEAÇAS

P O N T O S F O R T E S Equipes treinadas e preparadas; Gestão dos Processos Estruturados; Base de clientes consolidada e em ampliação; Serviços de grande aceitação no mercado; Atuação em serviços diferenciados; Um bom Sistema Operacional; Empresa conhecida e de renome.

P O N T O S F R A C O S Marketing; Capacidade de investimento; Equipes em fase de treinamento; Equipamentos e sistemas como necessidade de atualização; Espaço físico limitado; Estruturação de Processos não definida.

O P O R T U N I D A D E S Base instalada com potencial de investimento e crescimento; Aumento do Share (novos mercados) - Olimpíadas e Copa do Mundo; Concorrência despreparada; Ampliação de serviços com atuais e futuros clientes; Aliança com consultores/advogados e especialistas.

A M E A Ç A S Atuação da Concorrência na base instalada; Surgimento de novas empresas de contabilidade; Recessão em segmentos que atua; Falta de pessoal; Turnover elevado/retenção talentos?; Falta de um Sistema operacional; Falta de estrutura técnica dos Clientes; Concorrência– jamais a ignore!!!

CARACTERÍSTICAS E MIX DOS SERVIÇOS

S E R V I Ç O S P R I N C I P A L C O M P E T I T I V O Especialista C O M P E T I T I V O Atender o Mercado N E C E S S Á R I O Atender ao Cliente

CARACTERÍSTICAS DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Mercadorias são bens TANGÍVEIS já os serviços são INTANGÍVEIS; Serviços são: CONHECIMENTO e HABILIDADES; Os serviços são caracterizados pela PESSOALIDADE; Não há como ESTOCAR serviços!

O CLIENTE NÃO COMPRA SERVIÇOS O QUE ELE COMPRA? Ele compra a transferência de responsabilidade, segurança e a promessa de que terá um futuro mais tranquilo num certo prazo, dentro de um orçamento e de uma forma que satisfaça e atenda as suas expectativas.

M I X D O S S E R V I Ç O S

Gestão Contábil; Gestão Fiscal; Gestão de Pessoas - RH / DP; Gestão do Patrimonial; Gestão Legal; Constituição, Cisão, Fusão, Incorporação e Distrato de sociedades; Planejamento Tributário / Diagnóstico; Auditoria - interna e externa; Custos - Formação do preço de venda.

Perícia: Contábil, Trabalhista, Fiscal, Empresarial; Elaborações de laudo de avaliação de Patrimônio Líquido; Recuperação de tributos – avaliação e análise de créditos; Recuperação de Empresas – judicial e extrajudicial; Suporte no desenvolvimento e na implantação de software; Consultoria financeira empresarial; Elaboração de orçamentos e análise de viabilidade.

Consultoria Contábil e Tributária; Consultoria Financeira Empresarial; Elaboração de orçamentos e análise de viabilidade; Análise de Balanço e situações patrimoniais; Obrigações acessórias; Controles mensais dos tributos das pessoas físicas – carne leão; Declaração IRPJ.

Avaliação de empresa e negócios e elaboração do laudo; Acompanhamento de fiscalização e revisões fiscais; Certidões negativas e ou positiva de débitos; Elaboração de contratos e cadastros; Solicitação de parcelamentos de tributos.

E S T R U T U R A O R G A N I Z A C I O N A L

A EMPRESA DE SERVIÇOS CONTÁBEIS DEVE ESTAR ALICERÇADA EM QUATRO BASES SÓLIDAS PRIMEIRA BASE : QUALIDADE TÉCNICA SEGUNDA BASE : EQUIPE / CH / CI / CR TERCEIRA BASE : OPERACIONAL / APOIO QUARTA BASE : MARKETING “CENTRADO NO CLIENTE” E IMAGEM INSTITUCIONAL

DEPARTALIZAÇÃO Divisão do trabalho em funções; Agrupamento das tarefas assemelhadas; Responsabilidade e autoridade simultâneas; Coordenação dos esforços visando o mesmo fim; Centralização do controle; Utilização de plena capacidade e a habilitação especializada do pessoal.

CAPITAL HUMANO E INTELECTUAL Conhecimento; Processos desenvolvidos; Competências; Habilidades técnicas; Poder de inovação; Poder de aprender rapidamente; Capacidade de adaptação às mudanças; Expertise; Valores; Cultura e Filosofia.

CAPITAL ESTRUTURAL I N S T A L A Ç Õ E S Espaços / Salas independentes Arquivos (ativos / inativos) Biblioteca técnica Sala atendimento / Mobiliário Iluminação / Climatização Recepção / Telefonista

CAPITAL ESTRUTURAL E Q U I P A M E N T O S M I C R O S (rede: wireless ou via cabo) S E R V I D O R E S - NUVENS de arquivos - Data Center / Local de backup / de comunicação SISTEMAS DE COMUNICAÇÃO telefone / fax / voip internet (banda larga) / intranet Messenger/MSN – SKYPE Redes Sociais

CAPITAL ESTRUTURAL E Q U I P A M E N T O S I M P R E S S O R A S em rede / remotas “wireless” S E G U R A N Ç A nobreak estabilizadores rede elétrica independente A P O I O trituradora / fragmentadora de papel fotocopiadora / calculadoras / scanner

CAPITAL ESTRUTURAL S O F T W A R E S password antivirus C O R P O R A T I V O S I N T E G R A D O S ?? S E G U R A N Ç A password antivirus antispyware / firewall backup (diário / semanal / fora) A P L I C A T I V O S C O M U N I C A Ç Ã O

CAPITAL DE IMAGEM INSTITUCIONAL N O M E L O G O M A R C A C O R E S S L O G A N P E S S O A S

QUAL A IMAGEM QUE A MINHA EMPRESA TRANSMITE? Profissionalismo Segurança Solides Dinâmica Tradição / Seriedade Criativa

QUAL A IMAGEM QUE A EMPRESA NÃO DEVE TRANSMITIR? Amadores Irresponsáveis Indecisos Sem ética Desorganizada Burocrática Sem liderança / Sem comando Equipe despreparada / Lenta

IMAGEM DA SOCIEDADE M A R C A – Branding ASSOCIADA A UM PRODUTO ASSOCIADA A UM SERVIÇO ASSOCIADA A UMA PESSOA ASSOCIADA A UM TEMA ASSOCIADA A UM EVENTO

C A P I T A L D E R E L A C I O N A M E N T O S NET WORK

QUEM É O CLIENTE? É a pessoa que recebe os serviços resultantes de um processo no intuito de satisfazer as suas necessidades e cuja aceitação depende a sobrevivência de quem os fornece.

QUEM CONHECE O CLIENTE? OS SÓCIOS OU PROPRIETÁRIO OS GERENTES/COORDENADORES TODOS ALGUÉM NINGUÉM

P E R F I L D O S C L I E N T E S

QUAIS SÃO OS NOSSOS CLIENTES? MICROS - ME - MEI - EIRELI PEQUENOS - EPP MÉDIOS GRANDES

QUAL O SUCESSO DOS NOSSOS CLIENTES? Qual o índice de crescimento do cliente? Perspectivas e investimentos do cliente no próprio negócio. Evolução receita x despesas. Qual a rentabilidade do cliente?

QUAL O GRAU DE SATISFAÇÃO DOS NOSSOS CLIENTES? Expectativas dos clientes com os nossos serviços; Relação entre retenção dos clientes e lucratividade; Calcule qual o valor do seu cliente; Nível de satisfação e lealdade .

QUAL A PERMANÊNCIA DOS CLIENTES? Índice de rotatividade Motivo(s) das perdas Valor monetário das perdas

EM RAZÃO DO CLIENTE NÓS EXISTIMOS! CLIENTE e NÓS Tem uma Necessidade Tem uma Escolha Tem Sensibilidade Tem Urgência É Único Tem Expectativas Tem Influências Temos um Trabalho a Fazer Devemos ser a Melhor Escolha Devemos ser Atenciosos Devemos ser Ágeis Devemos ser Flexíveis Devemos Superá-las Esperamos ter mais CLIENTES EM RAZÃO DO CLIENTE NÓS EXISTIMOS!

CAPACIDADE DE GERAR RIQUEZAS E NEGÓCIOS CAPITAL “GOODWILL” CAPACIDADE DE GERAR RIQUEZAS E NEGÓCIOS Serviços disponíveis Conhecimento técnico Qualificação da equipe Treinamento da equipe

"Na era do conhecimento, as empresas mais bem sucedidas serão aquelas com a capacidade de aprender mais rápido que seus c o n c o r r e n t e s." Peter Drucker

RESPONSABILIDADES DOS GESTORES DAS ORGANIZAÇÕES C O N T Á B E I S

Pelo Código Tributário Nacional; Pelos Órgãos de Classe. RESPONSABILIDADES PREVISTAS: Pelo Código Civil; Pelo Código Penal; Pelo Código Tributário Nacional; Pelos Órgãos de Classe.

PRINCÍPIOS DE AUDITORIA INTERNA NAS EMPRESAS DE SERVIÇOS CONTÁBEIS

Constante e permanente; Independência; Objetividade e imparcialidade; Planificação.

Regulamentação; Analise do conjunto; Monitoramento dos resultados.

P E R F I L D O A U D I T O R I N T E R N O

Comprometimento com a organização; Conhecimento interno da organização e de seus clientes; Conhecimento técnico, experiência e capacidade profissional;

Capacidade analítica, intuitiva e criteriosa. Capacidade para criar novos métodos, implantar e liderar mudanças; Conhecimentos sólidos sobre o sistema de processamento eletrônico de dados existente na organização.

Conhecimentos da legislação contábil, societária, tributária e trabalhista, obrigações acessórias e demais exigências burocráticas; Visão para evolução permanente da organização; Estar em constante desenvolvimento profissional.

Cordialidade, simpatia e ponderação; Bom relacionamento com clientes e colaboradores; Independência em suas atitudes que deverão ser respaldadas pela direção.

ÁREAS DE DESENVOLVIMENTO DUAS GRANDES ÁREAS Auditoria de controles internos Auditoria de clientes

AUDITORIA DOS CONTROLES INTERNOS

O b j e t i v o s Avaliar, validar, ou não, todos os procedimentos internos da organização.

Fluxo de documentos Fluxo de informações Logística das informações e dos dados

Segurança das informações e dos dados Validação dos procedimentos Avaliação dos colaboradores

A U D I T O R I A D E C L I E N T E S

O b j e t i v o s Analisar os procedimentos de cada setor para com o cliente.

Setor Paralegal O b j e t i v o Verificar a documentação legal que ampara o registro da empresa cliente em todas as repartições.

Setor Fiscal e Tributário O b j e t i v o s Auditar se o enquadramento tributário da empresa cliente está de conformidade com a legislação; Analisar os procedimentos de apuração e pagamento de tributos; Conferir se todos os procedimentos de obrigações acessórias estão sendo cumpridos.

Setor de Contabilidade O b j e t i v o s Analisar os procedimentos contábeis praticados pela empresa de contabilidade; Auditar saldos contábeis de valores originários de documentos produzidos dentro da organização contábil.

Setor de Contabilidade O b j e t i v o s Verificar consistência dos valores apurados em balanços e balancetes; Examinar demonstrações contábeis, parte formal e legal.

Setor de Pessoal O b j e t i v o s Analisar, investigar, apurar e conferir a aplicação da legislação trabalhista, previdenciária e sindical; Verificar o sistema de controles na sede do cliente; Validar procedimentos realizados referente a área.

Setor de Pessoal O b j e t i v o s Apurar eventuais falhas na observância das obrigações acessórias e burocráticas e saná-las; Buscar maior eficiência do setor com o objetivo de evitar multas; Diminuir eventuais passivos trabalhistas.

PAPÉIS DE TRABALHO Podem ser elaborados em meio físico ou eletrônico; Constituem documentos e registros dos fatos, informações e provas obtidos pela auditoria; Abrangência e grau de detalhe suficientes para propiciarem a compreensão do planejamento, da natureza, da oportunidade e da extensão dos procedimentos de Auditoria Interna.

PAPÉIS DE TRABALHO Nome do auditor; Nome da empresa cliente auditada; Atividade exercida pela empresa; Localização da empresa cliente; Tipo de sociedade; Perfil dos sócios; Principal pessoa de contato na empresa auditada.

PAPÉIS DE TRABALHO Tipo de tributação; Principais tributos pagos; Grau de inadimplência de tributos; Situação financeira do cliente; Data da última auditoria; Inconformidades da última auditoria;

PAPÉIS DE TRABALHO Setor a ser auditado; Responsável pelo setor; Tarefas executadas pelo setor; Análise do enquadramento do cliente; Análise dos procedimentos; Procedimentos de comunicação.

ANÁLISE DE RESULTADOS Verificação da inconformidade; Origem da inconformidade; Implicações da inconformidade; Eliminação da inconformidade; Elaboração de documento que a suporte.

ALTERAÇÕES SUGERIDAS Detalhar procedimentos atuais e sugerir alterações fundamentadas considerando: Melhoria de procedimentos; Agilidade na execução de tarefas; Melhoria de controles; Adaptação á realidade do cliente; Não elevação de custos.

IMPLANTAÇÃO DAS ALTERAÇÕES Forma de realização; Quem é o responsável; Data prevista para a implantação; Necessidade ou não de comunicação ao cliente; Acompanhar os resultados.

ELIMINAÇÃO DAS INCONFORMIDADES Verificar se as inconformidades foram sanadas com os procedimentos sugeridos. Sim – Dar continuidade; Não – Analisar novas formas de execução da tarefa.

CONTROLE PERMANENTE A auditoria interna nas organizações contábeis deve ser um trabalho constante e permanentemente monitorado, com o objetivo de que os colaboradores sintam-se protegidos e os proprietários conscientes do que ocorre com seus clientes e com suas organizações.

CONSULTORIA INTERNA PELO AUDITOR O auditor interno deve estar permanente prestando consultoria em todas as áreas, para seus clientes internos e externos.

"Não é o mais forte da espécie que sobrevive, nem o mais inteligente; é o que melhor se adapta as m u d a n ç a s." Charles Darwin

QUEREMOS SER EXCELENTES “Somos o que repetidamente fazemos. A excelência, portanto, não é um feito mas sim um hábito”. Aristóteles

A U D I T O R I A I N T E R N A N A S E M P R E S A S D E S E R V I Ç O S D E C O N T Á B E I S FIM! CARLOS ROBERTO VICTORINO RENATO FRANCISCO TOIGO