Introdução a Administração

Conteúdo e objeto de estudo da Administração A palavra administração vem do latim ad (direção, tendência para) e minister (subordinação ou obediência). Tarefa = interpretar os objetivos organizacionais e transformá-los em ação empresarial através de PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO, DIREÇÃO E CONTROLE.

Informações e Conhecimento A Administração e o Papel do Administrador RECURSOS Pessoas Informações e Conhecimento Espaço Tempo Dinheiro Instalações OBJETIVOS Resultados esperados do Sistema DECISÕES Planejamento Organização Execução e direção Controle MAXIMIANO /TGA -Fig. 1.1 – Administração é o processo de tomar decisões sobre objetivos e recursos .

Capítulo I - Fundamentos da Administração O significado da Administração 01.Conceitos de Administração: É o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos organizacionais para alcançar determinados objetivos (Chiavenato, 2000) Planejamento Definição de objetivos e recursos Organização Disposição dos recursos em uma estrutura Direção Realização dos planos Controle Verificação dos resultados A finalidade da Administração é garantir a realização de objetivos por meio da aplicação de recursos (Maximiliano, 2003). Recursos Pessoas Informações e conhecimento Espaço Tempo Dinheiro Instalações Objetivos Resultados esperados do sistema Decisões Planejamento Organização Direção Controle

PLANEJAMENTO CONTROLE ORGANIZAÇÃO DIREÇÃO Definição de Objetivos e Recursos CONTROLE Verificação dos Resultados ORGANIZAÇÃO Disposição dos Recursos em uma Estrutura DIREÇÃO Realização dos Planos MAXIMIANO/TGA - FIGURA 1.2 – Principais decisões do processo de administrar.

MAXIMIANO/TGA – Fig. 1.3 – Conforme aumenta a quantidade de recursos empregados, mais complexos torna-se o processo de administrar.

RECEITA FEDERAL PREFEITURA DEPARTAMENTO DE TRÂNSITO ESCOLA CLUBE ESTADO SINDICATO SECRETARIA DA SEGURANÇA COMPANHIA TELEFÔNICA COMPANHIA DE ELETRICIDADE SANEAMENTO BÁSICO MAXIMIANO/TGA - Fig. 1.4 – Na sociedade moderna , todos estão cercados de organizações.

Objeto de estudo da Administração O objeto de estudo da Administração sempre foi a ação organizacional, inicialmente entendida como um conjunto de cargos e tarefas até chegar a concepção de sistema.

A Administração na sociedade moderna A Administração é um fenômeno universal no mundo moderno. Administração = ciência social aplicada. A Administração não é um fim em si mesma, mas um meio de fazer com que as coisas sejam realizadas da melhor forma possível, com o menor custo e com a maior eficiência e eficácia.

A Administração Recursos: humanos, financeiros, materiais, energéticos e informacionais. Equilibra objetivos conflitantes. Determina a eficiência e a eficácia. É universal: toda organização possui administradores.

Atividades desempenhadas pelos administradores 1- Pessoais - Administrar o próprio tempo, desenvolver a própria carreira, lidar com afazeres pessoais. 2- Técnicas - Lidar com instrumentos, solucionar problemas técnicos, desempenhar funções técnicas. 3- Administrativas - Processar papelada, controlar diretrizes e procedimentos, administrar orçamento.

Atividades desempenhadas pelos administradores 4- Interativas - dividas em 3 subgrupos: interpessoais, informacionais e decisórios. Papéis interpessoais: chefe, líder, contato. Papéis informacionais: monitor, disseminador, comunicador. Papéis decisórios: empreendedor, administrador de conflitos, alocador de recursos, negociador.

Relatos da Experiência Prática Métodos Científicos de FORMAÇÃO DO CONHECIMENTO Relatos da Experiência Prática Métodos Científicos de Observação e Análise PRÁTICA Experiência Prática de Administradores e Organizações TEORIA Conhecimentos Descritivos Conhecimentos Prescritivos DISSEMINAÇÃO DO CONHECIMENTO Educação Formal e Informal Contatos Pessoais Livros Artigos Treinamento MAXIMIANO/TGA - Fig. 1.6 - Processo de formação e disseminação das teorias da administração.

Figura I.5. Os Dez Papéis do Administrador:

Habilidades Conceituais Administração superior Habilidades Conceituais Habilidades Técnicas Gerência intermediária Habilidades Humanas Supervisão de primeira linha Figura 1.10 Três tipos de habilidades gerenciais e sua relação com a posição na hierarquia, segundo Katz.

Fig. I1.1. As três Habilidades do Administrador

Habilidades conceituais São as habilidades mentais necessárias para se obter, analisar e interpretar informações de várias fontes e a partir daí tomar decisões complexas. Habilidade de compreensão da relação das partes com o todo e, o todo separando-o em partes. São mais usadas na alta administração.

Habilidades técnicas Incluem o uso de conhecimento, instrumentos e técnicas de um campo específico. Cada empresa e tarefa têm suas exigências especiais de habilidades técnicas. A habilidade técnica é apenas parte do necessário para tornar-se um administrador.

Habilidades em relações humanas Capacidade para compreender outras pessoas e para com elas interagir eficazmente. São necessárias habilidades interpessoais para liderar, motivar e comunicar-se com os colegas, com os chefes e com pessoas de fora da organização.

Fig. I.2. As Competências Duráveis do Administrador

+ = Figura I.3. As Competências Pessoais do Administrador Habilidades Conceituais Humanas Técnicas Conhecimento (Saber) Sucesso Profissional + = Perspectiva (Saber Fazer) Atitude (Saber Fazer Acontecer)

Perspectivas futuras da Administração A tarefa administrativa das próximas décadas será incerta e desafiadora. O Administrador se defrontará com problemas cada vez mais complexos, já que novas variáveis certamente serão incorporadas às já existentes.

Alguns dos desafios para a Administração no “futuro”: Mudanças rápidas e inesperadas no mundo dos negócios. Crescimento e expansão das organizações. Atividades que exigem pessoas de competências diversas e especializadas.

Alguns dos desafios para a Administração no “futuro”: Crescimento das organizações. Concorrência mais aguda. Sofisticação da tecnologia. Taxas mais altas de inflação. Globalização da economia e internacionalização dos negócios.

Paradigmas do Terceiro Milênio Paradigmas Tradicionais Revolução industrial – substituição e potencialização do trabalho humano por máquinas. Revolução digital – substituição e potencialização das funções humanas de decisão, comunicação e informação por computadores. Classe operária numerosa, em conflito com uma classe de patrões e gerentes. Trabalhadores em serviços e do conhecimento e profissionais liberais mais numerosos que os operários clássicos. Trabalhador especializado – operador de máquinas qualificado apenas para a realização de uma tarefa. Grupos de trabalhadores autogeridos e polivalentes, com educação de nível superior. Emprego e carreira estáveis. Desemprego, empregabilidade, terceirização, economia informal, empreendedorismo. Grandes estruturas organizacionais. Estruturas organizacionais enxutas. Ênfase na eficiência. Ênfase na competitividade. Interesse da empresa e do acionista. Ética e responsabilidade social, cidadania empresarial. MAXIMIANO/TGA - Fig. 1.10 – Mudanças de paradigmas na passagem para o terceiro milênio.

MAXIMIANO /TGA – Fig. 2.11 – Dois tipos de estruturas organizacionais. ALTA ADMINISTRAÇÃO ALTA ADMINISTRAÇÃO Diretores Vice- Assessores Diretores e Assessores GERÊNCIA INTERMEDIÁRIA GERÊNCIA INTERMEDIÁRIA Gerentes de Departamento Gerentes de Divisão Departamento Gerentes de Seção SUPERVISÃO DE PRIMEIRA LINHA Líderes de Grupos Autogeridos de Trabalho Supervisores Mestres Líderes de Turma SUPERVISÃO DE PRIMEIRA LINHA MAXIMIANO /TGA – Fig. 2.11 – Dois tipos de estruturas organizacionais.

Caso Introdutório: A Promoção de Marcelo Marcelo Gonçalves é um engenheiro bem-sucedido e foi promovido a Gerente do Departamento de Novos Produtos da EletroMecânica Paraíso. Está feliz, mas preocupado. Sempre trabalhou com coisas concretas e medidas exatas: novos produtos, especificações, protótipos, etc. Nunca lidou com situações abstratas e nem com pessoas. Agora lida com uma equipe de 30 funcionários. Sua maneira lógica, matemática e quantitativa deve ser substituída por uma maneira abrangente, flexível, psicológica e humana. Marcelo não tem a menor idéia sobre como gerir o departamento, nem como conduzir sua equipe. Por onde Marcelo deveria começar?

Caso Introdutório: A Promoção de Marcelo Marcelo Gonçalves refletiu bastante sobre sua recente promoção ao cargo de Gerente do Departamento de Novos Produtos. O que deveria fazer para começar bem? Suas principais dúvidas estão relacionadas com os seguintes desafios: Quais as tarefas a serem desenvolvidas pelo Departamento? Qual a estrutura e a distribuição de cargos. Como deveria lidar com os subordinados. Quais as tecnologias que deveria utilizar. Qual o contexto ambiental de sua atividade. Como contribuir para a competitividade de sua empresa. Como você poderia ajudar Marcelo em sua iniciação à Administração?

Conceito de Administração Conjunto de normas e funções elaboradas para disciplinar elementos de produção, que têm como objetivo alcançar um resultado eficaz e retorno financeiro Envolve a elaboração de planos, pareceres, relatórios, projetos, arbitragens e laudos que aplicam conhecimentos inerentes às técnicas de Administração

Conceito de Administração A profissão de administrador foi regulamentada no Brasil em 09 de setembro de 1965 - o Dia do Administrador. Os primeiros administradores profissionais (contratado- não é o dono do negócio) foram os que geriram as companhias de navegação inglesas a partir do século XVII

Conceito de Administração Segundo Jonh W. Riegel, "o êxito do desenvolvimento de executivos em uma empresa é resultado, em grande parte, da atuação e da capacidade dos seus gerentes no seu papel de educadores.Cada superior assume este papel quando ele procura orientar e facilitar os esforços dos seus subordinados para se desenvolverem"

Conceito de Administração Henry Fayol foi o primeiro a definir as funções básicas do Administrador: planejar, organizar, controlar, coordenar e comandar (POCCC)

Conceito de Administração Atualmente, para Peter Drucker, os princípios foram retrabalhados e são conhecidos como Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar (PODC) As funções que modificaram a abordagem foram "comandar e coordenar" que anteriormente chamava-se Dirigir ou Liderança

Funções da Administração Definir objetivos (planejar) Analisar: conhecer os problemas Solucionar problemas Organizar e alocar recursos (financeiros e tecnológicos e humanos) Comunicar, dirigir e motivar as pessoas (liderar) Negociar Tomar as decisões Mensurar e avaliar (controlar)

Funções do Administrador Araujo(2004): As funções do gestor foram, num primeiro momento, delimitadas como: planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar. condensada em quatro categorias: planejar, liderar, organizar e controlar

Funções do Administrador Planejar: “definir o futuro da empresa, principalmente, suas metas, como serão alcançadas e quais são seus propósitos e seus objetivos” (ARAUJO, 169, 2004), ou como “ferramenta que as pessoas e a organizações usam para administrar suas relações com o futuro. É uma aplicação específica do processo decisório.” (MAXIMIANO, 105, 2002)

Funções do Administrador Traçadas as metas organizacionais é necessário que as atividades sejam adequadas às pessoas e aos recursos da organização: definir o que deve ser feito, por quem deve ser feito, como deve ser feito, a quem a pessoa deve reportar-se, o que é preciso para a realização da tarefa (ARAÚJO, 169, 2004)

Funções do Administrador “organizar é o processo de dispor qualquer conjunto de recursos em uma estrutura que facilite a realização de objetivos. O processo de organizar tem como resultado o ordenamento das partes de um todo, ou a divisão de um todo em partes ordenadas.” (MAXIMIANO, 111, 2002)

Funções do Administrador Liderar: Influenciar as pessoas para que trabalhem num objetivo comum “Meta(s) traçada(s), responsabilidades definidas, será preciso neste momento uma competência essencial, qual seja, a de influenciar pessoas de forma que os objetivos planejados sejam alcançados.” (ARAUJO, 170, 2004).

Funções do Administrador Maximiano ao invés de liderar, define o terceiro passo como executar, “o processo de execução consiste em realizar as atividades planejadas que envolvem dispêndio de energia física e intelectual” (MAXIMIANO, 119, 2002).

FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR E por último controlar: “estando a organização devidamente planejada, organizada e liderada, é preciso que haja um acompanhamento das atividades, a fim de se garantir a execução do planejado e a correção de possíveis desvios”(ARAUJO, 170, 2004).

FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR Cada uma das características pode ser definida separadamente, porém dentro da organização, são executadas em conjunto, ou seja, não pode ser trabalhados separadamente

História do Pensamento em Administração 1903 - Administração Científica - ênfase nas tarefas 1909 - Teoria da burocracia – ênfase na estrutura 1916 - Teoria clássica - ênfase na estrutura 1932 - Teoria das relações humanas 1947 - Teoria estruturalista 1951 - Teoria dos sistemas 1954 - Teoria Neoclássica 1957 - Teoria comportamental 1962 - Desenvolvimento Organizacional 1972 - Teoria contingencial 1990 - Abordagens contemporâneas

História do Pensamento em Administração tarefas, estrutura, pessoas, ambiente e tecnologia Cada uma dessas cinco variáveis provocou uma teoria administrativa, marcando um gradativo passo no desenvolvimento da TGA Cada teoria administrativa procurou privilegiar ou enfatizar uma dessas cinco variáveis, omitindo ou relegando a um plano secundário todas as demais

Cronologia das teorias da administração 1900 1910 1920 1930 1940 1950 1960 1970 1980 1990 2000 Movimento de racionalização do trabalho: Foco na Gerência administrativa Movim. Rel. Humanas: foco nos processos Mov. Sistemas Abertos: Foco no planejamento estratégico Não há um mov. Predominante: foco no empreendedor como gerador de riqueza Movimento das contingências ambientais: foco na competitividade Mov. do Funcionalismo Estrutural: foco na gerência por objetivos

História do Pensamento em Administração Administração científica (Taylor): ênfase nas tarefas Teoria clássica (Fayol): ênfase na estrutura teoria burocrática (Max Weber): ênfase na estrutura Teoria das Relações Humanas teoria estruturalista A reação humanística surgiu com a ênfase nas pessoas, por meio da teoria comportamental e pela teoria do desenvolvimento organizacional. A ênfase no ambiente surgiu com a Teoria dos Sistemas, sendo completada pela teoria da contingência. Esta, posteriormente, desenvolveu a ênfase na tecnologia. relegando a um plano secundário todas as demais.

Tipos/Estilos de Administração As teorias da administração podem ser divididas em várias correntes ou abordagens Cada abordagem representa uma maneira específica de encarar a tarefa e as características do trabalho de administração, portanto um tipo ou ESTILO de administrar

Tipos/Estilos de Administração Os tipos de Administrações variam, pois as necessidades e os seres humanos envolvidos nas organizações são diferentes de empresa para empresa

Teorias Administrativas, suas ênfases e seus principais enfoques Tarefas Administração Científica Racionalização do trabalho no nível operacional Estrutura Teoria Clássica Teoria Neoclássica Organização Formal; Princípios gerais da Administração; Funções do Administrador Teoria da Burocracia Organização Formal  Burocrática; Racionalidade Organizacional Teoria Estruturalista Múltipla abordagem: Organização formal e informal;  Análise intra-organizacional e análise interorganizacional

Teorias Administrativas, suas ênfases e seus principais enfoques Pessoas Teoria das Relações Humanas Organização informal; Motivação, liderança, comunicações e dinâmica de grupo; Teoria Comportamental Estilos de Administração; Teoria das decisões; Integração dos objetivos organizacionais e individuais; Teoria do Desenvolvimento Organizacional Mudança organizacional planejada; Abordagem de sistema aberto;

Teorias Administrativas, suas ênfases e seus principais enfoques Ambiente Teoria Estruturalista Teoria Neo-estruturalista Análise intra-organizacional e análise ambiental; Abordagem de sistema aberto; Teoria da Contingência Análise ambiental (imperativo ambiental); Abordagem de sistema aberto; Tecnologia Teoria de Sistemas Administração da tecnologia (imperativo tecnológico);

Tipos/Estilos de Administração Administração Clássica Escola das Relações Humanas Abordagem Sociotécnica Administração Contingencial Administração Participativa Administração por Objetivos Metáforas – organismos, cérebros

Administração Clássica Típico das escolas da Administração Clássica, científica e burocracia: forma mecanicista de pensar e decidir: O homem só é motivado pelo dinheiro, não gosta de trabalhar e isso requer uma administração enérgica, centralizada e controlada – visão de sistema fechado, nenhuma preocupação com o ser humano

Relações Humanas A reação humanística surgiu com a ênfase nas pessoas, por meio da teoria comportamental e pela teoria do desenvolvimento organizacional Maior compreensão das necessidades humanas como fator de motivação, mas com a visão de sistema fechado

Relações Humanas Abraham Maslow: estudo sobre as necessidades humanas Douglas McGregor: gerenciamento dos recursos humanos, com autonomia, autocontrole, envolvimento e reconhecimento

Abordagem Sociotécnica A Abordagem Sociotécnica: procurou traçar uma correlação de interdependência entre as necessidades técnicas e humanas nas organizações

Abordagem Sociotécnica Organização como organismos: Toyota – Ascensão da Produção Flexível No início do século XX, a idéia de que as pessoas eram seres complexos, com várias necessidades a serem cumpridas, não era nada óbvia

Abordagem Sociotécnica Na Ford (modelo mecanicista), a detecção de problema era feita apenas no final da linha de montagem, gerando retrabalho e conseqüente aumento de custos

Abordagem Sociotécnica É importante diferenciar: sobrevivência da adequação – competição (Ford) sobrevivência do mais adequado – colaboração (Toyota)

Abordagem Sociotécnica O modelo Toyota de produção inovou vários aspectos em relação ao de Ford. na relação com os funcionários: segurança no emprego (vitalício), promoções por critérios de antiguidade e participação nos lucros Com essa mão-de-obra diferenciada começaram a agrupar os trabalhadores em torno de um líder e atribuir-lhes tarefas

Abordagem Sociotécnica Conservação da área, pequenos reparos e inspeção de qualidade (competição saudável entre unidades) Também participavam das decisões que afetavam seu trabalho por meio de reuniões, causando assim um vínculo maior do funcionário com o trabalho

Abordagem Sociotécnica Toyota colocava inspeções por unidade, o que acarretava paradas freqüentes no início, mas depois os erros foram diminuindo melhorando significativamente a qualidade geral do produto

Abordagem Sociotécnica Outra inovação foi a relação com os fornecedores Independentes, mas intimamente envolvidos no desenvolvimento dos produtos O fluxo de produtos coordenado de forma a não formar grandes estoques, o que ficou conhecido como Just in Time

Abordagem Sociotécnica Do mesmo modo que o Fordismo foi se deteriorando de acordo com as mudanças na sociedade, o Toyotismo também está em deterioração, mais uma vez, pela dinâmica social mais aguda

Abordagem Sociotécnica A estrutura piramidal construída pela Toyota acaba oprimindo as empresas que estão na base da pirâmide, por pressões em redução de custos, deixando-as com lucros insuficientes

Abordagem Sociotécnica Os aspectos mais ameaçadores desta estrutura são a queda da devoção dos empregados à empresa, mudança no comportamento e o surgimento de novas atitudes e expectativas em relação à vida e ao trabalho

Teoria de Sistemas (50) Teoria de Sistemas: Procurou encontrar uma relação apropriada da organização com o ambiente para garantir sua sobrevivência - concorrência

Teoria de Sistemas (50) Sistema: Conjunto de partes inter relacionadas com objetivo comum Sistema Aberto – relações com o ambiente (necessidade de compreender sua influência na organização) Sistema Fechado – sem relações com o ambiente (não considera a sua existência)

Administração Contingencial A Teoria da Contingência: correlaciona o impacto da tecnologia na estrutura e depois a necessidade de diferenciação das organizações e o imperativo da flexibilidade

Administração Contingencial Teoria Contingencial: administrar conforme a necessidade e a situação atual Flexível e pronto para apresentar mudanças em nossa função em vez de transformar a administração em uma coisa mecânica

Administração Participativa Exige que o funcionário se envolva na empresa como um todo Ele deve estar preparado para encarar novos desafios, por isso, é necessário que ele conheça as rotinas básicas de todos os setores da empresa

Administração Participativa Isso vai exigir um esforço maior por parte do empregado, porém, ele estará adquirindo novos conhecimentos, o que lhe trará oportunidades de crescer financeiramente dentro ou fora da empresa

Administração Participativa Neste tipo de administração, o funcionário receberá parte dos lucros obtidos pela empresa, fazendo com este esteja sempre motivado

Administração Participativa Resumindo: Quanto mais o funcionário se esforçar, mais ele estará dando sua contribuição para o crescimento da empresa e quanto mais a empresa crescer, mais o funcionário ficará valorizado e mais lucro ele obterá

Administração por Objetivos Consiste em estabelecer metas e objetivos para a empresa atingir em um período de tempo determinado Neste caso, o funcionário precisa se dedicar totalmente a sua atividade para conseguir atingir seu objetivo pré – estabelecido

Administração por Objetivos Caso o funcionário consiga atingir sua meta, receberá prêmios dados pelo proprietário ou acionista da empresa pela contribuição prestada

Administração por Projetos Utilizada em engenharia e construções, fabricação de bens de capital, programas aeroespacial e outros tipos de atividades inovadoras e não-rotineiras

Administração por Projetos Nos últimos anos: mudança organizacional implantação de sistemas ISO (Administração por Processos)

Administração por Projetos desenvolvimento de novos produtos e processos padronização, reengenharia e programas de eficiência qualidade total, desenvolvimento de RH campanhas promocionais, eventos esportivos e artísticos planejamento corporativo Criação de novos negócios e investimentos de capital

Organização como cérebro Volvo – Flexibilidade Criativa As empresas devem aprender juntamente com as pessoas O desafio é projetar um sistema que aprenda como o cérebro

Organização como cérebro Características: encorajar posturas abertas novas visões e riscos evitar estruturas rígidas descentralizar a tomada de decisão autonomia aos grupos ou departamentos

Organização como cérebro O chamado sistema holográfico pode ser descrito da seguinte forma: especialista (cada componente tem funções específicas) generalista (com grande possibilidade de intercambialidade)

Organização como cérebro Um sistema holográfico deve ser dotado de redundância Sem a redundância não há reflexão e evolução Isto significa dotar cada parte de funções extras

Organização como cérebro O gerenciamento deve pautar-se por uma postura de maestro e criar condições para que o sistema se amolde

Organização como cérebro As especificações e procedimentos devem ser os mínimos necessários para que aflore a criatividade e inovação. Depois, o aprendizado do aprendizado é de extrema importância, para evitar que o excesso de flexibilidade vire o caos

Áreas da administração * Administração financeira * Administração da produção * Administração pública * Administração de Materiais * Marketing * Gestão de Pessoas * Gestão Sistêmica * Administração de Sistemas de Informação * Organização, Sistemas e Métodos * Comércio Internacional

Níveis da administração Nível Institucional - Alta Direção Visão longo prazo - Ambiente externo Nível Intermediário - Gerência Nível Operacional - Supervisão Visão curto prazo - Ambiente interno Execução das operações

Níveis da administração Em cada nível o administrador tem as funções de : Solucionar problemas. Dimensionar recursos. Planejar a aplicação dos recursos. Desenvolver estratégias. Efetuar diagnósticos de situações

Níveis da administração Relacionando os níveis hierárquicos da administração com as habilidades necessárias ao administrador, considerando os conhecimentos e as técnicas necessários para desempenhar cada tarefa:

Níveis da administração Nível Institucional - Alta Direção Visão longo prazo - Ambiente externo Nível Intermediário - Gerência Nível Operacional - Supervisão Visão curto prazo - Ambiente interno Execução das operações Habilidades Conceituais Idéias, conceitos abstratos Habilidades Humanas Relacionamento Interpessoal Habilidades Técnicas Manuseio de coisas físicas Fazer e executar

Níveis da administração A tarefa da administração é interpretar os objetivos propostos pela organização e transformar em ações organizacionais por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis organizacionais, para alcançar os objetivos da forma mais adequada à situação