Sessão de Informação/Formação sobre a Implementação do Programa 9 e 10 de Outubro de 2012

Os instrumentos de planificação, seguimento, avaliação e reporting: OVERVIEW Os instrumentos de planificação, seguimento, avaliação e reporting: Micro-Avaliação; Auditoria; Planificação Pluri-anual, Trimestral e Anual; Relatórios Trimestrais e Anuais, Visitas de Seguimento e Controlo (Spot Check Visits); Revisão Trimestral, Anual e a Meio Percurso 26-12-2018

É uma abordagem de «GESTÃO DE RISCOS» O que é a Micro-Avaliação No quadro do novo Programa de Cooperação, processos são desenvolvidos e implementados, nomeadamente, a micro-avaliação É uma abordagem de «GESTÃO DE RISCOS» É a avaliação das capacidades dos Parceiros de Implementação (PI) em matéria de gestão administrativa e financeira Permite definir a modalidade de execução (Nacional, Direta e ONG), e garante o reforço de capacidades nacionais numa perspetiva de sustentabilidade O que é a Micro-Avaliação Foram micro-avaliados 16 PI em Junho de 2012 (Principais_Conclusoes.docx) É nesta perspetiva de harmonização e simplificação de processos, que é adotada a abordagem HACT - «Harmonized Approach for Cash Transfer», implementada no país desde 2006 26-12-2018

Tem sido feita desde 2006 por ciclos de dois anos (2008, 2010 e 2012) 2. AUDITORIA É «Estatutário». Corresponde a uma imposição (obrigação) da parte do Conselho de Administração das Agências PNUD, FNUAP e UNICEF e dos Doadores Reforça as capacidades dos PI, de forma perene, na gestão, no controlo interno e na auditoria interna Foram Auditados 18 PI em Julho de 2012, referente às despesas de 2010 e 2011 (Auditoria.docx) AUDITORIA Realizada pelo menos uma vez em cada ciclo de programa, embora possa ter uma periodicidade anual ou pluri-anual Tem sido feita desde 2006 por ciclos de dois anos (2008, 2010 e 2012) 26-12-2018

3.1. Planificação Pluri-anual Começa com o UNDAF e o CCPD – «Common Country Programme Document», para o ciclo do programa – 2012-2016 Memorando de Entendimento (MoU) que identifica o engajamento comum para os resultados e a preditalidade dos recursos A nível dos Ministérios, a DGPOG é a parceira responsável pela facilitação e controlo dos Procedimentos As Direções e Serviços técnicos têm responsabilidades na definição e implementação das ações Estabelece o quadro de gestão, seguimento, avaliação e reporting dos projetos financiados Existe uma programação financeira para o ciclo, sendo que as revisões podem ser feitas quando necessárias 26-12-2018

3.2. Planificação Anual e Trimestral   ANO: ………. TRIMESTRE: …………… Quadro de Plano de Trabalho Trimestral incluindo os indicadores de seguimento das atividades Efeitos e Produtos previstos Atividades planificadas Indicadores de atividades Riscos de implementação Calendário Parte Responsável Orçamento Quadro de seguimento J F M A S O N D Fonte de financemento Descrição do orçamento Montante Despesa Progresso em relação aos produtos Efeito 1: Produto 1: Act. 1 Estado de avanço das contribuições esperadas, visando a realização dos efitos do programa do país Act. 2 Act. (...) Produto 2: Efeito 2: Efeito 3: Um mau exemplo: «Vamos realizar todas as actividades previstas no PTA até o fim do ano» 26-12-2018

4. Relatório Trimestral Um mau exemplo: IDENTIFICAÇÃO DO PARCEIRO (Instituição): DATA: EFEITO: PRODUTO: ACTIVIDADE:   I. Indicar o estado de avanço da atividade. II. Análise dos constrangimentos: (Indicar os constrangimentos e em que medida impediram ou estão a impedir que os resultados sejam atingidos. III. Informações Financeiras Actividade ID Actividade Agência Montante Aprovado Montante Recebido no trimestre Montante Utilizado % Ultilização Balanço IV. Equipamentos Equipamento Adquirido Custo Código de Equipamento "Serial number" Observações V. Formações Dominio da Formação Nº de pessoas formadas (por sexo) Interna ou Externa (país ou estrangeiro Um mau exemplo: «A atividade ainda não foi realizada, mas será realizada até o fim do ano» 26-12-2018

5.1. Visitas de Seguimento e Controlo (Spot Check Visits) A não obrigatoriedade de realizar «Auditoria» todos os anos, faz com que as «Visitas de Seguimento e Controlo» sejam mecanismos de seguimento e controlo adequados É um dos requisitos da implementação da abordagem HACT Devem ser realizadas, idealmente, numa base trimestral, de acordo com a avaliação de risco Elas são de natureza pedagógica e informativa As recomendações devem ser implementadas imediatamente no ciclo de execução seguinte (trimestre seguinte) Uma oportunidade para contribuir no reforço das capacidades dos parceiros na gestão dos recursos Seguimento da visita (Spot Check) anterior Seguimento e implementação das recomendações da visita de seguimento e controlo anterior; Plano de Ação de seguimento da auditoria anterior. Seguimento da recomendação da Micro Avaliação Com base no Relatório HACT Micro Assessment: As recomendações do Relatório da Micro-avaliação e o estado da sua implementação; Definição clara das responsabilidades; Se foi elaborado um Plano de Ação, qual o seu estado de implementação?. 26-12-2018

5.2. Visitas de Seguimento e Controlo (Spot Check Visists) Verificação do Controlo Interno Segregação das responsabilidades em todo o processo de: Autorização para a realização de transações; Registo das transações, Pagamentos, Reconciliação, Documentação de suporte e sua seriação, etc. Reconciliação bancária e movimentação de fundos Se a reconciliação é feita numa periodicidade mensal; Certificar de que todos os pendentes são resolvidos antes do fim do período em reconciliação; Certificar de que os pagamentos a terceiros são realizados através de transferência bancária. Inventario Lista de equipamento elaborada e atualizada periodicamente; Se existe o procedimento de verificação do inventário periodicamente e se esta verificação é documentada. Aquisição de bens e serviços (Requisition_Plan.doc) Identificar claramente o procedimento utilizado; Assegurar que todas regras específicas foram cumpridas de acordo com o regulamento adotado. 26-12-2018

6. Revisão Trimestral, Anual e a Meio Percurso Numa base trimestral, o Escritório Comum e o PI discutem, elaboram e aprovam os cronogramas de planificação das actividades, bem como os planos periódicos de desembolsos dos fundos Também de forma conjunta e numa base trimestral e anual, são elaborados os Relatórios Trimestrais e Anuais, destacando os ganhos conseguidos, os desafios e as lições aprendidas. Uma avaliação a meio percurso da execução do programa deverá ser feita no início de 2014 Estas etapas de planificação e revisões enquadram-se nas disposições e estratégias de coordenação, gestão e implementação previstas no UNDAF – 2012-2016 26-12-2018

Obrigado pela Vossa atenção! 26-12-2018