Planejamento Global de Eventos Planejamento - Conceituação Segundo Muñoz Amato, “Planejamento é a formulação sistemática de um conjunto de decisões devidamente integrado, que expressa os propósitos de uma empresa e condiciona os meios de alcançá-los”. Muñoz ainda menciona: “um planejamento consiste na definição de objetivos , na ordenação dos recursos materiais e humanos , na determinação dos métodos e formas de organização, no estabelecimento das medidas de tempo, quantidade e qualidade, na localização espacial das atividades e de outras especificações necessárias, para canalizar racionalmente a conduta de uma pessoa ou grupo”.

Planejamento - Processo de tomadas de decisão para orientar ações futuras e resolver problemas. - Dinâmico - Constante - Mutação permanente Por que planejamos nossas atividades? Para termos oportunidade de examinar cuidadosamente as medidas a serem tomadas para alcançarmos os resultados esperados; Verificar os fatores que poderão trazer-nos dificuldades e quais os riscos existentes; Para manter um confronto periódico entre os resultados obtidos e o que foi planejado; E,principalmente, para fazer com que os erros fiquem limitados ao papel

Planejamento e Organização de Eventos A dinâmica do planejamento de um evento, nos seus mais diferentes tipos de realização, verifica-se através da realização de 05 (cinco) etapas específicas: 1.Reflexão Diagnóstica; 2.Determinação dos Objetivos / Tomada de Decisão; 3.Implementação; 4.Execução e Controle; 5.Avaliação

Primeira Etapa - Reflexão Diagnóstica Define-se como sendo a etapa de investigação, reflexão, compreensão dos dados existentes na realidade, situação ou problema. A análise e revisão das experiências anteriores já vivenciadas podem ser também aqui realizada. Essa etapa tem como objetivo traçar um marco de situações antecedentes, ou seja, fazer um levantamento histórico do evento. O estudo deve ser iniciado com a coleta e o processamento dos dados, que deverão ser extremamente precisos, deixando-se de lado todos aqueles dados provenientes de fontes duvidosas, tais como: boatos, achismos, etc. Tais estudos e levantamentos, são seqüenciados por discussões e anotações das idéias preliminares sobre o evento.

Segunda Etapa - Determinação dos Objetivos/ Tomada de Decisão Consiste na tomada de decisão em que se define o estado de coisas que se pretende atingir com a ação planejada. Essa etapa diz respeito à elaboração do projeto para a realização do evento e a sua validação pelos decisores e equipe envolvida com a execução. Após aprovado o documento resultante dessa etapa, passa-se para a fase de implementação que implica ação além da pura reflexão.

Terceira Etapa - Implementação “Busca a formalização e incorporação dos recursos humanos, físicos e institucionais, bem como a instrumentalização jurídico-administrativa do projeto”(Baptista, Myria V.)É o momento de se capacitar o setor operacional e, se necessário, efetuar-se os testes ( recursos audiovisuais, equipamentos de som, etc.).

Quarta Etapa - Execução e Controle Corresponde à instalação e ao início do evento. Durante a realização dessa fase, o planejador passa a ser o supervisor geral dos trabalhos. O controle é realizado durante a própria execução do evento e consiste no acompanhamento “in loco” da ação, tendo em vista: a correspondência com o planejado; a identificação e correção dos desvios e/ou bloqueios; e o fornecimento de subsídios para a seguinte etapa do processo.

Quinta Etapa – Avaliação Essa etapa é caracterizada pela realização de uma reflexão crítica sobre o trabalho realizado, direcionando para o aperfeiçoamento e o replanejamento do evento, se for o caso.Cumprida essa etapa, reinicia-se o processo.