WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP III – Análise e Melhoria de Processos Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais Goiânia, 17 de junho de 2009

Objetivos do Workshop III 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o mapeamento 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

1) Feedback da Avaliação

Objetivos do Workshop III 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o mapeamento 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

Objetivos do Workshop III 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o mapeamento 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

3) O que foi feito pelo EPO? → Análise criteriosa do material encaminhado: form. 03 – Mapeamento de Processos e form. 04 – Fluxograma → Ajustes nos fluxogramas quanto à questão dos atores e do detalhamento

3) O que foi feito pelo EPO? → Discussão com as áreas quanto ao alinhamento entre as etapas e os elementos do processo com o fluxograma → Padronização do mapeamento e dos fluxogramas dos processos priorizados, e da nomenclatura utilizada

MACROFLUXO DAS 4 FASES

SITUAÇÃO ATUAL SITUAÇÃO ATUAL E DESEJADA SITUAÇÃO DESEJADA

FASE 3 – ANÁLISE E MELHORIA DE PROCESSOS Pág. 21 – Manual de Apoio SITUAÇÃO ATUAL E DESEJADA

FASE 3 – Análise e melhoria de processos - Detalhamento (pág.22)

4) Base conceitual Como definir os seus problemas? Problema é a diferença entre seu resultado atual e um valor desejado, chamado META. (FONTE: Vicente Falconi Campos)‏ Resolver problemas é atingir metas. (FONTE: Vicente Falconi Campos)‏

4) Base conceitual Existem problemas bons e problemas ruins Problemas ruins: são aqueles provenientes das anomalias ou desvios do padrão e devem ser eliminados o quanto antes. São aqueles inesperados. (FONTE: Vicente Falconi Campos)‏

4) Base conceitual Existem problemas bons e problemas ruins Problemas bons: são os que surgem a partir de novas metas de melhoria. Estes sempre existirão. (FONTE: Vicente Falconi Campos)‏

4) Base conceitual Por onde começar? O gerente deve iniciar o seu trabalho de melhoria (atingimento de metas ou solução de problemas) pelo “pior problema” ou “meta prioritária” ou “produto mais problemático”. (FONTE: Vicente Falconi Campos)

4) Base conceitual Vocês se lembram da Matriz GUT? Vamos utilizá-la para priorizar os problemas encontrados.

Matriz GUT G (Gravidade) – refere-se ao prejuízo, o quanto se perderia pelo fato de não se tomar uma ação para solucionar um problema. U (Urgência) – refere-se ao prazo em que é necessário agir para evitar o dano. T (Tendência) – refere-se à tendência ou à propensão que o problema poderá assumir no futuro breve, se a ação não for tomada. FONTE: Processo nosso de cada dia - Mauriti Maranhão

4) Base conceitual Análise de causa A etapa mais difícil na resolução de um problema é, sem dúvida, a descoberta de suas causas.

4) Base conceitual Ferramentas que podem ser utilizadas na identificação das causas: a) Brainstorming b) Diagrama de Causa e Efeito c) 5 Porquês

4) Base conceitual → Brainstorming Também chamada de “tempestade cerebral”, é uma ferramenta para geração de novas idéias, conceitos e soluções para qualquer assunto ou tópico num ambiente livre de críticas e de restrições à imaginação.

4) Base conceitual → Diagrama de causa e efeito O Diagrama de causa e efeito foi desenvolvido para representar a relação entre o “efeito” e todas as possibilidades de “causa” que podem contribuir para esse efeito. É desenhado para ilustrar as várias causas que afetam o processo por classificação e relação das causas. Para cada efeito existem inúmeras categorias de causas conhecidas como os 4 M: método, mão-de-obra, material e máquina.

4) Base conceitual → Diagrama de causa e efeito

4) Base conceitual → 5 Porquês O “5 Porquês” é uma técnica para encontrar a causa raiz de um efeito ou problema. Ao encontrar um problema, você deve realizar 5 interações perguntando o porquê daquele problema, sempre questionando a causa anterior.

4) Base conceitual → 5 Porquês Exemplo: Problema: Os clientes estão reclamando muito dos atrasos nas entregas. Porque há atrasos? Porque o produto nunca sai da fábrica no momento que deveria. Porque o produto não sai quando deveria? Porque as ordens de produção estão atrasando.

4) Base conceitual → 5 Porquês Porque estas ordens atrasam? Porque o cálculo das horas de produção sempre fica menor do que a realidade. Porque o cálculo das horas está errado? Porque estamos usando um software ultrapassado. Porque estamos usando este software? Porque o engenheiro responsável ainda não recebeu treinamento no software mais atual

4) Base conceitual → 5 Porquês Na realidade, não é necessário que sejam exatamente 5 perguntas. Podem ser menos ou mais, desde que você chegue à real causa do problema.

4) Base conceitual Ferramenta sugerida pelo EPO → Diagrama de causa e efeito + 5 porquês → Formulário com categorias de problemas

4) Base conceitual Categorias de problemas a) Interface: problemas relacionados aos momentos em que o processo avaliado recebe ou fornece elementos de/para outros processos. (Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL) ‏

4) Base conceitual Categorias de problemas a) Interface: má qualidade de insumos má qualidade dos produtos ruídos de comunicação tempo excessivo para entrega do insumo ou produto

4) Base conceitual Categorias de problemas b) Sombreamento ou sobreposição: ocorre quando as responsabilidades pela execução do processo não estão bem definidas. duas ou mais áreas fazem a mesma tarefa quando há um retrabalho desnecessário (Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL) ‏

4) Base conceitual Categorias de problemas c) Complexidade desnecessária: significa que existem etapas que podem ser eliminadas ou procedimentos que podem ser simplificados sem prejudicar o resultado do processo. (Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL) ‏

4) Base conceitual Categorias de problemas d) Questões legais, políticas e/ou institucionais: essa categoria se refere a problemas que geralmente estão fora da alçada do responsável pelo processo, mas que interferem negativamente nos procedimentos. (Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL) ‏

4) Base conceitual Categorias de problemas e) Alocação de pessoas ou capacitação: trata-se de questões relativas à adequação do número de pessoas da equipe às necessidades de execução do processo ou quanto à necessidade de treinamento e desenvolvimento. (Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL) ‏

4) Base conceitual Categorias de problemas f) Sistemas informatizados: são problemas relacionados à automação (ou à falta dela), que prejudicam ou reduzem a capacidade produtiva da equipe que executa o processo. (Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL) ‏

4) Base conceitual Categorias de problemas g) Recursos materiais e financeiros: relativos à falta de instrumentos necessários ao trabalho ou de dinheiro para a plena execução do processo (Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL) ‏

Objetivos do Workshop III 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o mapeamento 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

Elaboração de projetos institucionais Grande número de projetos inadequados ()G ()U ()T

Elaboração de projetos institucionais Grande número de projetos inadequados Falta de orientação para elaboração dos projetos ()G ()U ()T

Elaboração de projetos institucionais Grande número de projetos inadequados Falta de orientação para elaboração dos projetos Não é prioridade da área no momento ()G ()U ()T

Elaboração de projetos institucionais Grande número de projetos inadequados Falta de orientação para elaboração dos projetos Não é prioridade da área no momento Foco no desenvolvimento da ferramenta e da metodologia ()G ()U ()T

5) Prática Preencher o formulário EPO 05, identificando os problemas de cada categoria e pontuando a Matriz GUT. Enviar para o do planejamento até 19/ :00h Formulários disponíveis na: http//wikimp.mp.go.gov.br

PRÓXIMO WORKSHOP – 24/06 "Grandes realizações não são feitas por impulso, mas por uma soma de pequenas realizações”. (Vincent Van Gogh) ‏ Agradecemos a presença. Bom trabalho!!!