CBD0264 Informação, Ciência e Tecnologia Prof. Dr. Francisco Carlos Paletta fcpaletta@usp.br

Serviço de Informação - Contexto Organizacional CBD0264 Informação, Ciência e Tecnologia Serviço de Informação - Contexto Organizacional Papel de Mediação no Serviço de Informação Ambiente Externo – Organização Organização – Organização Organização – Cliente Atividades de Prospecção Plano de Comunicação

“Agente de Mudanças” na Organização CIÊNCIA, TECNOLOGIA E informação A Informação enquanto “Agente de Mudanças” na Organização Plano de Comunicação e Marketing em Biblioteca Março 2004 Francisco Paletta

ESTRATÉGICO PLANEJAMENTO OPERACIONAL Março 2004 Francisco Paletta

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PLANEJAMENTO OPERACIONAL Posicionamento da Biblioteca em relação ao seu meio ambiente no futuro Decisões de longo prazo Decisões de difícil inversão (envolve grande volume de recursos e mudanças) Grau de incerteza nas decisões é maior Formulação de objetivos e escolha dos meios para atingí-los Elaboração pela alta gestão Visa eficácia organizacional Tem decisões em administração geral Planeja as operações da Biblioteca – situação atual Decisões de curto prazo Decisões de reversão não muito difícil Grau de incerteza nas decisões é menor Destina-se a escolher os meios para se atingir objetivos especificados Elaborado pela operação da Biblioteca Visa eficiência organizacional Tem decisões departamental Março 2004 Francisco Paletta

Planejamento Operacional de Comunicação e Marketing É O CONJUNTO DE ATIVIDADES INTERDEPENDENTES QUE VISAM: Identificar as oportunidades de Comunicação e Marketing Estabelecer os objetivos de Comunicação e Marketing Criar e selecionar estratégias através das quais os objetivos de Comunicação e Marketing serão alcançados Definir os programas de Comunicação e Marketing Integrar e coordenar os diferentes programas Confeccionar o Plano de Comunicação e Marketing Coordenar a implantação e auditar o Plano Ajustar o Plano de Comunicação e Marketing elaborado face às mudanças ambientais Março 2004 Francisco Paletta

O QUE É UM PLANO DE Comunicação e Marketing O Plano de Comunicação e Marketing é, em geral, um documento que estabelece os objetivos de uma Biblioteca, referentes a um próximo período de atividades e define programas de ação necessários ao atingimento destes objetivos. O Plano é a consubstanciação do exercício do planejamento formal. Março 2004 Francisco Paletta

Finalidades de um Plano Explicar a Situação Especificar Estabelecer Atual Passada Futura Explicar a Situação Oportunidades e Problemas Estratégias de Comunicação e Marketing Programas de Ação Especificar Objetivos específicos e realísticos Prazos e Controles Estabelecer Indicar responsáveis pela Execução dos Programas Apresentar Metas e Programas Quantitativos Março 2004 Francisco Paletta

VANTAGENS DE UM PLANO Minuciosidade de Análise Orientações Comuns RACIOCÍNIO DISCIPLINADO EXIGIDO PARA UM PLANO PROPICIA: Minuciosidade de Análise Objetivos Claros Maior Atenção nos Programas Responsabilidades Explícitas 2. OS PROBLEMAS E OPORTUNIDADES ESTUDADOS EM CONJUNTO PROPICIAM: Orientações Comuns Maior Coordenação Descoberta de Inter-Relações 3. HÁ BASES CLARAS PARA O PLANEJAMENTO 4. PROCURA-SE DESTACAR OS FATORES - CHAVE 5. HÁ A ANTECIPAÇÃO DE PROBLEMAS 6. HÁ FACILIDADE DE AVALIAÇÃO Março 2004 Francisco Paletta

PLANO DE Comunicação e Marketing PARTES DE UM MODELO DE PLANO DE Comunicação e Marketing 1. ANÁLISE DA SITUAÇÃO 1.1. Análise Interna 1.2. Análise Externa 1.3. Situações Favoráveis e Desfavoráveis + Pontos Fortes e Fracos 2. OBJETIVOS 3. PROGRAMAS DE AÇÃO 4. CONTROLES Março 2004 Francisco Paletta

PARTES DE UM PLANO 1. ANÁLISE DA SITUAÇÃO 2. OBJETIVOS 3. PROGRAMA Análise Externa Análise Interna Determinação de Pontos Favoráveis e Desfavoráveis Determinação de Pontos Fortes e Fracos 1. ANÁLISE DA SITUAÇÃO Determinação de Ameaças e Oportunidades 2. OBJETIVOS Fixação de Objetivos 3. PROGRAMA DE AÇÃO Elaboração do Programa de Ação com Prazos, Custos, Responsabilidade Determinação de Formas de Controle 4. CONTROLE CONFECÇÃO DO PLANO Março 2004 Francisco Paletta

ITENS A SEREM OBSERVADOS EM UM PLANO DE Comunicação e Marketing ANÁLISE DA SITUAÇÃO É o diagnóstico do que está acontecendo e prognóstico de situações futuras. Esta Análise deve ser feita com base em informações internas à Biblioteca, as quais devem ser obtidas através de um sistema de informações de Comunicação e Marketing eficiente. 1.1. ANÁLISE INTERNA Características da Biblioteca e suas políticas gerais (estes elementos entram como restrições ao plano de Comunicação e Marketing). b) Produto ou Serviço c) Atual Programa de Comunicação e Marketing d) Fatores referentes a custo e resultado e indicadores de desempenho 1.2. ANÁLISE EXTERNA Usuários e Comunidades b) Levantamento dos Setores adequados de atuação c) Condições Ambientais d) Estratégias e Atividades de Comunicação e Marketing “Benchmark” Março 2004 Francisco Paletta

1.3. SITUAÇÕES FAVORÁVEIS E DESFAVORÁVEIS E PONTOS FORTES E FRACOS ITENS A SEREM OBSERVADOS EM UM PLANO DE Comunicação e Marketing 1.3. SITUAÇÕES FAVORÁVEIS E DESFAVORÁVEIS E PONTOS FORTES E FRACOS Situações favoráveis e desfavoráveis devem ser procuradas nos estados atuais do ambiente ou em possíveis variações futuras (relacionados com a Biblioteca) Pontos fortes e fracos A identificação é obtida da análise dos elementos da Biblioteca (frente ao ambiente relacionado) Situação favorável + ponto forte = oportunidade Situação desfavorável + ponto fraco = ameaça (problema) As diversas combinações dão diferentes graus de Ameaças e Oportunidades. Março 2004 Francisco Paletta

ITENS A SEREM OBSERVADOS EM UM PLANO DE Comunicação e Marketing 2. OBJETIVOS Após a análise da situação e conhecendo-se as ameaças e oportunidades que a Biblioteca tem ou terá no futuro, pode-se determinar seus limites e, com isso, fixar objetivos. Os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, realísticos, desafiadores, harmoniosos e estabelecidos de comum acordo entre a gestão e os responsáveis por seus resultados. Março 2004 Francisco Paletta

ITENS A SEREM OBSERVADOS EM UM PLANO DE Comunicação e Marketing 3. PROGRAMA DE AÇÃO Este deve conter a especificação das providências, prioridades e ações referentes a cada sub-objetivo. É indispensável que o programa de ação indique sempre com clareza quem vai fazer o que, quando e quanto vai custar. Definição da estrutura de Comunicação e Marketing Estratégias gerais de Comunicação e Marketing Definição do Composto de Comunicação e Marketing: decisões sobre o SERVIÇOS, RECURSOS, COMUNICAÇÃO E ACESSO. Atribuições e programação de recursos Março 2004 Francisco Paletta

ITENS A SEREM OBSERVADOS EM UM PLANO DE Comunicação e Marketing 4. CONTROLE O Plano deve conter em si as condições para seu controle através de parâmetros que servirão para comparação com o realizado. Que espécies de informações de feedback devem ser prestadas periodicamente a cada responsável Com que freqüência cada componente das informações de controle será fornecido Como devem os componentes das informações de controle ser apresentados Fixar a data em que deve ser feita uma análise geral de resultados em confronto com os parâmetros do plano Determinar quais e como os elementos de resultados devem alimentar o sistema de informações de Comunicação e Marketing (Feedback) Março 2004 Francisco Paletta

ELEMENTOS DE UM PROGRAMA DE AÇÃO Definição/Redefinição da Estrutura de Comunicação e Marketing Alterações de pessoal Atribuições das tarefas Responsabilidade por ações D. Definições do Composto de Comunicação e Marketing SERVIÇO: qualidade percebida pelo Usuário da Informação RECURSOS: recursos necessários para a entrega da proposta de valor da Biblioteca PROMOÇÃO: execução do plano de comunicação e marketing da Biblioteca INFRAESTRUTURA: acesso e apropriação da Informação B. Estratégias Gerais de Comunicação e Marketing Segmento a ser atingido Público-alvo : Usuário C. Atribuições e Programação de Recursos Orçamentos - despesas de MKT Situação de resultados e perdas esperada Cronograma de ações e resultados Março 2004 Francisco Paletta

DE Comunicação e Marketing ANÁLISE DOS RESULTADOS DE Comunicação e Marketing DEFINIÇÃO DE MÉTRICAS DE DESEMPENHO INDICADORES DE DESEMPENHO AVALIAÇÃO DA QUALIDADE PERCEBIDA DOS SERVIÇOS ESTUDO DOS USUÁRIOS Março 2004 Francisco Paletta

Conclusão & Debate

CBD0244 ESTUDO DE USUÁRIOS DA INFORMAÇÃO Discussão e Conclusão INFORMAÇÃO TECNOLOGIA CIÊNCIA

Próxima Aula Serviço de Informação Contexto Organizacional Conhecimento Adquirido Transferência de Informação Produzir Novo Conhecimento

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KEEP UP THE HARD WORK! Março 2004 Francisco Paletta